Team Collaboration Blog

4-01-2018
Intranet definitions søgning på tablet

Hvad er et intranet og hvilke fordele kan du opnå med et intranet?

Din virksomhed har sikkert et intranet, men ved du hvad det er og hvilke fordele du kan opnå ved at have et intranet? Læs historien bag intranettet, og hvordan intranetsoftware har udviklet sig med tiden.

Dette blogindlæg forklarer hvad et intranet er, hvad det kan bruges til, og hvad forskellen er på et intranet, et ekstranet og internettet.

Intranet definition

Ifølge Den Store Danske, Gyldendal, defineres ordet ’intranet’ til ’det interne netværk af computere i en organisation.’ Ordet ’intranet’ opstod i årene 1990-95.

Ordet intranet kan også defineres som et sikkert, lokalt netværk, hvor medarbejdere samarbejder, finder informationer om virksomheden, skriver indhold og planlægger opgaver og events. Intranetløsninger er designet til intern kommunikation. Det er et værktøj med mange funktioner, der fungerer som et website, kommunikationskanal og samarbejdsplatform.

Et intranet er kun tilgængeligt for en virksomheds medarbejdere med særlige adgangsrettigheder, da intranettet er lukket bag et login. I modsætning til internettet er der en bred vifte af informationer fra organisationens interne IT-systemer til rådighed, som ikke er beregnet til offentligheden på internettet.

Intranetløsninger plejede at være begrænsede af geografi, hvor virksomhedens medarbejdere var nødsaget til at være til stede i virksomheden for at have adgang til intranettet. Derfor var tidligere definitioner på intranet baseret på en fysisk placering faktisk begrænsede intranet. Selvom nogle intranetløsninger stadig er begrænsede til et specifikt lokalt netværk (LAN), kan de fleste intranetløsninger tilgås med fjernadgang over internettet.

At have et intranet, der ikke er begrænset til fysisk placering på arbejdspladsen, er særlig vigtig i fremkomsten af digitale arbejdspladser og personale, der er spredt på flere geografiske lokationer.

Et intranet for hele organisationen kan fungere som et centralt knudepunkt for intern kommunikation og samarbejde og giver et fælles udgangspunkt og adgang til interne og eksterne ressourcer.

 

Et intranet indeholder en bred vifte af funktioner og kan blandt andet omfatte følgende:

  • Fildeling og dokumenthåndtering
  • Personligt nyhedsfeed
  • Automatiserede processer, såsom online blanketter
  • Projekt arbejdsgrupper
  • Medarbejder telefonbog med kompetencer og kontaktinformationer
  • Digital arbejdsplads

 

Share

intranet server

 

Hvad er forskellen på internet, intranet og ekstranet?

Internet, intranet og ekstranet er tre forskellige termer indenfor IT, og alle tre har en stor betydning for virksomheder i alle brancher. Terminologien kan dog være lidt forvirrende, og det er derfor vi forsøger, at give en forklaring på forskellene.

Forskellen på et internet og intranet er, at internettet er et åbent netværk, der forbinder mange mennesker med mange websider. Hvorimod et intranet er en lokal kommunikationsplatform, der er afgrænset til de personer, der arbejder i en bestemt virksomhed.

Ligesom et intranet, er et ekstranet et lokalt sikkert netværk, der er designet til at forbedre samarbejdet og gøre det nemmere at kommunikere og dele informationer her og nu. Den helt store forskel på et intranet og et ekstranet er, at et ekstranet tillader virksomheder at invitere eksterne brugere ind på deres intranet. Det kan for eksempel være kunder eller samarbejdspartnere. Et ekstranet forbinder personer i en organisation med eksterne brugere, såsom partnere, kunder og leverandører. Et ekstranet er en forlængelse af et intranet hvor eksterne brugere, der ikke er en del af virksomheden, kan få adgang.

Med et Colibo intranet kan du invitere eksterne brugere ind for at samarbejde omkring projekter, dele filer, spørge spørgsmål og kommentere på jeres fremskridt. Således er et intranet og et ekstranet to sider af samme sag.

Intranet udvikling

 

Hvad er det primære formål med et intranet?

Hovedformålet med et intranet er at levere et kommunikations- og samarbejdsværktøj til forbedring af videndeling, fildeling og øge produktivitet.

Et intranet hjælper dine medarbejdere med at arbejde mere effektivt ved at kombinere de bedste funktioner fra sociale medier, fildelingsværktøjer, blogs og indholdsstyringsværktøjer.

Der er mange årsager til hvorfor det er en fordel for jeres virksomhed at implementere et intranet. Blandt andet at I kan organisere jeres projekter, strømline jeres daglige aktiviteter og øge engagementet blandt jeres medarbejdere. Et intranet er et værktøj, der med fordel kan rulles ud som en del af jeres strategi for intern kommunikation.

