Team Collaboration Blog

14-03-2018
Intranet Planning

Hvad er en digital arbejdsplads?

En digital arbejdsplads er en virtuel version af din fysiske arbejdsplads. 

En digital arbejdsplads bruger digitale værktøjer til at gøre det nemmere for dig og dine kollegaer ved at have værktøjer til rådighed, som man ikke har i den virkelige verden. F.eks. kan du nemmere søge efter dokumenter og personer, kommunikere med alle i virksomheden med chatbeskeder og mails, finde sparringspartnere, skaffe information om virksomheden, samarbejde i grupper og det hele kan gøres fra hvilken som helst platform, hvor som helst du har brug for det.


Den digitale arbejdsplads handler om Samarbejde, Kommunikation og Forbindelser, men med Brugeren i centrum.

Du arbejder måske i en virksomhed, eller offentlig institution, hvor den digitale arbejdsplads er en stor del af din dagligdag. Du tager mange beslutninger fra dag til dag, og du skal altid nøje overveje dine svar, f.eks. kan det være på baggrund af love, reguleringer, ledelsesbeslutninger eller økonomiske hensyn. Du får en hastende case, som skal løses hurtigt, i casen er der et jura spørgsmål, hvor du har brug for en bestemt lov, men du har nu søgt og kan ikke finde den rette information og du har brug for en kollega, som er ekspert på området. Uden den digitale arbejdsplads er det en større proces, at skulle lokalisere og kontakte den rette kollega på arbejdspladsen, til at hjælpe dig med at løse opgaven – Lad os se, hvordan det vil gå, med en digital arbejdsplads senere.

Først, lad os få noget baggrundsviden omkring en digital arbejdsplads.

 

Hvor kommer den digitale arbejdsplads fra?

Mange mener, at en digital arbejdsplads er en moderne vending af ordet intranet, dette er helt forkert men også lidt rigtig, sjovt ikke?

Intranettet stammer tilbage fra 1990'erne og var bygget som et internt netværk, virksomheden brugte til at kommunikere mellem ledelsen og de ansatte, det var ofte baseret på envejs kommunikation. For det meste med ledelsen og virksomheden som synspunkt.

Siden år 2000, har intranettet udviklet sig fra at være en fast platform, designet som en intern hjemmeside, til at blive en del af en større, mere organisk og fleksibel digital platform, det vi kalder en digital arbejdsplads. Selvom intranettet i dag løfter en stor del af den digitale arbejdsplads, så er det ikke ensbetydende med at en digital arbejdsplads kun består af et intranet, det består nemlig af mange flere programmer og værktøjer, som arbejder sammen.

Den digitale arbejdsplads er bygget op efter brugernes krav, behov og nødvendige hjælpemidler, de har brug for, til at gøre deres arbejdsdag nemmere, samt en social hub, som skaber forbindelser til kollegaer og fremmer engagement.

 Armbåndsur på håndled over bærbar

Hvornår brugte man det så første gang?

Vendingen, digital arbejdsplads, består af de to sammenhængende ord: digital og arbejdsplads. Ifølge dictionary.com er ordet digital et meget gammelt ord, der kan spores tilbage til 1400-tallet, og ordet arbejdsplads kan spores tilbage til 1820’erne.

Selve vendingen, digital arbejdsplads, kan spores tilbage til en artikel fra år 2000, hvor Jeffrey Beir brugte det i sin artikel ”How to create a Digital Workplace." 

Men det var først i 2009 at Paul Miller, CEO hos Digital Workplace Group(DWG), brugte digital arbejdsplads, til at beskrive den samlede værktøjskasse af digitale elementer, hvor iblandt intranettet var et stort fundamentalt element i kassen, og det var også her at ordet fik en større betydning. Læs mere om intranet her.

Samme år gik Jane McConnell i gang med at udfordre intranet industrien, for at finde et nyt ord, til at beskrive intranettet på arbejdspladserne og derefter fik vendingen, en digital arbejdsplads, fart på.

