Team Collaboration Blog

20-09-2017
intranet-planning_icon.png

Lav en succesfuld intranet contentstrategi

Opnå relevant videndeling med en contentstrategi til dit intranet.

Medarbejdere har typisk et formål når de bruger et intranet. Om det er at læse de seneste nyheder fra virksomheden, samarbejde omkring et projekt eller finde kollegaers kontaktoplysninger – så bruger medarbejdere et intranet til at udføre en opgave. For at kunne bruge intranettet, skal det indeholde brugbart indhold.

For at skabe brugbart indhold til intranettet, er der brug for en strategi som hele virksomheden følger, så indholdet er nemt at finde og læse. En intranet contentstrategi fokuserer på tre hovedområder for at skabe godt indhold:

  • Forfatte indhold
  • Publicere indhold
  • Forvalte indhold

Dette blogindlæg viser hvordan en contentstrategi for et intranet kan se ud, og hvordan du kan implementere den i din virksomhed.

 

Share

Hvorfor har du brug for en contentstrategi til dit intranet?

For at sørge for, at dit intranet er effektivt, skal intranettet fyldes med relevant information. Derfor er det vigtigt at finde ud af hvilken type information, der er relevant for din virksomhed og dine ansatte. Derefter skal du sørge for at informationen er korrekt og nem at finde på intranettet. En contentstrategi for et intranet definerer retningslinjerne for, hvordan man skriver og publicerer indhold.

Relevant indhold på intranettet skal hjælpe jeres medarbejdere til at finde de informationer, som de leder efter, og skal gøre det muligt for dem at udføre deres opgaver mere effektivt. Velorganiseret indhold sparer virksomheden tid og penge. Med en indholdsstrategi for dit intranet, er du sikker på at:

  • Informationer er nemme at finde
  • Indholdet er relevant
  • Indholdet er altid up-to-date
  • Ansatte spilder ikke deres tid på at finde ting

 

Hvis medarbejdere ikke er I stand til at finde informationer på intranettet, spilder de deres tid, og måske mest af alt, risikerer man at de bliver frustrerede og finder måske på at finde og gemme deres informationer og dokumenter et andet sted end intranettet.

Men godt indhold skriver ikke sig selv, og dine ansatte finder ikke automatisk de ting, som de leder efter. Med de store mængder af indhold og dokumenter, der findes i en virksomhed, er der en risiko for at intranettet bliver tilstoppet med informationer. En indholdsstrategi er en ramme for de retningslinjer og politikker der skal til for at skabe, publicere og forvalte indholdet på et intranet. Med en indholdsstrategi for dit intranet, kan du sørge for, at intranettet ikke bliver et stort rod.

 

De grundlæggende elementer i en contentstrategi

En indholdsstrategi til et intranet er ikke meget anderledes end en enhver anden indholdsstrategi, selvom en intranet indhold skiller sig ud fra andre typer af indhold. Vi vender tilbage til forskellene mellem intranetindhold og andre typer indhold.

Derfor kan definitionen på en indholdsstrategi også bruges til en contentstrategi til et intranet. Definitionen af en contentstrategi er beskrevet af Kristina Halvorsen som: ‘the creation, publication, and governance of useful content’ eller oversat: ’skabelsen, publicering og forvaltning af brugbart indhold’. En indholdsstrategi kan beskrives som en kontinuerlig cyklus, der definerer hele udviklingsprocessen for redaktionelt indhold til et intranet.

En contentstrategi for et intranet er retningslinjer for indholdskrav, roller og ansvarsområder, formatering og skrivning. Det hjælper med at sikre at brugere af intranettet nemmere kan finde indhold og er hurtigt opdaterede på virksomhedens standarder.

 

Intranet contentstrategi

En contentstrategi for et intranet kan illustreres som de tre komponenter af modellen: Content Management Lifecycle. En Content Management Lifecycle er en beskrivelse af indholdets livscyklus fra planlægning til sletning.  Indholdsstrategien tager disse tre faser i betragtning. Lad os tage et kig på de tre stadier: Skabe, publicere og forvalte indhold.

