<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=737891076383107&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Team Collaboration Blog

20-09-2017
getting-started_icon

Lær at skrive en overbevisende intranet business case

Skal I have nyt intranet? Vi viser hvad en business case skal indeholde.

Det er en stor beslutning at bygge eller købe et intranet, og har afgørende betydning for virksomheden. En af de vigtigste aktiviteter, I som virksomhed skal foretage jer i processen er, at sikre at I får opbakning fra den øverste ledelse. For at sikre jeres chancer, er det vigtigt at skrive en overbevisende intranet business case.

Har du nogensinde forsøgt at skabe entusiasme omkring et projekt for at blive mødt med en lunken respons fra din ledelse og virksomhed?

For at bevise, at en investering i et intranet er berettiget, skal du kunne påvise de fordele som et nyt intranet giver til en virksomhed, foruden at det er ’nice-to-have’. I dette blogindlæg beskriver vi hvordan du opbygger en overbevisende business case, der sikrer dig støtte fra den øverste ledelse.

 

Share

Hvad er en business case?

En business case er typisk en detaljeret projektbeskrivelse, som er beregnet til at overbevise beslutningstagere om at de skal godkende et projekt. Dokumentet i sig selv bliver typisk omtalt som en business case.

Intranet Business Case

Som tommelfingerregel bør en business case beskrive den klare vej fra til et positiv afkast af investeringen (ROI) ved at beskrive jeres nuværende problemer og anbefalede løsninger. En business case skal indeholde en undersøge af fordele og risici, der er involveret i både at gå i gang med projektet og omvendt ikke at gå i gang med projektet. Konklusionen bør lede til en anbefaling til implementering af et nyt intranet.

 

Hvorfor skal du lave en business case?

Business cases er en af de mest værdifulde værktøjer du kan bruge når I skal redesigne, investere eller bygge et nyt intranet. Når business casen er undersøgt til bunds, formuleret godt og præsenteret overbevisende, kan den:

  • Sikre støtte, budget og engagement fra den øverste ledelse
  • Sikre den nødvendige opbakning i virksomheden
  • Lave virksomhedsmål
  • Skitsere omfanget, herunder ressourcekrav, tidslinje og omkostninger
  • Evaluere alternativer og lave anbefalinger

 

Download en gratis kopi af en intranet business case template

Før du skriver din business case, skal du lave detaljerede undersøgelser på problemstillinger og mulige løsninger. Der er fem værdifulde områder, du skal dække i dine undersøgelser, som hjælper dig med at komme med en god anbefaling:

  • Hvad er forretningspotentialet i en ny intranetløsning?
  • Forstå omkostningen ved et ineffektivt intranet
  • Evaluer den nuværende situation med intranettet
  • Identificer forventningerne fra ledelsen og kollegaer
  • Udforsk markedet og identificer den leverandør, som du ønsker at arbejde med

Når du har undersøgt disse områder, er du klædt godt på til at skrive en business case, og vurdere tilbuddene fra potentielle intranetleverandører.

 

Forstå omkostningerne ved et ineffektivt intranet

Mange intranetløsninger opfylder ikke deres potentiale af flere årsager: Forkert teknologi, intet ejerskab eller ejerskab af meget få i virksomheden, dårlig udrulning, mangel på interesse fra ledelse og medarbejdere, og mangel på støtte fra ledelsen.

 

McKinsey publicerede rapporten:The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies.

Rapporten estimerer, at man kan opnå 20-25 % mere effektivitet ved brug af samarbejdsværktøjer og kommunikationsteknologier.

 

Foruden specifikke job opgaver, så er den største faktor der påvirker produktivitet:

  • At læse og besvare e-mails
  • Søge og samle information
  • Kommunikation og internt samarbejde

Derfor kan man sige, at en god intranetløsning kan øge dine medarbejderes produktivitet med op til 25%, og det påvirker kvaliteten af dit arbejde. En stigning af effektivitet leder til et fald i omkostninger og en mere effektiv organisation. Således kan en virksomhed blive meget mere indbringende. Et dårligt intranet påvirker den overordnede effektivitet og derved produktiviteten af virksomheden.

