<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=737891076383107&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Team Collaboration Blog

5-12-2017
ongoing-success_icon

Sådan arbejder I videre med intranettet efter lancering

Få tips og inspiration til hvordan I kan holde medarbejder engagementet oppe efter lancering.

Når I har haft en succesfuld lanceringsdag for jeres nye intranet, er det vigtigt at arbejdet omkring intranettet ikke blot slutter, men at I bliver ved med at prioritere det og ser det som en kontinuerlig proces, i stedet for et overstået projekt. Det er vigtigt at blive ved med at engagere jeres medarbejdere og arbejde med intranettet for at I kan opnå jeres intranetmål.

Der er mange måder at gøre dette på. Dette blogindlæg vil guide jer igennem nogle af de aktiviteter, som Colibo anbefaler. Det vigtigste er at fastholde en positive attitude overfor intranettet og at uddanne medarbejderne i at tage ansvar for den løbende optimering af deres brug af deres nye intranet. Jo mere værdi de kan se i at bruge det, jo nemmere vil det være for jer at sikre et højt brugerengagement.

 

Bliv ved med at engagere ambassadører

En af de vigtigste faktorer for succesfuldt at engagere slutbrugerne til at bruge deres nye intranet og få det fulde udbytte af platformen i deres arbejde er at uddanne og engagere ambassadører igennem hele processen. De kan enten være nøglepersoner fra hver afdeling eller medarbejdere, som viser en ekstra stor interesse i intranettet. De intranetansvarlige bør arbejde på at udvikle ambassadørernes interesse og engagement i intranettet, som til gengæld vil gøre dem til gode ambassadører i organisationen.

Da de naturligt vil dele deres entusiasme og perspektiv, vil medarbejderne omkring dem automatisk blive påvirket til at bruge intranettet endnu mere. I kan anskue det på denne måde: Ambassadørerne er jeres bindeled til slutbrugeren. Ved at engagere ambassadørerne, vil I være kommet langt med også at gøre slutbrugerne entusiastiske omkring intranettet.

For at kunne facilitere dette, bør ledelsen allokere tid og ressourcer til ambassadørerne. Det er en god ide at sætte nogle retningslinjer, som vil gøre det nemmere for ambassadørerne at bruge tid på at producere forskellige former for materialer og kampagner, samt afholde møder med slutbrugerne.

 

Share

Engagement gennem digitalt indhold

De fleste organisationernes kommunikation foregår digitalt, hvilket derfor kan være en god kanal at skabe opmærksomhed omkring det nye intranet, når det først er lanceret. I kan for eksempel lave spændende indhold på intranettet, som vil give medarbejderne lyst til at besøge platformen og engagere sig. I kan få inspiration til ideer, der får jeres medarbejdere til at besøge intranettet her:

 

12 intranet ideer som får dine medarbejdere til at bruge intranettet

 

I den første periode efter lanceringen, kan det være en fordel at minde medarbejderne om de forskellige funktioner og hvordan man kan bruge intranettet bedst muligt. Dette kan I for eksempel gøre gennem en række korte e-mails eller nyhedsartikler på intranettet. I kan blandt andet vælge at fokusere på en ny funktion hver måned og oploade en video eller en nyhedsartikel, som viser i hvilke situationer den er brugbar.

I kan også lave små nyhedsartikler som fortæller eller viser hvordan andre afdelinger bruger intranettet, eller I kan lave en guide til jeres medarbejdere, som viser de forskellige funktioner og hvordan de kan bruges. Hvis en afdeling har gjort noget bestemt på en god eller inspirerende måde, kan I dele det med resten af organisationen. Jo flere eksempler I kan komme med, som viser potentialet af intranettet til medarbejderne, des bedre.

Ved at opdele informationer omkring intranettet i en række mindre e-mails og lignende, har I de bedste forudsætninger for at alle langsomt lærer hvordan deres behov kan blive understøttet af intranettet. På samme måde undgår I at de føler sig overvældet af al den nye information, som de formentlig ikke kan huske det hele af alligevel.