Det er vigtigt at huske, at en digital arbejdsplads og et intranet ikke er det samme, en digital arbejdsplads er sammenhængen mellem mange forskellige elementer, og heriblandt er intranettet, men en digital arbejdsplads fokuser mere på brugerne, da de anses for, at være den vigtigste ressource på en digital arbejdsplads.

 

En mulig definition af en digital arbejdsplads

Der er mange bud på, hvordan en digital arbejdsplads kan defineres, og mange forskellige virksomheder er kommet med deres bud. Desværre er vendingen stadig så ”ung”, at der ikke er lavet en officiel fælles definition endnu: Her er nogle eksempler:

 

Gartners IT ordliste beskriver en digital arbejdsplads som følgende:

The Digital Workplace enables new, more effective ways of working; raises employee engagement and agility; and exploits consumer-oriented styles and technologies.

Digital Workplace Groups definition af en digital arbejdsplads:

The digital workplace is the collection of all of the digital tools provided by an organisation to allow its employees to do their jobs.

Jane McConnells definition af en digital arbejdsplads:

The digital workplace lives at the intersection of people, organization and tools

 

Med den ovenstående viden fra de forskellige eksperter kan vi definere vores egen version af en definition:

En Digital Arbejdsplads er en virtuel version af din arbejdsplads, som fornyer og effektiviserer den daglige arbejdsrutine, forbedrer fleksibilitet og medarbejderengagement ved at kombinere digitale værktøjer og brugere sammen. 

 

Share

5 fordele ved en digital arbejdsplads

  

1. Brugerprofiler

Først og fremmest er brugerne der skal være i centrum, når der skal vælges en digital arbejdsplads platform. Det er utrolig vigtigt at inddrage brugerne i beslutningsprocessen, omkring valg af værktøjer og hvordan systemet skal tilpasses, så alle medarbejderne får lyst til at bruge den digitale arbejdsplads sammen.

På en digital arbejdsplads er det nemt og hurtigt at blive oplært i systemets værktøjer, fordi det er intuitivt og minder om andre platforme, man normalt bruger i sin fritid, f.eks. sociale medier, såsom Facebook og Twitter. Dette skaber en relativ kort oplærings proces af nye medarbejder, som hjælper dine nye kollegaer med at tilpasse sig, og føle sig som en del af virksomheden meget hurtigere. Det er vigtigt at have en hurtig oplæringsproces da det kan spare tid og penge i virksomheden, og samtidig hjælper det også med at få den nye medarbejder til at føle sig tilpas i virksomheden og en del af fælleskabet.

Brugerprofil på Colibo

Den digital arbejdsplads har i dag oftest en social brugerprofil, som skaber en tilknytning til den digitale arbejdsplads. Denne profil kan tilpasses med dine informationer og muligvis et billede, så folk kan se hvem du er, desuden kan du også tilføje forskellige kompetencer, hobbyer m.m.. Informationerne gør det nemmere for dine kollegaer at finde dig, se dine interesser og dine kompetencer.

 

2. Engagement

Når brugerne har fået deres egen profil så er det vigtigt at den digitale arbejdsplads skaber engagement, uden brugere, til at bruge systemet, vil systemet gå i stå.

På en digital arbejdsplads har man mulighed for at skabe sociale grupper, der fremmer engagement til kollegaer, og til brugen af den digitale arbejdsplads. Grupperne hjælper med at forbinde dig med dine kollegaer, der har samme interesse som dig. På en digitale arbejdsplads er dine kollegaer altid tæt på dig, på trods af den fysiske distance.

Ved hjælp af en smart søgemaskine, kan en digital arbejdsplads gøre det nemmere, for dig, at finde de relevante informationer og nyheder, uden at man skal ”lede” efter dem, som du har brug for fra dine kollegaer og ledelse.

På en digital arbejdsplads er du og dine kollegaer, i modsætning til et traditionelt intranet, selv med til at bidrage til informationer og opslag på nyhedsfeedet, det betyder at man føler ejerskab over det indhold man selv sender ud.

Ejerskab af indhold, betyder ofte at medarbejderne føler sig mere engageret til at tjekke indhold på den digitale arbejdsplads, kontra det mere traditionelle intranet, hvor det var ledelsen der ejede alt indholdet på platformen.