 

Evaluer den nuværende situation på jeres intranet

Tag et kig på jeres nuværende intranet og identificer områder, der kan optimeres i forhold til brugernes behov. Identificer fordele og ulemper ved jeres intranetsoftware, så I kan finde ud af hvilke krav I har for en fornyelse af intranet eller et helt nyt intranet.

Intranet business case

Kig i hele virksomheden og identificer, hvem der er dine vigtigste interessenter. Hvad er deres største nuværende problemstillinger og ’pain-points’. Hvilke mål arbejder disse afdelinger eller personer hen imod, som et intranet vil kunne hjælpe dem med at løse?

Skitser specifikke udfordringer i dit nuværende intranet og identificer processer der skal optimeres. Husk at liste alle de funktioner der fungerer godt for jeres medarbejdere. Der er ingen grund til at ødelægge noget, der fungerer godt. Inkluder både de gode og dårlige funktioner i din business case.

Ved at definere udfordringerne i jeres nuværende intranet, får i en ramme som I kan arbejde med, så I kan begynde at kigge efter mulige intranetløsninger.

 

Der er fire typer af intranetudfordringer, som vi typisk ser hos vores kunder:

 

1. Tekniske problemer

  • Dårlig ydeevne
  • Fejl når man opdaterer indhold
  • Utilstrækkelig søgemaskine
  • Besværligt login-system

 

2. Brugervenlighed og informationsstruktur

  • Systemet er svært at bruge og navigere i
  • Kan ikke dokumenter og informationer
  • Medarbejdere bruger forældet eller urigtige information
  • Forskellige afdelinger bruger forskellige metoder til at lagre information
  • Få forfattere skaber en flaskehals af forespørgsler

 

3. Produktivitetsproblemer

  • Kan ikke bevise en positiv return on investment (ROI)
  • Klager over at intranettet skaber ineffektivitet

 

4. Medarbejderaktivitet

  • Lav medarbejder engagement
  • Mangel på samarbejdskultur i virksomheden
  • Dårlig vidensdeling
  • Medarbejdere og ledere har mistet troen på intranettet
  • Brugen af intranettet er for nedadgående

 

Tanken ved at evaluere dit nuværende intranet er, at få en forståelse af, hvilke udfordringer medarbejderne står over for på daglig basis. Du kan identificere dine brugers behov med disse teknikker:

  • Bruger interviews (f.eks. gruppe interviews med vigtigste interessenter)
  • Medarbejderundersøgelser
  • Observere brugere i kontekst, f.eks. filme medarbejdere når de bruger intranettet
  • Statistisk analyse af hvordan intranettet bliver brugt
  • Brugertest
  • Analyse af de søgeord de bruger for at søge informationer frem på intranettet

Målet er at identificere dine brugeres behov i et format du kan oversætte til funktioner. Udpeg præcise udfordringer og gevinster vil hjælpe dig til at identificere jeres krav til et intranet. Det giver dig et klart resumé af hvad dit intranetprojekt kommer til at løse, og det forventede afkast.

Et succesfuldt intranet favner behovene for alle i en virksomhed. Brug tiden til at identificere udfordringer fra ledere, videns arbejdere, og folk der arbejder ude i felten.

 

Identificer forventningerne fra jeres virksomhed

Forventningerne fra organisationen kan variere fra ’alt ville være en forbedring’ til ’intranettet skal være kerneredskabet i en virksomhed’. Det afhænger af, hvem man spørger i virksomheden.

Forventningerne er normalt opdelt i fire grupper:

  • Det tekniske aspekt: et nyt intranet skal have bedre funktioner og skal yde mere
  • Brugervenlighed og informationsstruktur: Et nyt intranet skal være nemt at bruge
  • Produktivitet: Medarbejdere skal spare tid ved at bruge intranettet
  • Kommunikation og drift: Et nyt intranet skal opmuntre medarbejdere til at samarbejde og kommunikere på tværs af afdelinger.

