Team Collaboration Blog

20-09-2017
getting-started_icon

12 intranet ideer som får dine medarbejdere til at bruge intranettet

Få inspiration til at lokke dine medarbejdere til at bruge intranettet.

’Byg et intranet, så skal de nok komme’ er en sætning man ikke kan sige i samme sætning som ’intranet’. Det er almindelig kendt i virksomheder, at det er svært at inddrage brugere på et intranet.

Når I introducerer et nyt intranet i jeres virksomhed, kan I få en højere produktivitet, øge samarbejdet og højne effektiviteten. Men det kan være svært at få alle ombord i intranetprojektet. Så hvad er tricket der sikrer, at dine medarbejdere tager jeres intranet til sig hurtigt og bruger intranettets funktioner i deres arbejde fremadrettet?

Det er ikke givet, at dine medarbejdere bruger jeres intranet, bare fordi jeres virksomhed har investeret i et. Forandringer er svært for nogle mennesker. Hver virksomhed har minimum én medarbejder med en nej-hat på, som nægter at lave nogen forandringer, som ændrer deres hverdag på arbejdspladsen. Heller ikke selvom forandringerne måske er til det bedre. De her nejsigere er typisk de sværeste at omvende, og vær opmærksom på, at disse typer ikke skal ignoreres.

En hel basal forudsætning for videndeling på intranettet er at medarbejdere bruger det. Arbejdet med at få jeres medarbejdere til at bruge intranettet er en kontinuerlig proces, der skal arbejdes ind, og der skal hele tiden arbejdes på motivationen.

 

Share
Whiteboard præsentation

 

Dit intranet er oppe og køre. hvordan sørger du for, at dine medarbejdere bruger det?

Der skal være en klar strategi og formål med at have et intranet. Formålet skal besvare spørgsmålet: hvorfor skal medarbejdere bruge intranettet, og hvad får de ud af det? Dine medarbejdere skal se meningen med at bruge intranettet. Ellers bliver det svært at få succes.

Hvis du leder et intranetprojekt, og du vil sikre at dine medarbejdere tager intranettet til sig i deres arbejde, kan interessant indhold være det hemmelige våben til at sikre engagement. Vær ikke bekymret for, at intranettet tager værdifuld tid væk fra jeres primære arbejdsopgaver med indhold, der ikke er arbejdsrelateret. Et socialt intranet bruges primært til arbejdsrelaterede opgaver. Men du kan bryde med ideen om det monotone intranet ved at tilføje sjove elementer. På den måde kan du sikre en større accept af dine medarbejdere. Selv dem med nej-hatten på.

Der er flere teknikker du kan bruge for at sikre, at dine medarbejdere tager intranettet sig. Vi giver dig her 12 ideer, som du kan prøve af for at få dine medarbejdere til at bruge intranettet.

 

1. Gør intranettet til standardsiden på internettet

Det er et ret simpelt trick, men det er fjollet, hvis denne simple ting ikke bliver prioriteret. Bed din IT-afdeling om at sætte intranettet som default som hjemmeside for alle medarbejdere. Så er du sikker på, at det er det første de ser, når de logger på deres PC om morgenen.

 

2. Indhold fra jeres branche eller industri

En af måderne hvorpå I kan opnå mere engagement på jeres intranet er, ved at være en central for de bedste nyheder fra jeres industri. I stedet for, at ansatte modtager nyhedsmails og laver deres egen research fra andre, kan ansatte holde sig opdaterede på industrinyheder på jeres egen intranet.

Det kræver naturligvis, at der er en dedikeret person, der altid er opdateret på nyheder indenfor jeres industri og sørger for poste dem på jeres intranet. Ved at poste industrinyheder på jeres intranet kan få jeres medarbejdere til at føle sig bedre informerede om hvad der sker i jeres branche. Det kan sågar interessere medarbejdere, der ellers ikke har interesse i nyheder fra jeres branche.

 

3. Nyheder fra direktøren

Alt indhold, der kommer fra jeres direktør burde have jeres ansattes interesse. Med lidt arbejde kan I lave en ugentlig post fra jeres direktør, der får rekordmange besøgende. Vær opmærksom på at vinkle historierne, så de er interessante. Generelle oplysninger om virksomheden fra jeres direktør er vigtige og sikkert også interessante, men jeres direktørs holdning til brancheoplysninger, deres besøg hos en anden beliggenhed er muligvis endnu mere interessant læsning for jeres medarbejdere.

Igen, for at det skal blive en succes, er det vigtigt, at der er en person, der tager teten på denne opgave. Måske den personlige assistent er med inde over. Det er langt fra sikkert at jeres direktør har tid til at skrive lange beretninger. For at det skal blive en succes, er det derfor vigtigt at have en udførlig plan, som er nem at gå til.