Forfatte indhold:

Planlægge indhold, skrive til intranettet, vurdere indholdet af det nuværende indhold

Publicere indhold:

Tilføje indhold i en skabelon, tilføje søgeord og metadata for at være sikker på at indholdet kan søges frem

Forvalte indhold:

Oprette politikker for adgang til indhold, gennemgå det efter behov og til sidst at arkivere eller slette det.

De næste afsnit går i dybden med de tre faser og beskriver hvordan du kan implementere indholdsstrategien på dit intranet.

 

Forfatte indhold

Til at starte med skal der lægges en plan for det indhold der skal produceres til intranettet. Der skal gøres nogle tanker om hvad indholdet skal være og hvordan det skal udformes. Fokus skal være på at indholdet skal være relevant og tilgængeligt indhold tilpasset til grupper af medarbejdere.

Ved at skabe korrekt, nyttigt og relevant indhold sparer medarbejdere tid ved at gøre det nemmere at finde den information, som de har brug for til at arbejde effektivt. Sørg for at indholdet er interessant, så du er sikker på at det bliver læst og forstået.

At skrive nyttigt indhold kræver tid, fokus og viden om procedurer. Brug disse retningslinjer for at sikre dine medarbejdere kan skrive godt indhold:

Brugbart: Dit indhold skal altid være opdateret. Det skal være udarbejdet med tanke på nyhedstrekanten med de vigtigste informationer først og indeholde links til lignende brugbare sider inden for emnet.

Relaterbart: Dit indhold skal oprettes og postes inden for de enkelte emner og arbejdsgrupper og ikke blot presses ind i news feedet, så medarbejderen tvinges til at forholde sig til det.

Skimbart: Dit indhold skal være opdelt i små afsnit med overskrifter, der indikerer hovedtræk i indholdet - gør gerne brug af bullets. Anvend ikke fed skrift og versaler, men brug grafer, billeder og lignende, hvis det tilføjer reel værdi til forståelsen af indholdet. Benyt gerne navngivne links, så brugeren ved, hvad og hvor de fører til.

Søgbart: Dit indhold skal være optimeret mod intranettets søgeresultater ved at gentage de vigtigste søgeord i overskrift, underoverskrift, og brødtekst. Tilføj gerne synonymer med tags eller søgeord, så du øger sandsynligheden for, at medarbejderen finder det i søgningerne samt link til og fra andre redaktører, hvis indholdet har relevans for deres sider.

 

Tekst skal skrives til intranettet

Gør dine medarbejdere til verdensmestre i indhold, men forvent ikke fantastisk indhold fra dag et. Det kræver vejledning og øvelse. Du kan give retningslinjer for hvordan godt intranetindhold ser ud, og vise medarbejdere eksempler på godt indhold, der kan inspirere dem til at skrive. Rådgiv dem om hvordan man skriver og laver godt indhold.

Ved at skrive præcist, anvendeligt og relevant indhold sparer medarbejderne tid ved at gøre det lettere at finde det, de har brug for og arbejde mere effektivt.

Når der skal skrives indhold til intranettet, så overvej hvordan information bliver læst på et intranet. At skrive indhold til et intranet er ikke det samme som at skrive e-mails eller årsrapporter, fordi folk læser online tekster anderledes end de ville læse en årsrapport eller en vejledning på papir. Folk er visuelt drevne og læser i bidder, når de læser tekst online.

Derudover er intranetbrugere, ligesom alle andre mennesker, typisk travle mennesker. Det betyder, at når de kigger på intranettet, har de brug for informationen hurtigt. Derfor er det vigtigt, at de tekster, de skal læse, er nemme at scanne med øjnene.