 

Faciliter intranetarbejde i individuelle afdelinger

Ansøger giver sit CV til HR

Et aspekt er hvordan organisationen planlægger at bruge intranettet overordnet set, et andet aspekt er hvilke behov hver enkelt afdeling har. Gør det nemt for afdelingslederne at facilitere intranetarbejdet og træf beslutninger angående deres specifikke brug af det. Jo mere frihed de har til at forme og bruge intranettet på den måde det giver mest værdi for dem, des bedre.

Som intranetansvarlig, kan I skabe en ramme for at gøre det nemmere for afdelingslederne eller nøglepersonerne at facilitere arbejdet med intranettet i deres afdeling efter lanceringen. Det behøver ikke være noget stort setup, men nogle retningslinjer for hvordan man kan arbejde med afdelingernes behov i relation til intranettet. Det kan være anbefalinger til hvordan man kan inkludere intranettet på ugentlige møder eller facilitere individuelle workshops med medarbejderne i afdelingen.

Det er også en god idé at lave et system for feedback; på denne måde har medarbejderne mulighed for at komme med idéer og spørgsmål. Dette vil også fastholde engagementet, da de vil føle de også er en del af at forme intranettet. Det er også muligt at oprette en arbejdsgruppe for ambassadørerne på intranettet, hvor de kan diskutere forskellige emner relateret til intranettet og dele tips og inspiration med hinanden på tværs af afdelinger.

 

Tilbyd afdelinger at booke en intranetsession

Når I har lanceret intranettet, vil I allerede have en række superbrugere og ambassadører, som kan give meningsfulde intranetsessioner eller introduktioner til resten af organisationen.

Da jeres medarbejdere allerede har fået en generel introduktion til intranettet på dette tidspunkt, er det nu essentielt at tilbyde dem kurser i hvordan de kan løse specifikke daglige opgaver, da jeres medarbejdere vil have forskellige behov og dermed forskellige prioriteter. Det er derfor en god ide at tilbyde en række forskellige kurser, så de kan vælge det der er relevant for dem. Hvis I har mange medarbejdere som bruger intranettet på mobilen, er det for eksempel vigtigt at fokusere på dette ved at uddanne dem i best practise. Hvis intranettet ikke er brugervenligt for mobile brugere, er det mere sandsynligt at de ganske simpelt ikke kommer til at bruge det. Derfor er det vigtigt at undervise medarbejderne hvordan de kan kommunikere på intranettet, for eksempel ved brug af billeder, opbrydelige tekster, etc.

Det er også en god ide at undervise dem i generel kommunikation på intranettet. Mange medarbejdere er ikke vant til at lave nyhedsartikler eller opslag selv, da dette typisk er kommunikationsafdelingens ansvar. For at sikre jer at medarbejderne kommer til at bruge intranettet og gøre dem mere ’trygge’ i at producere indhold, er det derfor en god idé at lave nogle retningslinjer for hvordan man kan kommunikere. Ellers risikerer I at nogle medarbejdere vil holde sig tilbage, blot fordi de ikke er sikre på hvordan man bruger det.

Alle afdelinger behøver ikke nødvendigvis at booke en intranetsession. Tilbyd afdelingerne en session på en til to timer med en intranetekspert fra organisationen, som kan hjælpe dem med at få mest muligt ud af platformen. Det er ikke alle, som vil finde det nødvendigt, men det kan være værdifuldt for både afdelingerne, men også for de intranetansvarlige at finde ud af hvilke udfordringer, slutbrugerne har. På denne måde kan onboardingen blive bedre og nemmere. Samtidig har de intranetansvarlige også et bedre udgangspunkt for at håndtere problemer eller spørgsmål som kan opstå, når medarbejderne begynder at bruge intranettet.

 

Intranet konkurrencer

Intranet konkurrencer

Lav små konkurrencer på intranettet for at få medarbejdere til at besøge platformen og engagere sig. I behøver ikke være bekymrede for at medarbejderne kun vil besøge intranettet for ikke-arbejds relaterede indhold eller begivenheder. Interessen for det faglige indhold vil komme sammen med det sociale. Og konkurrencer er en glimrende måde at få medarbejdere til at engagere sig. Hvis et af jeres mål med intranettet er at øge medarbejder engagementet, eller medarbejdertilfredsheden, er det et godt værktøj, da den sociale del af en digital arbejdsplads er ligeså vigtig som den faglige.