Nogle af fordelene ved et intranet er:

  • Strømlinede virksomhedsprocesser og øget effektivitet
  • Væsentlig reduktion af omkostningerne ved interne forretningsfunktioner
  • Forbedret kommunikation og samarbejde mellem medarbejdere og ledere

 

Et funktionelt og et godt designet intranet med relevante værktøjer kan føre til væsentlige tidsbesparelser i din virksomhed. En fokuseret investering i at gøre forretningskritiske oplysninger til rådighed for de rette medarbejdere vil altid kunne betale sig. Hvis du f.eks. sparer en af dine medarbejdere et par minutter om dagen, vil du hurtigt se et afkast af din investering.

 

Ifølge et studie fra Mckinsey Global Institute bruger en medarbejder ca. 28% af en arbejdsuge på at administrere e-mails og 20 % på at søge efter kollegaer og internt information. Med et socialt intranet kan man reducere denne spildte tid med op til 35%.

 

Intranetløsninger kan forbedre samarbejdet i teams

Intranetløsninger kan forbedre samarbejde ved at gøre information relevant og tilgængeligt for medarbejdere.

Et intranet er især effektivt for medarbejdere, der arbejder langt væk, idet de nemmere kan samarbejde med deres kolleger. På samme måde som når du møder ind på din fysiske arbejdsplads og samarbejder med dine nærmeste kolleger, giver Colibo dig værktøjerne til at gøre det samme online. Både med nære kolleger - og kolleger i andre afdelinger. Som virksomheder bliver mere decentraliserede får intranetløsninger derfor større betydning.

 

I mange virksomheder er der silo-tænkning imellem afdelinger. Disse siloer opstår på grund af geografisk distance, forskellige fagområder, og organisationsstruktur. Men det behøver ikke være sådan. Et intranet kan fjerne siloer i din virksomhed.

Et socialt intranet kan fungere som et digitalt mødested på tværs af afdelinger og geografiske afstande.

Skab sammenhold i jeres team, så de fungerer mere effektivt. Få dit team til at tale med hinanden, også med folk fra andre afdelinger. Et intranet kan fjerne de barrierer, der somme tider forekommer i store virksomheder, idet man kan mødes i fælles interessegrupper på intranettet.

Kosan Crisplant er et perfekt eksempel på hvor det lykkedes at skabe succes på baggrund af geografiske udfordringer. Her er det lykkedes at samarbejde på tværs af landegrænser og effektivisere medarbejdernes dagligdag ved hjælp af et optimeret intranet, hvilket har resulteret i at spare hver enkelte medarbejder for en betydelig procentdel af unødvendigt arbejde.

Colibo Intranet på mac

Dokumenthåndtering

Et intranet gør det muligt for dig at organisere alle dine dokumenter og filer. Hvis du gemmer dine informationer ét sted, ved dine kolleger altid hvor de skal finde informationer. Herudover har mange intranetløsninger mulighed for at dele og gemme informationer fra alle dine enheder.

Dine brugere stiller måske sig selv dette spørgsmål: skal jeg sende filen med Outlook, gemme den i OneDrive, sende den med Yammer, gemme den i DropBox eller Google Doc?

Spørgsmålet er sikkert heller ikke nyt for dig. Hvor mange steder gemmer du dine dokumenter og filer? Hvis du har dokumenter gemt flere forskellige steder, hvordan ved du så hvilket dokument, der er det nyeste? Med et intranet kan du dele filer og informationer på det samme sted. Nu skal du ikke linke til DropBox og dele Google Doc filer. Du kan uploade dine filer direkte til intranettet, eller tilføje et link til hvor filen befinder sig.

Du behøver ikke gennemsøge din indbakke for at finde den seneste version af et dokument. Med Colibos smarte ’version control’ har dine medarbejdere altid adgang til den seneste version af et dokument eller en fil.

Hvis du ikke kan huske hvor du har gjort af dine dokumenter eller filer, kan du bare søge efter dem med Colibos intelligente søgemaskine.

Intranet søgemaskine

 

Forbedret produktivitet

Et intranet kan hjælpe til at øge produktivitet og effektivitet i en virksomhed. Med et digitalt mødested for dit team, kan samarbejdsværktøjer sikre effektiv videndeling og medarbejderengagement.

Med et intranet bliver din arbejdsdag nemmere og mere effektiv. Ved at få adgang til brugervenlige funktioner og apps med det eneste formål at forsimple processer og dele viden.

Når flere medarbejdere arbejder på et fælles projekt, er det vigtigt, at I har et centralt sted at samle viden og samarbejde med hinanden.