 

11 konkrete tips til at skrive relevant intranet indhold:

  • Brug korte afsnit - Maks 4 sætninger
  • Kommuniker til folk på en måde, som de forstår, f.eks. smid ikke omkring dig med fagtermer, som kun få forstår
  • Tekst skal være letlæselige stykker, sørg for at inkludere underoverskrifter
  • Indholdet skal have en relevant og fængende titel og et resumé så man nemt kan forstå hvad indholdet handler om
  • Punktform kan bruges til at fremhæve centrale punkter
  • Den vigtigste tekst skal fremgå som det første
  • Undgå jargon og slang, da ikke alle medarbejdere forstår det
  • Billeder, videoer og infografikker er vigtige for at tiltrække læsere og gøre indhold levende, hvilket gør det lettere at engagere medarbejdere
  • Adressér intranettets besøgende direkte ved at bruge ordet 'du' og ’dig’
  • Indhold skal have links til relateret indhold
  • Intranetbrugere skal have mulighed for at interagere med indholdet, enten igennem kommentarer eller feedback

Foruden at indholdet skal være læsbart, skal vejledningerne også klæde intranet-forfattere på med standarder så man er sikker på, at alle aspekter af god intranet praksisser bliver fulgt.

 

Migrering af indhold fra gammelt intranet

Når I skal implementere et nyt intranet, så overvej om I vil migrere alt jeres indhold fra jeres nuværende intranet over til det nye intranet (hvis I ikke allerede har et intranet, så skip dette punkt).

Bare fordi I netop har implementeret et nyt intranet, betyder det ikke, at I ikke skal beholde noget af jeres indhold fra det tidligere intranet. Men en simpel ’Løft og flyt’ tilgang til migrering af indhold til det nye indhold, er ikke ligefrem den bedste måde at tilgå det på. ’Løft og flyt’ sker når indhold bare bliver flyttet fra det nuværende intranet uden at redigere, reorganisere, arkivere eller slette det.

”Kill your darlings. You can’t have everything the way it used to be and expect new results.

Ninna Lauridsen, Chief Marketing Officer at Colibo

De personer, der har ansvaret for at implementere det nye intranet er ofte overvældet af mængden af indhold på det nuværende intranet, og de er typisk ikke selv forfattere til det indhold, der er skrevet. Det betyder, at de ikke er de bedste personer til at vurdere og evaluere om indholdet skal flyttes med over, revideres, arkiveres eller slettes.

Derfor bør intranetdesignere bruge lidt tid på at identificere de personer, der er ansvarlige for det skrevne indhold på det nuværende intranet og arbejde sammen med dem for at lave en strategi for at evaluere det nuværende indhold, og samarbejde omkring en indholdsstruktur på det nye intranet. Selvom det er en udfordrende opgave, er det vigtigt at få ryddet op i den uorden, der typisk huserer på intranetplatforme. Hvis man bare flytter alt indhold med over ukritisk kan det blive svært at få et nyt socialt intranet til at blive et effektivt værktøj.

Intranet designere og indholdsforfattere skal finde ud af hvilken indholdsstruktur der er behov for i det nye intranet. Det kan de gøre ved at se på fællestræk blandt ansatte og kigge efter gentagne opgaver. For eksempel, hvis noget indhold ser ens ud for en gruppe medarbejdere, hjælper det intranetdesignere til at lave en skabelon eller identificere formularer, der gør dem søgbare og lette at finde hurtigt.

Benyt lejligheden til at kaste boldene op i luften og gør indholdet bedre.

 

Evaluer relevansen af dit nuværende indhold

For at identificere hvilket noget indhold, der ikke længere er relevant for det nye sociale intranet, kan du sætte tracking på det nuværende intranet for at finde ud af hvilke sider, der ikke bliver besøgt og hvorfor. Side trafik er et godt barometer til at afgøre indholdets relevans og til at bestemme hvad der skal migreres og hvad der skal slettes. Hvis der kun er meget få sidebesøg, er det et tegn på at den side har brug for særlig opmærksomhed.

