Team Collaboration Blog

15-11-2017
intranet-planning_icon

Sådan planlægger I en succesfuld intranet lanceringsdag

Sådan laver I en effektiv lanceringsplan for jeres intranetprojekt.

Lanceringen af en ny intranetplatform kræver en ordentlig onboarding af jeres organisations medarbejdere for at blive succesfuld. Det er vigtigt at alle brugere kommer godt fra start for at sikre succesen af platformen. Dette blogindlæg vil derfor give jer inspiration og gode råd til hvordan I bedst kan lancere Colibo til hele organisationen.

 

Se hvordan FAB boligselskab succesfuldt lancerede deres intranet

 

En sjov og meningsfuld lanceringsdag har større chance for at blive en succesfuld lanceringsdag. Introduktionen af et nyt intranet til hele organisationen behøver ikke at være hverken teknisk eller kedelig, I skal blot planlægge en dag som passer til jeres organisation.

Denne artikel vil guide jer igennem hvordan I kan planlægge en succesfuld lanceringsdag med udgangspunkt i jeres organisations situation.

 

Hvorfor bør I planlægge en lanceringsdag?

Det er optimistisk at antage, at dine medarbejdere af sig selv begynder at bruge intranettet fra dag 1. Husk blot filmen Field of Dreams fra 1989, med talemåden: ”If you build it, they will come.” Denne talemåde er en almindelig misforståelse, når man lancerer et intranet, eller en hvilken som helst anden type software i en organisation. Medmindre I fortæller jeres medarbejdere om det, kommer de ikke af sig selv. Det er bedre at antage, at dine medarbejdere ikke kommer ind på intranettet, og i stedet informere dem om det nye intranet. Dette aspekt er utrolig vigtigt for hvor stor en del af brugerne der tager intranettet til sig.

I modsætning til dig og intranet projektgruppen, så har dine kollegaer ikke flere måneders erfaring med at arbejde med intranettet. Din intranetgruppe har måske været i processen med at overveje, købe, implementere og arbejde med intranettet i 1 år eller længere tid. Det har dine medarbejdere og kollegaer ikke! Når man introducerer en ny software platform, er en lanceringsdag og andre marketingaktiviteter omkring intranettet er derfor essentielt for at det bliver en succes.

 

Share

Kommuniker formålet med intranettet

Først og fremmest er I nødt til at beskrive hvorfor jeres medarbejdere har brug for et nyt intranet. Start med at forklare formålet med det nye intranet. Som intranetansvarlige og nøglepersoner har I arbejdet med intranettet i adskillige måneder, før I lancerer det til resten af organisationen. Formålet er derfor åbenlyst for jer, men husk at lanceringsdagen formentlig er første gang, resten af organisationen ser intranettet. Jeres kollegaer har ikke månedsvis af erfaring med intranettet.

Jeres kollegaer er derimod formentlig optaget af deres almindelige dagligdag, og lige pludselig bliver de introduceret til denne nye platform, som de intranetansvarlige fortæller dem er værdifuld – men hvorfor er den værdifuld? Det er ikke nok blot at sige det; I er nødt til at vise det. Hvis formålet ikke er åbenlyst for slutbrugeren, når platformen bliver lanceret, så kan det være svært at få medarbejderne til at vise interesse. Førstehåndsindtrykket er derfor vigtigt.

I et andet blogindlæg skrev vi om nogle ideer, du kan bruge til allerede tidligt at inddrage dine slutbrugere på jeres intranet: 12 intranet ideer som får dine medarbejdere til at bruge intranettet

 

Hvordan kan I gøre det meningsfuldt?

Første trin er at kende jeres formål med intranettet. Det næste trin er at kommunikere dette på en meningsfuld måde, som alle medarbejdere kan relatere til. Dette kan være en udfordring i en stor organisation med mange forskellige medarbejdergrupper. Start derfor med at gruppere dem i relation til deres behov, sammenlignet med hvordan intranettet kan understøtte denne specifikke gruppe. Måske kan I nøjes med at opdele organisationen i to grupper; mobile brugere og stationære brugere. Når I skal planlægge en præsentation, video eller hvad end I ellers kan finde på til lanceringsdagen, så kan denne skelnen allerede der bruges til at tale mere specifikt til medarbejdernes behov, hvilket gør det mere meningsfuldt for den enkelte bruger.

Måske har I forskellige grupper; de typiske kommunikatører og ikke-kommunikatørerne. Hvordan kan I tale til disse grupper, når I beskriver intranettet? I kan også opdele organisationen i endnu flere grupper. Det hele afhænger af jeres specifikke kontekst og hvilke behov medarbejderne har. Jo mere mening og værdi, medarbejderne kan se i intranettet fra begyndelsen, des bedre. Vend perspektivet fra organisationen til medarbejdernes. Hvad vil have betydning for dem?