Hvis du identificerer forventninger og behov, er det nemmere at lave din business case, etablere kriterierne for udvælgelse af system og senere blive succesfuld med implementeringen af et nyt system.

Den tid du bruger på at koordinere målsætninger og forventninger, er tid sparet når det kommer til interesseledelse senere i projektet. Processen vil i sidste ende øge sandsynligheden for en succesfuld intranetløsning.

 

Oversæt behov til funktioner

Det kan være svært at præsentere hvordan forbedret kommunikation har en positiv effekt på bundlinjen. Men hvis du udtrykker specifikke opgaver, vil du være i stand til at etablere mål og en forventet Return on investment (ROI). Se på eksemplerne herunder og oversæt jeres egne behov til funktioner:

Målsætning: forbedrede arbejdsgange. Funktion: Arbejdsgange kan blive en opgave under digitalisering, ligesom digitalisere hvordan man rapporterer feriedage eller udlæg.

Målsætning: Forbedre intern kommunikation. Funktion: Håndtere færre interne e-mails og bruge intranettet til vidensdeling i stedet.

Målsætning: Få flere til at bruge intranettet. Funktion: Gør intranettet tilgængeligt på alle enheder.

 

Et funktionelt intranet kan også løse:

  • Hurtigt identificere personer med de rette kompetencer til en opgave
  • Bedre samarbejde på tværs af afdelinger
  • Involvere flere medarbejdere i vidensdeling med en platform, der er nem at bruge.

Ved at udtrykke jeres overordnede mål og intentioner som funktioner, bliver det nemmere at specificere hvilke organisatoriske problemer et nyt intranet vil hjælpe med at løse.

 

Lav SMART målsætninger

Når I har analyseret behov og forventninger i virksomheden, skal I identificere målsætninger for jeres intranet, som kan stå som pæle igennem hele projektet. Disse målsætninger skal støtte implementeringen af et nyt intranet. Målsætningerne skal være SMART.

 SMART målsætninger til intranet business case

 

En måde at skabe klare mål eller kvalificere eksisterende mål på er at anvende SMART-modellen, der er et udbredt og enkelt projektredskab:

  • Specifikt – hvad er det helt præcist, du vil opnå?
  • Målbart – hvornår er du i mål?
  • Attraktivt – hvorfor gider du at kæmpe for at nå det her mål?
  • Realistisk – har du faktisk de ressourcer, der skal til for at nå målet?
  • Tidsbestemt – hvornår er din deadline?

Målsætninger er forskellige for hver branche og virksomhed. Målene er afgjort af din virksomheds situation og bør reflektere formålet, værdier og forhåbninger. For at være sikker på, at lave den stærkeste business case som det er muligt, så forsøg at komme med SMARTe målsætninger.

 

Målsætninger, som dit intranet kan bidrage til, kan omfatte:

  • Blive en mere kundeorienteret organisation
  • Opretholde en rentabel og bæredygtig virksomhed
  • Beholde talentfulde medarbejdere
  • Forene geografisk spredt personale
  • Blive en global virksomhed

 

 

Potentielle intranet software udbydere og alternativer

Brug noget tid på at afsøge markedet. Hvilken type intranet software er derude, og hvilke trends ser man lige nu? Tag fat i dit professionelle netværk og spørg om deres erfaringer med forskellige systemer og udbydere.

Du kan også deltage i ERFA grupper og få objektive holdninger omkring hvilke intranetløsninger der fungerer godt i andre virksomheder.

Brug herefter din viden om intranetudbydere når du skal beskrive forskellige løsninger in business casen, og når det er tid til at begrunde dine anbefalinger.

 

Overvej alternativerne

Du har identificeret udfordringerne med dit nuværende intranet og du har en liste af udbydere og muligheder. Du har også kigget på de problemstillinger, som et intranetprojekt kan være med til at afhjælpe.