Kombiner dine analytiske data, såsom side trafik, med sund fornuft. Der er måske en årsag til at en bestemt side på intranettet ikke bliver besøgt. Måske er siden svær at finde, måske er beskrivelsen ikke tilstrækkelig, hvilket gør det svært at finde indholdet, selv hvis folk søger på det.

Derfor: Kombiner analyser med sund fornuft og bruger undersøgelser for at være sikker på at I ved hvilket noget indhold der passer til jeres brugeres behov. Hvis I ved, hvad der er vigtigt for dem, er I også i stand til at definere hvilken type indhold, der er behov for i jeres nye sociale intranet.

 

Engager dine brugere med godt indhold

placeit_landscape_windows_tablet_blue.png

Sætningen "Byg det, så kommer de" er ikke en sætning man kan sige omkring intranet software, fordi bruger involvering typisk er ret lav. Mange intranet der er bygget med de bedste hensigter, mister deres brugere på grund af manglende medarbejderinddragelse. Men det behøver ikke at være sådan.

Intranet kan være det pulserende sociale knudepunkt for organisationer, især i dagens erhvervsliv, hvor mange organisationer har brug for at samarbejde på tværs af nationale og internationale arbejdssteder.

En måde hvorpå man kan øge interaktionen på et intranet, er ved at have gode call-to-actions: på de sider og opslag, hvor du gerne vil have dine kollegaers feedback og kommentarer. Hvis din organisation ikke har en kultur, der opfordrer medarbejderne til at engagere sig i dialog, vil det tage tid at skabe det. Men det vil være det værd!

At kommentere kollegaers indlæg og sider kan være bekymrende for nogle, især hvis indholdet handler om virksomhedens økonomi eller strategiske træk. Du bør opfordre dine medarbejdere til at deltage og opmuntre til kommentarer og feedback. Du kan gøre dette ved at stille et spørgsmål i slutningen af din tekst, hvor du opfordrer andre til at vise deres mening, ligesom man ser på forskellige blogs.

Prøv at undgå at være den første til at kommentere på nye indlæg, hvis du er indholdsforfatter eller intranetadministrator. Det kan holde medarbejdere fra at svare, fordi de forventer, at du svarer. I stedet kan du bede en bestemt medarbejder til at deltage eller svare på en måde, der letter dialogen. Find ambassadører, der vil hjælpe med at sparke dialogen i gang, så intranettet kommer ind under huden på de ansatte, så de accepterer at bruge intranettet konsekvent over en periode. Derefter vil interaktionerne komme af sig selv, og de ansatte vil automatisk bruge intranettet til at se de seneste nyheder og opdateringer.

 

Publicer indhold

Når dine ansatte har skrevet og vurderet nuværende indhold, er de klar til at publicere det på intranettet. Organisationen skal lave regelsæt og standarder for hvilke parametre der skal tilføjes til indhold, for at indholdet kan findes i fremtiden. Hvis organisationen udvikler en indholdsskabelon med de givne parametre, er man allerede langt. Lad os se på, hvad sådan en indholdsskabelon kan indeholde.

 

Indholdsskabelon

Mange sociale intranet har indholdsskabeloner, hvor der er indikatorer for de vigtigste parametre for succes. En smart indholdsskabelon er en skabelon, hvor der er predefinerede bokse, hvor indhold bare skal tastes ind. Formateringen er forudbestemt. En indholdsskabelon gør det nemt for ansatte at skrive til intranettet, fordi der er helt klare retningslinjer for det skrevne indhold, fordi de bare skal udfylde felterne.

10 elementer, du skal overveje at have med i en indholdsskabelon:

  • En sigende overskrift
  • Et resumé, der gør teksten nem at forstå
  • Beskrivelse
  • Søgeord
  • Mulighed for at tagge indhold med temaer
  • Mulighed for at tagge kolleager
  • Mulighed for at sætte dato på
  • Kommentarboks
  • Tilføjelse af billeder og video

En skabelon gør det nemt at skrive indhold uden at skulle overveje format og stil hver eneste gang, der skal skrives noget nyt indhold til intranettet. En smart indholdsskabelon gør det nemt for medarbejdere at skrive godt indhold med det samme.