  

3. Samarbejde

Efter engagement kan man skabe samarbejde mellem alle led i virksomheden og det opnår du, på en digital arbejdsplads, ved hjælp af grupper hvor du kan dele den viden, du har lyst til med dine kollegaer, lave online konferencer og endda skabe et fællesskab i virksomheden, hvor man deler ideer, og hjælper hinanden på tværs af grupper og forsamlinger. Sparring, er en anden form for hjælp, man får blandt sin kollegaer, og med en digital arbejdsplads er det altid nemt at forbinde og kontakte sine kollegaer, når man har brug for råd og vejledning.

Desuden kan du, forbinde dig til den digitale arbejdsplads hjemmefra, bidrage til gruppen og dele din egen viden, og dette gør sig også gældende når du er ude i marken, hvor du kan forbinde dig over mobiltelefonen til den digitale arbejdsplads.

 Colibo på tablet

Et case eksempel: I Fyns Almennyttige Boligforening, har de 130 medarbejdere der er spredt over hele Fyn, hvor kun 50 af dem har fast arbejdsplads på hovedkontoret i Odense. De var på udkig efter en digital løsning, hvor de kunne finde informationer, få hjælp og samarbejde med hinanden uden hindring af fysiske begrænsninger. Læs hele casen her.

 

4. Videndeling

Samarbejde og videndeling går ofte hånd i hånd. Ved et godt samarbejde udvikler man ofte en videndelingskultur på arbejdspladsen, hvor alle i virksomheden har mulighed for, at komme med ideer og nye tiltag. På en digital arbejdsplads er det nemt at skabe grupper til at dele viden mellem medarbejderne og ofte kan det hjælpe med, at løse komplekse problemer hurtigere og nemmere.

Med så meget viden i dag, kan man ikke forvente, at en medarbejder eller ledelsen ved alt ting selv. Med en digital arbejdsplads, løfter man opgaven sammen med sine kollegaer og man får muligheden for at dele know-how og ideer imellem hinanden, som kan skabe nye og forbedrede arbejdsgange i virksomheden.

Case eksempel: I Silkeborg kommune får medarbejderne ofte en masse vigtig information, fra borgerne, der kan være til gavn for hele organisationen og kommunens gamle intranet var ikke et godt redskab til intern kontakt og vigtig viden som ofte gik tabt. Med et nyt intranet fik de oprettet nye videndelings grupper, hvor man deler know-how mellem hinanden på tværs af organisationen. Læs hele casen her.

 

5. Effektivitet

En digital arbejdsplads kan spare dig tid ved at supplér relevante information når du skal bruge det. Med en søgemaskine som kender dine grupper og dine arbejdsinteresser, kan du nemt og hurtigt få et søgningsresultat, som er specialiseret til netop dig. Du kan f.eks. søge efter dokumenter, mapper, billeder, personer og kompetencer.

Når du finder dokumentet, du leder efter, kan du åbne dokumentet igennem den digitale arbejdsplads eller downloade den til din computer. At man kan finde dokumentet, og oven i købet hurtigt, gør at man ikke skal bruge tid på at genskabe dokumentet en gang til.

Når du skal kommunikere ud til dine kollegaer, kan du selv oprette grupper og selv bestemme, hvilke personer du vil tilføje til din gruppe, og derved er du sikker på du får kontakt til de rette kollegaer, når du har brug for det. Desuden kan du søge efter en kollega med en ønsket kompetence og skabe en direkte kontakt til den kollega, vha. chatbeskeder, for at få den ønsket hjælp du søger.

Hovedopgaven for en digital arbejdsplads er at vise dig de informationer der er relevante for dig, altså det der gavner dig mest muligt, på så kort tid som muligt, hvorimod Facebook, som gerne vil have du bruger mere tid på at lede efter de informationer du søger, for vise dig flere reklamer. Man kan sige, en god digital arbejdsplads tager kun 5 minutter, men Facebook vil gerne have du bliver lidt længere.

Dette er nogle af de fordele, som en digital arbejdsplads har for dig, men husk at der er mange flere fordele, og at det er næsten kun fantasien, der sætter grænser for hvordan din næste digitale arbejdsplads kan blive.

