<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=737891076383107&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Lyttende person til møde med kollegaer

Implementering af et succesfuldt intranet i den offentlige sektor

Esbjerg Kommune øger effektiviteten med deres nye integrerede intranet.

Colibo kunde - Esbjerg Kommune

Samling af virksomhedens værktøjer på ét sted

Udfordring
Som en af Danmarks største kommuner, og med mange fejlslagne forsøg på at forbedre deres interne kommunikation, fandt Esbjerg Kommune ud af, at de havde brug for at de havde brug for et nyt kommunikationsværktøj. For hvordan får man 10.000 medarbejdere til at skifte intranet med succes? Mens mere end 50% af medarbejderne har deres dagligdag væk fra skrivebordet?
Resultater
Medarbejderne hos Esbjerg Kommune kan nu samarbejde på tværs af teams med arbejdsgrupper på intranettet og bruge deres intranet telefonbog til hurtigt at finde kontaktoplysninger på intranettet. Nu er information tilgængeligt for alle i kommunen.
  • +10.000 medarbejdere
  • Kommune
  • Live siden juni 2016
  • Tidligere udbyder: IntraNote
  • Danmark

Implementering af et succesfuldt intranet i den offentlige sektor

Som en af Danmarks største kommuner med flere end 9.000 arbejdspladser indenfor offshore-industrien, og med mange fejlslagne forsøg på at forbedre deres interne kommunikation, fandt Esbjerg Kommune ud af, at de havde brug for at de havde brug for et nyt kommunikationsværktøj. For hvordan får man 10.000 medarbejdere til at skifte intranet med succes? Mens mere end 50% af medarbejderne har deres dagligdag væk fra skrivebordet?

Hos Esbjerg Kommune havde de brug for en intranetløsning, der kunne agere som et centralt og digitalt mødepunkt for alle medarbejdere. Forskellige løsninger havde ikke haft den effekt, som kommunen ledte efter. De valgte Colibo til at være virksomhedens knudepunkt og samarbejdsværktøj. Colibo blev erstatning for en gammel Intranote-løsning, hvor medarbejderne brugte Google til at søge efter informationer i stedet for intranettet.

 

Danmarks EnergiMetropol 

Esbjerg er Danmarks EnergiMetropol med mere end 9000 arbejdspladser indenfor offshore-industrien, der omfatter olie, gas og vindmøller. Esbjerg er desuden Danmarks repræsentant blandt verdens 19 energibyer, det såkaldte WECP (World Energy Cities Partnership). Esbjerg er Danmarks 5. største by. For at kunne servicere borgerne i kommunen, er det vigtigt at intern kommunikation og videndeling er i fokus, og bliver håndteret professionelt.

Colibo foredrag

Spørg medarbejderne hvad de gerne vil have

Esbjerg Kommune samlede en projektgruppe for at sikre sig, at alle interessenter i kommunen blev hørt i beslutningen om, at investere i et nyt intranet. De tilgik processen ved, at spørge en række medarbejdere om deres ønsker, og hvilke behov det nye intranet skulle dække.

En grundig proces for at finde den rigtige løsning

Hvordan får man så flyttet det store antal medarbejdere fra ét intranet til et nyt? Og oven i købet så medarbejderne har lyst til at bruge og engagere sig i det nye intranet? Man vælger først og fremmest et intranet, der passer til de behov og udfordringer, man står overfor. Derefter klæder man medarbejderne godt på. Det er i hvert fald sådan Esbjerg Kommune har grebet situationen an. 

En god start og grundige forberedelser har været vigtige for Esbjerg Kommune, som allerede er i fuld gang med at gøre intranettet klar til de mange brugere. En af de afgørende ingredienser er involvering af medarbejderne. Konkret er det bl.a. gjort gennem en række redaktørworkshops i Esbjerg, som blev faciliteret af Colibo samt dialog og møder omkring det nye intranet. Her har medarbejderne fået mulighed for at forstå, præge og bruge intranettet for at ejerskabet også blev en del af processen.

 

Forberedelse betaler sig

Efter at have prøvet flere intranetløsninger, som ikke kunne imødekomme kommunens behov, ledte kommunikationschef, Thomas André Reil og webkonsulent, Lisbeth Rosendal efter et moderne intranet hvor medarbejdere blev involveret i stedet for at stå på siden som tilskuere. Til at starte med søgte de gode råd fra deres kolleger i andre kommuner for at se hvilke intranetløsning de brugte. De så flere forskellige intranetløsninger, såsom SharePoint, Intranote og skræddersyede systemer.

