Team Collaboration Blog

21-01-2018
Intranet planlægning

Nyt intranet i 2018? Få gode råd fra vores kunder

Overvejer I at investere i et nyt intranet i 2018? 

Så er I nok også i gang med at se på alle de aktiviteter, I skal foretage jer når i den sammenhæng, men hvad er det vigtigste? De spørgsmål har vi stillet nogle af vores kunder, der har implementeret Colibo de seneste år.

Skal I have hul på arbejdet med at planlægge og implementere et nyt intranet i 2018? Så er I nok også i gang med at se på alle de aktiviteter, man kan foretage sig i den sammenhæng, men hvad er det vigtigste? De spørgsmål har vi stillet nogle af vores kunder, der har implementeret Colibo de seneste år

Hvordan sikrer man sig en smidig proces? Få et overblik over de aktiviteter, I skal overveje når i skal investere i et nyt intranet. Her kan du læse deres gode råd til planlægningen og implementeringen af et nyt intranet - krydret med vores egne erfaringer.

 

Share

Få styr på mål og behov for et intranet

Skal vi vælge SharePoint, Sitecore, Umbraco eller en fjerde løsning? Er det bedst med en standard- platform, eller skal vi udvikle intranetløsningen fra bunden? Ofte bliver der brugt mere tid og energi på at diskutere tekniske detaljer og systemer end på at få styr på, hvad det nye intranet skal bidrage med i forhold til forretningen og medarbejderne.

Inden I beslutter jer for, om det er en hammer eller en skruetrækker, I har behov for, er det en god idé at få identificeret, hvilke udfordringer intranettet skal være med til at løse. Skriv en business case, hvis det giver mening i jeres kontekst, men brug helt sikkert tid på at få styr på målet og behovene, inden I giver jer i kast med at vælge, hvilken platform jeres intranetløsning skal være på.

 

Kosan Crisplant om "medarbejdernes intranet"

Industri bygning

For Kosan Crisplant var behovet at få en platform, hvor videndelingen foregår intuitivt. Med ca. 600 medarbejdere spredt over hele verden og en del medarbejdere, som ikke sidder ved en computer, handlede det om at få et intranet, som var nemt at bruge og hvor medarbejderne kunne dele viden på tværs af lande.

Vi ville have et internationalt brugerinterface, der er genkendeligt for brugerne. Målet for år 1 med det nye intranet var først og fremmest af få aktiveret medarbejderne på alle lokationer og derfor skulle intranettet virke lettilgængeligt" - Lillian Christensen, Kosan Crisplant. 

Læs hele casen om Kosan Crisplants intranetløsning

 

Kosan Crisplant har brugt tid på at undersøge medarbejdernes behov gennem en række af både kvantitative og kvalitative interview. De blev skrevet om til brugerprofiler og behov, der har været med til at understøtte valg og fravalg i processen med at implementere det nye intranet. Brugerundersøgelserne har også været med til sikre, at man undgår at udvikle et intranet, der er fyldt med indhold og værktøjer, som medarbejderne finder andre steder. Målet har blandt andet være at "undgå dobbeltkonfekt", at undgå et intranet fyldt med redundant materiale.

Kosan Crisplant har ikke udarbejdet en stor og forkromet intranetstrategi, men har gjort sig en del tanker om formålet med det nye intranet. Helt kort er det at være "medarbejdernes intranet", og målet er "at skabe mere samarbejde på tværs i organisationen". Ved at have de overordnede mål og behov på plads er det lettere at udarbejde en række evaluerings- og sammenligningskriterier, som kan bruges, dels når man vælger sin platform og dels til at måle på det nye intranets succes.

 

3 takeaways

  • Få styr på mål og behov, inden I vælger system
  • Undersøg, hvordan et nyt intranet kan understøtte medarbejdernes arbejdsprocesser
  • Undgå et intranet, der skaber dobbeltkonfekt - både i forhold til indhold og værktøjer.

 

 

Skab engagement og motivation fra dag 1

Det virker måske som om, det er for besværligt og tidskrævende at inddrage organisationen i processen, men som Malene Brink fra Skive Kommune siger, er det alfa og omega, hvis man gerne vil have organisationen med. I Skive Kommune, der har ca. 4.400 medarbejdere placeret på en lang række lokationer, har det betydet, at en række nøglemedarbejdere har været involveret i hele processen fra valg af system til udvikling af informationsarkitektur og indhold. Det har også betydet deltagelse i en lang række personalemøder for at "sælge intranettet" til flest muligt.

Er man del af en global organisation som Emma Wahlberg fra Clipper, der har over 200 medarbejdere fordelt i 10 lande, må man gribe til for eksempel Skype for at få budskabet ud. Udover at sælge intranettet er det også værdfuldt at lade en eller flere grupper af medarbejdere teste brugen af det nye intranet og bruge deres feedback i udviklingen. 

Som i ethvert andet forandringsprojekt kræver den succesfulde implementering af et nyt intranet, at de, der bliver udsat for forandringen, kan se meningen og værdien af det nye. Samtidig er det også vigtigt at få afstemt forventningerne som i Skive, hvor man gik efter:

Top 50 mest besøgte sider/funktioner ved det gamle Intranet som minimum skal fungere ved åbningen af nyt Intranet. 

Ved at definere det topindhold og den funktionalitet, man går efter at få i luften på dag 1 og være eksplicit omkring det både i samarbejdet med leverandøren og organisationen, bliver det lettere at styre projektet mod succes.

I mange organisationer er der tradition for at implementering af nyt bliver fejret. I Skive Kommune åbnede intranettet i forbindelse med det årlige julelotteri, og i Clipper var der chokolade til medarbejderne. Men det er ikke nok at fejre, der skal også være tid og plads på selve dagen til at hjælpe medarbejderne i gang og en plan for, hvordan man kommer fra den festlige åbning til en frugtbar og værdifuld hverdag med det nye intranet.

 

3 takeaways

  • Inddrag organisationen fra begyndelsen og planlæg åbningsdagen nøje 
  • Definer det indhold, som skal være tilgængeligt første dag
  • Skab motivation ved at lade alle bidrage med indhold

 

Intranettet er ikke bare et projekt

Sidst, men ikke mindst, er det vigtig at få kommunikeret til organisationen, at selvom man har defineret at implementeringen af det nye intranet er et projekt, som varer en bestemt periode - så kræver et levende og dynamisk intranet, at man hele tiden arbejder med det og udvikler det. 

Relaterede artikler
Colibo kunde Fyns almennyttige boligselskab
Case Story

FAB øger videndeling på tværs af geografi

Download casebeskrivelsen om FAB og lær om deres udfordringer og hvornår de har opnået bedre videndeling og højere effektivitet med deres Colibo intranetløsning.

Nicoline T Sørensen
Blog Author
Nicoline T Sørensen
Nicoline var Colibos marketingchef. Hun arbejdede med tekst, formidling og kommunikationsstrategiske projekte SEE ALL POSTS

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.