Infografik - Fordele ved en digital arbejdsplads

 

Hvad sker der i fremtiden med den digitale arbejdsplads?

Udvikling af digitale elementer til den digitale arbejdsplads vil stige markant i 2018, så hvis man ikke allerede nu har en plan om at udvide sin digitale arbejdsplads’ værktøjskasse, så er det en god ide at begynde nu, for at kunne følge med. Allerede nu er man i gang med at optimere Virtual Reality og Augmented Reality til at gøre det nemmere at holde møder. Mange andre værktøjer bliver forbedret og opfundet til at gøre det nemmere at dele viden og optimere sin arbejdstid på den digitale arbejdsplads. 

 

Prøv nu at forestil dig, at du sidder alene i et lokale og om 5 minutter har du et møde med fem kollegaer som sidder i hver sin ende af verdenen, du tager et par briller på og træder ind i en virtuel verden hvor de fem kollegaer du skal til møde med, sidder i et virtuelt mødelokale omkring et virtuelt bord. I denne virtuelle verden sidder i og diskuterer løsninger på et problem i har haft i virksomheden.

Denne virtuelle "virkelighed" ligger lige om hjørnet, med teknologier som Virtual Reality og Augmented Reality.

 VR briller på sløret græs


  • Virtual Reality er blevet meget populært, de seneste år, og teknologien er baseret på, at du stiger ind i en virtuel verden og bliver en del af den. I den virtuelle verden, er det kun fantasien og teknologien der sætter grænser, ergo kan man bygge og skabe den verden man ønsker.

 

  • Augmented Reality er baseret på samme princip som VR, men i stedet for at stige ind i den virtuelle verden så kommer den virtuelle verden ud til dig, AR skaber nemlig computer elementer i den virkelige verden. Et eksempel som var tæt på at blive meget populær var Googles opfindelse, Google Glass. Google Glass var et par elektroniske briller man tog på, og i brilleglasset blev der vist hjemmesider og andre informative elementer direkte i dit syn. Det blev dog skrottet af Google, men derfor er AR ikke udviklingen ikke gået i stå, langt fra. Nye rygter tyder endda på, at Google Glass muligvis kommer tilbage i en forbedret version. En anden virksomhed som har stor interesse i AR er Microsoft, som har haft gang i deres version som hedder HoloLens. Princippet er det samme som AR, men Microsoft kalder det Mixed Reality.

 

Ifølge CMSWiRE kommer der en flere nye teknologier på den digitale arbejdsplads såsom:

  • Artificial Intellegence(AI) bliver mere og mere sofistikeret, og med unge som er vokset op med SIRI, Google Now, Cortana og lignende stemmestyrings applikationer, er det et emne der bliver snakket meget om på fremtidens digitale arbejdsplads. Udover stemmestyring er der også allerede nu mange forskellige selvlærende AIs, som lærer brugernes online mønstrer, og gør brug af disse mønstre, til at hjælpe andre brugere.

 

  • Cloud er et online fildelingssystem. Det er her, filen skal være klar når medarbejderen skal bruge den, og medarbejderne har ikke lyst til at vente på at ledelse uploader en salgsrapport eller andre filer som de skal bruge nu og her, de vil have muligheden for selv at kunne skabe rapporter og se salgstal, når de skal bruge dem. Det bliver også mere populært at kunne oprette, redigere og slette instantly i et dokument, denne egenskab eksistere allerede i Google Drive som indeholder et skrive program, regne program, præsentations program og mange andre programmer. Fordelene ved Google Drive er at flere brugere kan redigere i det samme dokument samtidig og hvis det værste skulle gå hen og ske, at en computer brød sammen så er alle data altid gemt på Google Drive som fungere som et Cloud system.

 

Selv den digitale arbejdsplads udvikler sig, og med ny teknologi som kommer på markedet i en hurtigere fart end før, vil den digitale arbejdsplads også udvikle sig hurtigere. Derfor er det vigtigt, at en virksomhed prøver nye ting af og forsøger at innovere sig selv for at optimere deres interne arbejdsgange og processer. Det er ikke altid kun på front-end delen mod kunden, der skaber vækst i virksomheden, men optimering kan spare tid, som kan spare penge i virksomheden.