 

Forvaltning af forældet indhold

Det meste indhold bliver gammelt og forældet. På et tidspunkt er det bare ikke relevant mere. Alt lige fra firma nyheder, medarbejder nomineringer og blogging for at nævne nogle få emner. For at sikre at irrelevant indhold ikke forstyrrer intranettet og tilstopper folks personlige nyhedsfeed, skal der fastsættes nogle regler for forældet indhold. En oprydning af indhold sørger for, at alle forfattere bliver advaret, når deres eget indhold udløber.

En oprydning af forældet indhold fungerer som et planlagt oprydningsværktøj hvor brugere af intranettet bliver tvunget til at evaluere relevansen af det indhold, de selv har tilføjet. Forældet indhold bør løbende blive arkiveret eller slettet. Når indhold ikke er relevant mere, skal forældet indhold fjernes fra de daglige workflows og arbejdsgrupper, så intranettet altid er opryddeligt og nemt at arbejde med.

I flere sociale intranet bliver publiceret indhold mærket med indholdets forfatter og publiceringsdato. Det gør det nemt for forfatteren og andre at se hvem der har ansvaret for indholdet. Det gør det også nemt for platformen, at registrere hvornår indholdet skal revideres.

Forvaltning af forældet indhold får medarbejdere til at tage ansvar for de ting de publicerer til intranettet.

 

Forvaltning af intranettets indhold

Forvaltning af intranettets indhold definerer retningslinjerne for indhold, ejerskab og styring, såsom:

  • Roller og ansvar
  • Beslutningstagningsproces
  • Retningslinjer og standarder

Mange virksomheder oplever at deres intranet er fyldt til randen med information, er svært at navigere i og har store mængder forældet indhold, som ingen ser på længere. Jeres nuværende intranet lider måske af de samme problemer. Grunden er ofte at ingen har ansvaret for at opdatere gammelt indhold, og de få personer, der publicerer nyt indhold har ikke tid til at kigge de store mængder indhold igennem. Det fører til store bunker af gammelt indhold.

Socialt intranet software styrer ofte sig selv, men intranet administratorer skal stadig være opmærksomme på at intranet fællesskabet på sporet med retningslinjer og standarder.

 

Struktur for forvaltning af indholdet på intranettet

Med mange forfattere på intranettet, utallige arbejdsgrupper og projektområder, kan et intranet hurtigt blive uoverskueligt. Ved at give medarbejdere muligheden for at skrive indhold kan man ende med store mængder af uindekseret, dårligt skrevet, og ikke-søgbart indhold. Hvis man laver en veldefineret intranet forvaltningsstruktur mindsker man den type problemer. En intranet forvaltningsstruktur definerer:

  • Din intranet strategi
  • Intranet moderator
  • Intranet administrator
  • Regler for intranet engagement
  • Hvem har ansvaret for hvad på intranettet
  • Hyppigheden af opdatering af indhold

Hvis man har en god intranet forvaltningsstruktur, ved alle hvem der har ansvaret for hvad på intranettet.

Derfor virker intranet indhold bedst, hvis der er blevet taget hånd om en indholdsforvaltningsstruktur. Sørg for at forvaltningsstrukturen er veldefineret og kommunikeret ud til alle ansatte. Med en klar struktur, får man den rette mængde interaktion og mindre ledelse er nødvendig.

 

Indholdsarkiv

Der er en overvejende sandsynlighed for, at jeres virksomhed, ligesom mange andre, har store mængder af papirdokumenter, som stadig skal gemmes. Upload alle dokumenter til intranettet og gem dem i et arkiv, så de nemt kan findes frem igen, og så tager de ikke en masse plads på kontoret. Så er de nemme at få fat i for alle medarbejdere, uanset hvor de befinder sig. Digitalisering af gamle dokumenter kan naturligvis tage lidt tid, men så snart alt er uploadet, sparer det alle medarbejdere tid, fordi alle dokumenter er nemme at finde frem.