 

De første intranet

Intranet software kom på markedet i midten af 1990’erne.

Til en start var de statiske websider. Mange virksomheder så intranetløsninger som en mulighed for at dele informationer med medarbejdere fra centralt hold. De første intranetløsninger var revolutionerende for den tid, men ikke ret brugervenlige set med vor tids øjne.

Som teknologien har forandret sig, har intranetløsningerne fulgt med.

tidligere var kommunikation en-vejs. Derfor var intranetløsninger typisk bygget til en-vejs kommunikation med begrænsede muligheder, såsom deling af virksomhedspolitikker, nyheder fra virksomheden eller andre aktiviteter i virksomheden, f.eks. medarbejder jubilæer. Ansvaret for at dele informationer på intranettet lå typisk i ét forretningsområde, såsom HR eller kommunikationsafdelingen.

Tidligere var fokus at kommunikere beskeder ud fra ledelsen til medarbejdere. Intranetløsninger var ikke bygget til to-vejs kommunikation. Ikke desto mindre er intranet software kommet et langt stykke siden da. Intranetløsninger har udviklet sig til et meget mere værdifuldt værktøj for medarbejdere og virksomheder.

Derfor har der været et stort skift i den måde information bliver delt og hvordan man arbejder og lever.

Med web 2.0 blev websider mere interaktive. Web 2.0 ændrede hjemmesider fra at være primært designet til hentning af oplysninger til websteder, der tillod brugeren at oprette, gemme og hente indhold på ét sted. Intranet software har fulgt med i den udvikling, således at mange intranetproducenter har bygget intranetløsninger, som er tilpasset brugerens behov.

Teknologi har ændret den måde, vi gør ting på, og den måde, vi kommunikerer med hinanden. I dag forventer folk, at deres intranet virker ligeså intuitivt som alle andre teknologier, de bruger i deres hverdag. For eksempel, med sociale medier forventer folk tovejs kommunikation, også fra de platforme, de bruger på deres arbejde.

Colibo Intranet på macbook

Moderne intranet

Moderne intranetløsninger har potentialet til at blive meget mere forretningskritiske end de traditionelle intranetløsninger, fordi de omfavner en-til-mange kommunikation, mange-til-mange dialog, videndeling og samarbejdsværktøjer. Intranetløsninger er tilpasset den enkelte medarbejder og støtter samtidig faglige og sociale fællesskaber. På tværs af organisatoriske og geografiske afgrænsninger.

Det moderne intranet bliver et sted som du kan bruge på alle dine enheder, såsom mobilen, tablet eller computer. Det betyder, at du kan tilgå intranettet uanset hvor du er og hvilken enhed du bruger. Formålet med det moderne intranet er at gøre det nemmere for dig og dine kolleger at samarbejde.

 

Et moderne intranet kan øge medarbejderengagement

Moderne intranet software er typisk designet til at øge samarbejde, med sociale funktioner såsom at kunne kommentere eller muligheden for at tagge kolleger. Sociale funktioner såsom en medarbejder telefonbog er med til at gøre det nemt at samarbejde med sine kolleger, fordi det er nemt at finde deres kontaktoplysninger.

Moderne intranetløsninger er personaliseret til hver enkelt bruger med personlige betjeningspaneler og telefonbog. Telefonbogen har billeder af hver medarbejder og deres faglige kompetencer er også listet. Det gør det nemt at finde for medarbejdere, at finde kontaktoplysningerne på kolleger og finde medarbejdere med særlige kompetencer.

Med brugerdefinerede profiler kan de ansatte præsentere sig selv overfor deres kolleger i virksomheden, på en måde, så de fremstår som mere end bare endnu et nummer. Derudover får profilbilleder intranettet til at se ud som om det er beboet af mennesker, hvilket gør det mere sandsynligt at dine medarbejdere vil interagere med det.

Kunne du tænke dig at vide mere?

Forhåbentligt har denne intranet definition givet dig mere forståelse af hvad et intranet er, hvad forskellen er på internettet, et intranet og et ekstranet, og hvad man kan bruge et intranet til. Hvis du kunne tænke dig at vide mere, kan du kontakte vores team eller læse nogle af vores kunde cases.

Relaterede artikler
Download forside FAB-case
Case Story

FAB øger videndeling på tværs

Lær fra FAB's erfaringer

Download casebeskrivelsen om FAB og lær om deres udfordringer og hvornår de har opnået bedre videndeling og højere effektivitet med deres Colibo intranetløsning.

Nicoline T Sørensen
Blog Author
Nicoline T Sørensen
Nicoline er Colibos marketingchef. Hun arbejder med tekst, formidling og kommunikationsstrategiske projekter. SEE ALL POSTS

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.