 

Hvad nu?

En digital arbejdsplads giver dig de værktøj, du har brug for, til at kommunikere nemmere, samarbejde hurtigere og effektivt og forbinde dig hvor som helst, når som helst.

Vi ved nu hvor en digital arbejdsplads stammer fra, fordelene og fremtiden, nu handler det om at vælge den rette for dig, dine kollegaer og virksomheden. Der findes mange forskellige løsninger, når man søger på Google efter en digital arbejdspladsplatform og især inden for intranet delen, og det kan være svært at vælge rigtig, men det er vigtigt at investere tid og planlægning for at finde den rette platform.

Nogle gode trin for trin råd er:

 

Evaluer jeres nuværende situation

Evaluere jeres nuværende situation, for at finde ud af hvad i har brug for, hvad der er godt og hvad der er skidt ved det gamle system, og husk at fokusere på brugerne. Lav brugerundersøgelser, interviews, observere dine kollegaer og lyt til dem og find ud af, hvad de forskellige parter har brug for og hvad de gerne vil have skiftet ud.

Men brugerne er ikke, det eneste der skal evalueres, systemet er en af de elementer, der skal evalueres. Det er vigtigt at vurdere den nuværende brugervenlighed, login proces, søgemaskine, hastighed og fejl. Man kan evaluere mange forskellige dele ved sin nuværende digitale arbejdsplads, og jo flere jo bedre, så længe det giver mening. 

Ved at identificere succes, fejl og mangler baner man vejen frem, til at vælge den rette digitale arbejdsplads.

Målet med dette trin er at finde brugernes behov og forbrugsmønster og svagheder ved det gamle system for at skabe en ny og bedre digitale arbejdsplads for brugerne.

Macbook med sløret plante i baggrunden

 

Vælg de rigtige værktøjer

Der er et overvæld af værktøjer til en digitale arbejdsplads. Det er derfor vigtigt at vælge de rigtige værktøj, som i har brug for og kan afkorte den tid i bruger på den digitale arbejdsplads. Det er vigtigt at finde det rette intranet, som nævnt tidligere er intranettet en af de største elementer på en digital arbejdsplads, og ligesom med en digital arbejdsplads, så skal intranettet være fleksibelt for at i kan få det, næsten, som i ønsker det.

Et intranet er en langtidsinvestering og skal derfor gøres med omhu, når man vælger en partner er det vigtigt at finde den rette til at løse opgaven, en som er samarbejdsvillig og har en passion inden for intranetudvikling.

Men udover intranettet er der andre værktøjer, og de skal vælges med omhu, herunder E-mail, CRM (Customer Relationship Management), dokumenthåndtering osv.

 

Efter i har lavet en værktøjsliste, så er det vigtigt at i finder de leverandører, som kan opfylde så mange krav som mulig. Der findes mange forskellige leverandører derude, og det er vigtigt at være sikker på, at alle de værktøjer man vælger kan samarbejde med hinanden, for at bevare en gnidningsfrit digital arbejdsplads. 

 

Udvikl en strategi for jeres digitale arbejdsplads

Nu har i en ide omkring jeres nuværende digitale arbejdsplads situation, og i ved lidt omkring jeres mål med den digitale arbejdsplads, så er det tid til at udvikle en strategi hvor i definerer jeres mål og laver en plan for hvordan i opnår målet. Planen skal være specifikt og detaljeret. Husk at måle jeres succeser hen ad vejen, for at vide om det i gør er det rette for brugerne og virksomheden. Vær konkrete i jeres valg af tiltag og hvornår de skal tages i brug.

 

Læs mere om hvordan du laver en Intranetstrategi for et nyt intranet


Overgang fra gammel til ny

Når I skal til at implementere den nye digitale arbejdsplads, så er det vigtigt at alle bliver mere eller mindre introduceret til systemet. Er jeres virksomhed en større virksomhed, så er det vigtigt at systemet er intuitivt, så medarbejderne selv kan gøre sig bekendt med systemet. Her kommer fordelen med en brugerprofil ind i billedet, der hjælper med at skabe en følelse af noget velkendt for brugerne, da det ofte minder om noget de kender i forvejen.