 

4. Virksomhedens succeser og fiaskoer

Jeres medarbejdere er med garanti interesserede i, at vide hvordan det står til med virksomheden. Det kan være alle informationer, som kan booste medarbejderes moral. Financial times har skrevet, at succesfulde virksomheder har gladere ansatte. Så hvis medarbejderne får nyheder om virksomhedens succeser, er der en chance for, at de performer bedre. Det kan være virksomhedens aktiekurs, nye kunder og regnskabstallene for det seneste kvartal. I kan også bruge succeshistorierne fra forskellige teams i virksomheden, såsom nye produktlanceringer, eller lavere sygdomsfravær.

Ligeså vel som gode nyheder omkring virksomheden kan deles, er det også vigtigt, at adressere fiaskoer og dårlige historier således, at der ikke opstår usand sladder i krogene og dårlig stemning. Gode og dårlige nyheder vil få folk til at besøge intranettet.

 

5. Stop med at sende e-mails

Hvis I sørger for at alle dokumenter, informationer og blanketter er at finde på intranettet, er det mere sandsynligt at dine medarbejdere vil bruge intranettet. Hvis det er nødvendigt at bruge intranettet til at finde de ting de leder efter, vil de automatisk bruge det.

Vær modig. Har I altid sendt nyheder omkring jeres virksomhed ud på mail? Se hvad der sker hvis I stopper med at sende nyheder ud på mail, men tilføjer det på intranettet i stedet. Vær ikke bange for at lave drastiske forandringer for at gøre intranettet til det primære sted til at lede efter informationer. Vær konsekvent, men lav en fornuftig overgangsperiode, så folk kan vænne sig til at finde informationer et andet sted end de plejer.

 

6. Tilføj billeder og video af dine medarbejdere når de er på farten

Spørg dine kollegaer, der er på konference, symposier eller workshops om at lave små videoklip eller tage billeder fra deres tur. Det kan måske øge engagementet på intranettet, idet de deler deres oplevelse og den viden de opnår på konferencen, eller viser billeder fra det område som eventen foregår. Ved at vise hvad de ansatte laver, kan lede til en hype omkring intranettet.

En af fordelene ved at få medarbejdere til at dele deres oplevelser med billeder og video er, at de ikke alene deler deres oplevelser, men også deler den viden, som de får med fra dagen. Den viden kommer de ansatte til gode, som ikke var med på konferencen.

Kreative intranet ideer med Sheryl Sandberg

Et eksempel på en person, der gør det rigtig godt, er Sheryl Sandberg, Chief Operating Officer hos Facebook. Foruden at hun arbejder hos Facebook, deltager hun også på konferencer, bestyrelsesmøder, interviews og meget mere. Hun deler rigtig mange af de ting hun deltager i, lidt ligesom en kollega kunne gøre det på intranettet.

 

7. Tal om mad

Mad er måske det ældste trick for at engagere mennesker. Alle mennesker skal spise, og mad er blevet ret trendy de seneste par år. Post madplanen fra kantinen hver uge, og gør en dyd ud af, at undersøge hvor maden kommer fra eller hvordan den er tilberedt. Det vil helt sikkert interessere flere.

 

Tal om mad

Hvis der ikke er en kantine, men flere muligheder for at spise ude i området, kan man sammenligne frokostmenuerne fra de forskellige steder. Måske kan I sågar lave en rabataftale med restauranterne, og lægge dem på intranettet.

Lad dig inspirere af hvordan madbloggere beskriver og fotograferer deres mad, for at finde ud af hvad der gør det særligt. Det kan være, at du vælger en humoristisk tilgang til det eller få det til at handle mere om sundhed. Madbloggere har mange tusind følgere ved blot at beskrive den mad som de spiser, så der må være noget om snakken!

Sørg for lækre billeder og videoer. Det øger helt klart engagementet, at folk kan blive lækkersultne af dine madindlæg.

 

8. Lav eksklusivt indhold

Hvis du vil være sikker på, at dine medarbejdere bruger intranettet, så lav noget indhold, der kun findes på intranettet. Du kan fremme følelsen af FOMO (’fear of missing out’ eller på dansk: frygten for at gå glip af noget). Lav eksklusivt indhold de ikke kan se andre steder. Det kan være rabatter, konkurrencer, særlige medarbejdertilbud eller gratis arrangementer. Hvis dine medarbejdere oplever intranettet som et spændende sted at være, eller et fordelagtigt sted (eksklusive rabatter), så er det mere sandsynligt, at dine medarbejdere kigger forbi intranettet engang imellem.

 

9. Havetips fra jeres egne medarbejdere

Er Peder fra logistik en haj til at holde sin græsplæne smuk året rundt, eller har Sofia det smukkeste tulipanbed hvert forår? Hiv dem ind, og få dem til at dele ud af deres helt særlige viden. Find de gode historier i din egen virksomhed, og få dem til at spire.

Der er mange mennesker, der godt kan lide denne type indhold, og vil sætte pris på det. Der er sikkert ikke mange der ved at Peder eller Sofia har den viden. Det kan være alt fra få linjer omkring deres bedste ideer til at holde haven, til en hjemmevideo af, hvordan man får græsplænen til at blive klar til sommeren. På denne måde tilføjer du et personligt touch til dine medarbejdere, og det kan måske højne samarbejdet i virksomheden.