I december kan I lave en julekalender, som kræver at medarbejderne besøger intranettet, hvis de ønsker at deltage. Det kan også være en konkurrence hvor de intranetanvarlige efterlader små hints rundt omkring på intranettet til at løse en gåde, som igen kræver at medarbejderne navigerer i forskellige områder på intranettet.

I kan også få medarbejderne til at bruge specifikke funktioner, som for eksempel at lave en nyhedsartikel og se hvem der får flest visninger. Eller få dem til at oprette en gruppe og se hvilken der får flest medlemmer. Ved at få dem til at bruge funktionerne fra starten, er det mere sandsynligt at medarbejderne vil vende tilbage til intranettet og bruge det i deres dagligdag fremover.

Dette er blot nogle få eksempler. Der er mange måder at facilitere online konkurrencer, blot overvej hvad I ønsker at få ud af det og start planlægningen.

 

Interne intranet kampagner

Gennem intranetprocessen kan det være en fordel at lave interne kampagner, som kan finde medarbejderne om intranettet og forskellige områder, funktioner eller nye måder at bruge det på. Jeres kampagne kan vare så længe I ønsker, for eksempel et par dage eller helt op til en måned.

I kan blandt andet vælge at undersøge hvilke udfordringer jeres medarbejdere har i deres dagligdag, og fokuser på disse ved indhold på intranettet, møder, emails osv. i en bestemt periode, og suppler evt. med fysiske aktiviteter eller begivenheder.

Et halvt års tid efter lanceringen kan I også lave en kampagne som igen fokuserer på de intranetmål, I har sat i organisationen, og hvordan medarbejdere kan arbejde på at optimere deres brug af intranettet i relation til disse mål. Ved at fastholde opmærksomheden mod intranettet som en løbende proces, vil medarbejderne også gradvist tænke på denne måde. Med tiden vil de selv optimere deres brug af intranettet uden at få en reminder først.

 

Regelmæssige præsentationer og webinarer

Da intranets konstant udvikler sig, er det en god ide at samle organisationen enten online eller til en fysisk begivenhed til at gå igennem nye funktioner og endnu en gang fokusere på intranetmål og den forandring, I ønsker at se gennem intranettet.

 

Evaluering

En del af at organisere arbejdet omkring intranettet efter lanceringen er at lave en evalueringsplan for det følgende år. At evaluere jeres intranet er en løbende proces, som er en af de bedste måder I kan fastholde fokus på forandring og forbedring af jeres brug af intranettet. I kan vælge at gennemføre en evaluering årligt, eller dele evalueringen op i mindre dele som bliver en naturlig del af det løbende arbejde med intranettet. Dette er også en god måde at fastholde medarbejderengagementet, da de vil se hvordan løbende forbedringer gør deres arbejdsdag mere effektiv.

 

Afsluttende bemærkninger

Der er mange andre måder I kan organisere jeres arbejde med intranettet efter lanceringen. Først og fremmest bør I tage udgangspunkt i jeres organisation, og undersøge hvad der vil fungere i jeres specifikke kontekst. Hvad der virker for én organisation virker måske ikke for en anden, og I er eksperten i jeres egen organisation.

Lanceringensdagen er en fantastisk anledning til at skabe opmærksomhed omkring det nye intranet, men det tager tid for medarbejdere at integrere det i deres daglige rutiner og bruge det som deres digitale arbejdsplads. Først når de gør det, vil I opleve den forandring I ønsker at se i organisationen. Så vær tålmodig, og afsæt tid og ressourcer til at arbejde videre efter lanceringen.

Colibo kan også hjælpe jer med lancering og tiden efter. Lær mere om hvordanColibos Customer Success Team kan hjælpe jer med det videregående arbejde efter I har lanceret jeres intranet.

Relaterede artikler
Forside_FAB
Kundecase

Se hvordan FAB succesfuldt lancerede deres intranet

Lær fra FAB's erfaringer

Download casebeskrivelsen om FAB og lær om deres udfordringer og hvornår de har opnået bedre videndeling og højere effektivitet med deres Colibo intranetløsning.

Julie Tobiesen
Blog Author
Julie Tobiesen
SEE ALL POSTS

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.