 

Involver ledelsen i det nye intranet

Det er vigtigt, at I involverer ledelsen i lanceringen af intranettet, da det virker motiverede for slutbrugerne, at ledelsen er synlige i projektet. Her er et par tips:

  • Italesæt intranettet på møder – lav f.eks. en demo, der viser hvilke muligheder der er i intranettet, og hvordan jeres organisation konkret skal bruge det
  • Opfordr ledere til at lave nyheder, som byder slutbrugerne velkommen på intranettet
  • Sørg for, at al information og nyheder fra ledelsen bliver sendt på intranettet, fremfor på mails.

 

Overvej om I vil lave en offentlig eller stille lanceringsdag

Er I nødt til at lave en stor lanceringsdag for at få en succesfuld onboarding? Ikke nødvendigvis. Det er også helt fint at planlægge en stille lanceringsdag. Her er et par ting I kan overveje:

En offentlig lanceringsdag

En offentlig lanceringsdag inkluderer marketing og promovering før lanceringsdagen, datoen skal annonceres adskillige uger før lanceringen, og marketingkampagner- og aktiviteter skal fange medarbejdernes opmærksomhed. Planlæg en offentlig lanceringsdag, hvis I er sikre på at intranettet er klar til lanceringsdagen, og I kun har oplevet få tidligere skrid i deadline fra IT til at imødekomme leveringsdatoer.

En stille lanceringsdag

Planlæg en stille lanceringsdag, hvis intranettet skal udvikles løbende, så en formel lanceringsdag måske ikke giver mening. Eller hvis jeres organisation tidligere har oplevet at IT har svært ved at overholde releasedatoer. Derudover kan I overveje stille lanceringsaktiviteter, hvis I har erfaring fra andre offentlige lanceringsdage, som brugere ikke har reageret positivt på. En stille lanceringsdag kan inkludere marketing og promovering efter lanceringen, en intern lanceringsdag målrettet udviklings- og indholdsteamet og en mere officiel fejring af systemet efter releasen.

 

Hvordan kan en sjov lanceringsdag se ud?

Intranets virker kedeligt for mange mennesker. Det ved vi godt. Men sådan behøver det ikke være. Se om I kan finde kreative måder at gøre en lanceringsdag sjovere på. Intranets handler mest af alt om at gøre jeres organisation endnu stærkere og bedre, men på samme tid, handler det mest af alt om medarbejderne. Så fejr jeres organisation og sæt medarbejderne i centrum. Tag udgangspunkt i jeres organisations kontekst og overordnede strategi, og lad den tekniske del være sekundær.

Afhængig af størrelsen på jeres organisation, så lav en sammenkomst, hvor hele organisationen er samlet. Hvis jeres organisation er for stor til det, eller medarbejderne er spredt ud over forskellige lokationer, så lav en virtuel sammenkomst, og I kan måske sørge for, at medarbejderne på de forskellige lokationer også faciliterer noget fysisk hos dem.

I kan også lancere online med en række af e-mails, videos, live chat eller webinarer, hvor medarbejderne er samlet og I kan være sikre på, at alle får den samme information.

 

Planlæg dagen

Vi kan anbefale følgende elementer for at skabe en succesfuld lanceringsdag.

  • Kommuniker formålet med intranettet med vægt på jeres organisations behov
  • Lav små præsentationer med fokus på forskellige grupper (hav en nøgleperson fra den specifikke gruppe til at lave præsentationen mere troværdig)
  • Introducer platformen med fokus på de overordnede principper
  • Tag jer tid til at svare på de spørgsmål der måtte være
  • Overvej om der skal være nogle gadgets til at skabe mere opmærksomhed omkring intranettet (power banks, klistermærker, t-shirts etc.)
  • Vær sikker på at alle ved hvad de skal gøre fra nu af, og husk at følge op
  • Hvis I har mange mobile brugere, så lav en session hvor I viser hvordan man bogmærker det nye intranet på deres telefon

 

 

Hvis I har brug for gode råd eller hjælp til at planlægge jeres lanceringsdag, er Colibo altid klar til at hjælpe jer med at facilitere denne proces.

Relaterede artikler
Download_forside_FAB-case
Kundecase

Se hvordan FAB lancerede deres intranet

Download kundecasen fra Fyns Almennyttige Boligselskab og bliv klogere på hvordan de planlagde en succesfuld lanceringsdag af deres intranet.

Nicoline T Sørensen
Blog Author
Nicoline T Sørensen
Nicoline var Colibos marketingchef. Hun arbejdede med tekst, formidling og kommunikationsstrategiske projekte SEE ALL POSTS

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.