 

10. Udforsk virksomheden

Uanset hvor stor jeres virksomhed er, så er der en stor sandsynlighed for at dine kollegaer ikke ved hvad der helt præcist sker i den næste afdeling. At udforske virksomheden giver endnu mere mening hvis virksomheden er spredt i flere geografiske lokationer, idet dine kollegaer med sikkerhed ikke ved præcist hvad der foregår andre steder.

Det kan være fortællinger omkring de ansatte på andre lokationer. Det kan også være, at man fortæller om det område, som virksomheden ligger i. F.eks. hvis der er en smuk natur omkring virksomheden. Hvis man fortæller om virksomheden på en spændende måde, er der større sandsynlighed for at det vil forbedre din virksomheds samhørighed og kultur, mens du får brugere til dit intranet.

Billeder af arbejdsplads

Som eksempel har Mærsk bedt sine kaptajner på deres skibe om at tage billeder, når de er til søs. Det er et simpelt trick, som de bruger i deres social medie strategi, for at booste engagement. Det kan man overføre til engagementet på jeres intranet. Hvis I laver noget, der er spændende, skal folk nok komme.

 

11. Portræt af ansatte

Det vigtigste i ens virksomhed er, at kende sine medarbejdere. Hvad med at lave interviews af dine medarbejdere, som man kan læse på intranettet?

Interviews af medarbejdere til internt brug kan være engagerende, socialt og sjovt, og kan hjælpe jeres medarbejdere med at lære hinanden bedre at kende på en stille og rolig måde. Et gennemtænkt interview, præsenteret med personlighed, kan give følelsen af et tilhørsforhold og ejerskab.

Mennesker kan godt lide at kigge på andre mennesker, i stedet for at kigge på abstrakt virksomhedsinformation leveret med en bunke tal. Det kan være et interview af Susan fra økonomi, som fortæller om sin hverdag, hvilke projekter hun arbejder med i øjeblikket, og hvad hun laver i sin fritid. På den måde bliver dine medarbejdere rigtige mennesker og ikke bare endnu ukendte ansigter, som du møder hver dag på arbejdspladsen. På den måde får intranettet også mere sjæl, fordi de mennesker der ’bor’ på intranettet, har en historie.

Små historier om de mennesker, der arbejder i virksomheden får intranettet til at blive menneskeligt.


12. Lav en skattejagt på intranettet


For at skabe noget hype og følelse af formål med intranettet, kan I lave en konkurrence eller skattejagt med medarbejderne om de kan finde dokumenter hurtigere via intranettet frem for mapperne på reolen. Se hvad der sker. Typisk vil dine medarbejdere bruge længere tid på at finde papirdokumenter fremfor elektroniske dokumenter. Lav den øvelse for at give medarbejdere et incitament til at bruge intranettet, med en nytteværdi, nemlig reel tidsbesparelse.

Det kan også være, at I gemmer noget på intranettet og beder medarbejderne finde det. Den der finder det hurtigst, får skatten. Nogle virksomheder har prøvet at udlodde vinderen af deres julelotteri i én enkelt gruppe på intranettet, og har fået en stor medlemsstigning i netop den gruppe. Det er et billigt trick, men hvis det virker, så er det det værd.


Hvad skal I gøre herfra?

Den vigtigste lektie som vi vil fremhæve er, at I skal give jeres medarbejdere en grund til at bruge jeres intranet.

Måske har formålet med at bruge intranettet i starten ikke så meget at gøre med virksomhedsbrug. Hvis I laver intranettet til et fedt sted at være, med interessante interviews og artikler, kommer de til at prøve intranet softwaren af, og se at det ikke er farligt. Så snart de har accepteret softwaren, er I allerede kommet et langt stykke.

Lad ikke nejsigerne komme i vejen for at implementere jeres sociale intranet. Forbered jer på en succesfuld lancering med spændende indhold på intranettet fra starten. Så er dine brugere mere tilbøjelige til at bruge intranettet.

En kort opsummering:

  • Husk at poste noget nyt indhold hver dag på intranettet for at sikre, at der er friskt interessant indhold hele tiden.
  • Post eksklusivt indhold på intranettet så meget som muligt, så det lækre indhold kun findes på intranettet. Det fremmer brugen af intranettet
  • Tænk ud af boksen. Er der nogen i jeres virksomhed, der gør noget særligt? Er der nogen, der er fantastiske til at lave smukke kager med fondant? Lav et miniinterview med vedkommende og læg det på intranettet. Se hvad der sker!

Kunne du tænke dig en god idé til lanceringen af jeres sociale intranet? Så tal med vores Customer Success Team

Relaterede artikler
Download_forside_FAB-case
Case Story

FAB øger videndeling på tværs

Lær fra FAB's erfaringer

Download casebeskrivelsen om FAB og lær om deres udfordringer og hvornår de har opnået bedre videndeling og højere effektivitet med deres Colibo intranetløsning.

Nicoline T Sørensen
Blog Author
Nicoline T Sørensen
Nicoline er Colibos marketingchef. Hun arbejder med tekst, formidling og kommunikationsstrategiske projekter. SEE ALL POSTS

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.