Det er en hårfin balance at styre et intranet, fordi for lidt styring giver en risiko for, at tingene løber løbsk, og for meget kontrol kan ende med, at medarbejderne mister lysten til at engagere sig i intranettet.

Brugerne på intranettet har brug for arkiverede filer engang imellem. Men indholdsarkiver kan være en labyrint at finde rundt i, især efter et par år. Ved at gøre arkivet lettilgængeligt for medarbejdere, mindsker det frustrationen ved et arkiv, og gør det nemmere at navigere i. En af måderne at gøre et arkiv nemt tilgængeligt er ved at placere et link til arkivet på forsiden af intranettet.

 

Retningslinjer for at slette indhold

Foruden at revurdere, genbruge eller arkivere indhold, så kan man lave retningslinjer for hvem og hvornår indhold der ikke bliver brugt mere, skal slettes fra intranettet. Når det handler om at holde dit intranet brugbart og relevant, er det vigtigt at identificere indhold, der er forældet. Du kan vælge enten at arkivere det, genbruge det eller slette det.

For at undgå at jeres intranet bliver fyldt op med irrelevant indhold, kan intranet administratorerne sætte retningslinjer op for forældet indhold. Kriterierne kan være:

 

Udløbsdato, Forfatteren til indholdet bliver gjort opmærksom på, at deres indhold er forældet og de bliver bedt om at reagere på det. Enten ved at opdatere indholdet, arkivere det eller slette det, hvis det ikke bliver brugt mere.

Sidste anvendelsesdato, giver nogle tal på, hvornår indholdet sidst har været brugt. Det giver en idé om hvorvidt indholdet faktisk bliver brugt eller ej. Vær dog lidt skeptisk overfor dine data, fordi der kan være en årsag til, at netop dette indhold ikke bliver brugt så ofte.

Intranettets indholdsstrategi bliver nødt til at være veldefineret, dokumenteret og delt med alle ansatte for at sikre sig, at alle ved hvordan de skriver, publicere og styre det indhold der er på intranettet.

 

Konklusion

En intranet indholdsstrategi er sat i værk for at sikre sig, at alle medarbejdere er klædt ordentligt på til at skrive indhold til intranettet, de ved hvilke standarder, virksomheden har for at publicere indhold, og ved hvad de skal gøre ved gammelt indhold.

Med en intranet indholdsstrategi og en ledelses strategi, er der større chance for, at indholdet på intranettet er brugbart, up-to-date og relevant for alle medarbejdere, der arbejder med intranettet. Det medvirker, at intranettet bliver et relevant og det vigtigste sted at finde alle de ting, som dine medarbejdere har brug for, og have en god oplevelse, når de bruger det som et arbejdsredskab.

Når du arbejder med at lave din intranet indholdsstrategi, så overvej hvilke foranstaltninger, der skal laves i din virksomhed for at jeres intranet bliver så brugbart som muligt. Gode retningslinjer og standarder gør det nemt for medarbejdere at vide præcis hvordan de skriver godt indhold, hvordan de skal publicere og arbejde med deres indhold.

Hvis du har anvendt punkterne ovenfor, er du på rette vej til at lave en succesfuld contentstrategi til dit intranet.

Relaterede artikler
Download_forside_FAB-case.png
Case Story

FAB øger videndeling på tværs

Lær fra FAB's erfaringer

Download casebeskrivelsen om FAB og lær om deres udfordringer og hvornår de har opnået bedre videndeling og højere effektivitet med deres Colibo intranetløsning.

Nicoline T Sørensen
Blog Author
Nicoline T Sørensen
Nicoline var Colibos marketingchef. Hun arbejdede med tekst, formidling og kommunikationsstrategiske projekte SEE ALL POSTS

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.