Efter selve lanceringen af et nyt intranet eller andre digital arbejdsplads funktioner er det en god ide at motivere sine medarbejder til at gøre brug af det nye system, problemet er at mange gerne vil tilbage til deres gamle system, fordi de mener det er nemmere, da det er vant til det. Der findes mange måder at engagere medarbejderne til at gøre brug af nye elementer på en digital arbejdsplads. Man kan gøre det sjovt, bevise det er nemt eller helt fjerne den gamle funktion så de ikke kan bruge dem.

 

Vi har lavet en liste med 12 måder at engagere dine medarbejdere til at bruge intranettet

 

Et andet godt råd er at sørge for at have ambassadører som er ”eksperter” i det nye system, som kan lære fra sig og hjælpe de andre medarbejdere. Ambassadørerne kan være nøglepersoner i afdelingen, eller ansatte som viser stor interesse for den digitale arbejdsplads. Ofte udvikler de good-to-know funktioner og opretholder den gode skik på den digitale arbejdsplads, desuden kan de være rigtig gode til at motivere deres kollegaer.

 

Evaluer nuværende succes og udvikling af ny digital arbejdsplads

Skab en god atmosfære omkring deling af positive og negative tilbagemeldinger omkring systemet. Opsæt nogle succeskriterier for at se om i opnår disse mål, og aldrig gå i stå. Ligesom med en rigtig arbejdsplads, så må udviklingen af en digital arbejdsplads aldrig gå i stå. En digital arbejdsplads er fleksibel, og derfor er det nemt at tilføje, fjerne eller ændre funktioner i systemet, især hvis brugerne ønsker en bestemt funktion. En digital arbejdsplads skal udvikle sig med brugerne, og deres krav, i samarbejde med virksomheden. Og husk at engagere dine medarbejdere til at bruge den nye digitale arbejdsplads og funktioner, for uden brugerne vil systemet blive øde.

 

Læs vores blogindlæg om, hvordan I kan arbejde videre med jeres intranet efter lanceringen

 

Tilbage til starten

Puha, sikke en omgang, men nu skal vi vist tilbage til eksemplet fra starten, da du er så heldig at arbejde på en arbejdsplads med en god digital platform, har du mulighed for at søge efter en specifik kompetence i søgefeltet. Det vil skabe overblik over kollegaer, som er ansat i virksomheden, med en specifik kompetence f.eks. ”Jura”. Du indtaster jura i søgefeltet, og systemet viser de kontakter, der har jura som kompetence, og du kan nu vælge en kollega der kan kontaktes, og med det samme spørge personen til råds, på en hurtig og effektiv måde igennem chatbeskeder.

Denne blog er lavet, til at forklare, hvad en digital arbejdsplads er, fordelene ved en digital arbejdsplads og fremtiden på en digital arbejdsplads. Nu er det op til dig at undersøge om jeres virksomhed har den rette digitale arbejdsplads og om du og dine kollegaer, får de fordele i jeres virksomhed som i har brug for. Stil nu jer selv spørgsmålet, om i og jeres virksomhed er klar til fremtiden, som lurer lige rundt om hjørnet.

 

Tiden er inde til at blive opdateret med jeres digitale arbejdsplads, enten gennem optimering eller muligvis en komplet opgradering. Den digitale verden venter ikke på nogen, og hvis man ikke følger med, så får ens konkurrenter en stor fordel.

Relaterede artikler
FAB Intranet case Colibo
Case Story

FAB øger videndeling på tværs

Lær fra FAB's erfaringer

Download casebeskrivelsen om FAB og lær om deres udfordringer og hvornår de har opnået bedre videndeling og højere effektivitet med deres Colibo intranetløsning.

Danny J. Fricke
Blog Author
Danny J. Fricke
Danny er en af vores marketingpraktikanter. Han har en passion for innovativ marketing og teknologi. SEE ALL POSTS

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.