Du skal også overveje følgende:

Hvad er konsekvenserne, hvis din organisation vælger at gøre ingenting?

 

Lav en anbefaling

Det næste du skal foretage dig, er at beskrive mulige scenarier.

Du skal analysere hver af dine valgte alternativer, som er i tråd med dine målsætninger. Ofte når man skriver en business case, har man én favorit i hovedet. Men dette afsnit skal afspejle for beslutningstagerne i virksomheden, at du har lavet et gennemarbejdet analysearbejde og har undersøgt alle mulige løsninger.

Ved at bruge analysen fra din nuværende intranetløsning, kan du bruge dette afsnit til at give din anbefaling for den løsning, som du mener passer bedst til jeres virksomheds behov.

 

Vurder risici

Tilføj et afsnit i din business case, der pointerer risici og faldgruber i forbindelse med implementering af en ny intranetsoftware.

Brug dette afsnit til at vise, at du har vurderet potentielle risikofaktorer og tænkt på muligheder for at minimere risikoen, for at sikre, at intranet implementerings projektet kan overleve i tilfældet at noget går galt.

Prioriter risici baseret på hvor sandsynligt det er, at det forekommer og hvor alvorlige konsekvenser de har. Så kan du skitsere hvilke foranstaltninger du vil i gang med for at forberede eller afbøde hver risikofaktor.

 

Hvordan skriver du en business case?

hvordan skriver du en intranet business case

 

Nu hvor du ved hvilke typer opgaver et nyt intranet skal løse, de forskellige behov som intranettet skal dække, og hvordan markedet ser ud. Når alt dette er dækket, er du klar til at skrive en overbevisende business case.

Strukturen af en business case varierer, men generelt indeholder de disse punkter:

  • Et resumé af business casen: Det skal ikke være mere end én side. Opsummér konteksten, udfordringer, mulige komplikationer med løsningen, konklusion og den anbefalede løsning.
  • Kontekst: Hvad er status quo? Hvilke spørgsmål har brug for at blive besvaret inden vi kan nå en endelig beslutning?
  • Mulige løsninger: I dette afsnit skal du beskrive mulige løsningsforslag, såsom, hvad sker der hvis vi beholder vores nuværende intranetløsning, vælger en standardløsning eller bygger vores egen løsning.
  • Finansielt overblik: Hvad er return on investment ved de forskellige intranetløsninger?
  • Konklusion: Hvad er fordele og ulemper ved de forskellige løsninger
  • Anbefalinger: Baseret på den indsamlede viden, hvad er dine anbefalinger?
  • Opsummer hvorfor de skal investere i et intranetprojekt
  • Afslut med en formel konklusion og opsummer hovedpunkterne fra business casen.

 

Afsluttende bemærkninger

Det er mere sandsynligt for projekter, der har en solid business case, at levere et afkast på investeringer og det er ofte mere sandsynligt, at de bliver succesfuldt implementeret indenfor budgettets rammer og indenfor tidsrammerne.

En gennemarbejdet business case vil også hjælpe din virksomhed med at finde den rette løsning, som imødekommer virksomhedens behov. Derudover giver business casen dine beslutningstagere en solid analyse business casen for at gøre det mere plausibelt, at du sikrer støtte til den løsning, du anbefaler dem.

Hvis du forsøger at lave en business case for intranetprojekt, kan vores business case skabelon hjælpe dig udarbejde de oplysninger, du har brug for at præsentere det overbevisende til dine interessenter.

Relaterede artikler
Colibo free-template intranet-business-case
Gratis word skabelon

Intranet Business Case

Download en gratis word skabelon til din egen intranet business case og udfyld de forskellige sektioner med dine virksomhedsoplysninger, så du nemt kan vise fordelene ved at implementere et socialt intranet

Nicoline T Sørensen
Blog Author
Nicoline T Sørensen
Nicoline var Colibos marketingchef. Hun arbejdede med tekst, formidling og kommunikationsstrategiske projekte SEE ALL POSTS

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.