Af alle de løsninger vi så (red. SharePoint, Intranote og skræddersyede løsninger) nåede vi aldrig dertil, hvor vi tænkte wauw, det er lige det vi skal bruge - Lisbeth Rosendal, webkonsulent Esbjerg Kommune

Derfor begyndte projektgruppen at undersøge og analysere markedet for intranetløsninger. Med en håndfuld intranetløsninger i spil, inklusiv Colibo, begyndte Esbjerg Kommune processen med at kortlægge den rigtige løsning for organisationen. For at finde den helt rigtige løsning, valgte de at spørge deres brugere om, hvad de havde behov for i deres hverdag.

En af de store udfordringer med de tidligere intranetløsninger, Esbjerg Kommune har haft, har været at medarbejderne i kommunen har haft svært ved at finde den information de har brug for. Årsagen var en dårlig søgefunktion, der havde svært ved at vise relevant indhold. Som Thomas André Reil, Esbjerg Kommunes kommunikationschef fortæller:

Medarbejderne er vant til at google alting og finde det, de leder efter med det samme. Det har været en stor udfordring på det gamle intranet, fordi der dukker en masse gamle dokumenter op, og det bliver næsten umuligt at finde frem til noget.

Med en ny og overskuelig indholdsstruktur, som kommunens redaktører lige nu arbejder på, og en skarp søgefunktionalitet i Colibo, får medarbejderne de mest relevante resultater, når de fremover søger efter dokumenter - præcis som vi kender det fra Googles egen søgemaskine.
Mobiltelefon holdt i hånden

Uddannelse af medarbejdere for at lave et bedre intranet

En god start og grundige forberedelser har været vigtige for Esbjerg Kommune, som allerede er i fuld gang med at gøre intranettet klar til de mange brugere. En af de afgørende ingredienser er involvering af medarbejderne. Konkret er det bl.a. gjort gennem en række redaktørworkshops i Esbjerg, som blev faciliteret af Colibo samt dialog og møder omkring det nye intranet. Her har medarbejderne fået mulighed for at forstå, præge og bruge intranettet for at ejerskabet også blev en del af processen.

Det var fedt at se, hvordan redaktørerne i kommunen hurtigt tog intranettet til sig i workshop-dagene og gjorde det til deres eget. Der ligger et stort arbejde i at flytte en masse dokumenter, men indstillingen var i top og der var god stemning og energi fra alle, der deltog. - Morten Sig Olsen, Leverancechef, Colibo

Processen er lang, men grundigt arbejde kommer som oftest ti gange igen. For Esbjerg Kommune har det været vigtigt, at medarbejderne kunne føle sig trygge gennem hele forløbet. Derfor er nøglepersoner fra de forskellige forvaltninger blevet inddraget i processen fra start.

”Det har været rigtig godt, fordi det har gjort, at de har følt sig trygge, da de har været med i processen fra start og haft indflydelse,” fortæller Lisbet Rosendal, som er webkonsulent hos Esbjerg Kommune og står for implementeringen af intranettet.

Et responsivt intranet til medarbejderne i institutionerne

Noget af det, mange af kommunens medarbejdere kommer til at mærke i deres dagligdag, er adgangen til intranettet fra flere forskellige enheder. Den responsive del af Colibo er helt central for de daglige brugere og dermed kommunen. Det mobile intranet giver mulighed for, at de mange medarbejdere på farten og ude i institutionerne får samme brugervenlige og nemme adgang til intranettet, som medarbejderne ved skrivebordet

Lisbet Rosendal Webkonsulent Esbjerg Kommune

Nem adgang fra mobiltelefoner

Lisbet Rosendal, Webkonsulent Esbjerg Kommune

Den responsive platform har været et helt springende punkt for os. Vi vil gerne have adgang til intranettet via mobiltelefoner og tablets, så vi også kan inddrage de dagplejemødre, hjemmehjælpere og SOSU-assistenter, som ikke nødvendigvis sidder med en computer i deres daglige arbejde.

Med det imponerende engagement fra de nyuddannede redaktører har medarbejderne i Esbjerg Kommune nu en intranetløsning, der passer til organisationens behov. Medarbejderne kan finde relevant information takket være søgefunktionen i Colibo. Desuden giver Colibos intranetløsning kollegaer på vej til at deltage i videndeling og intern kommunikation med det responsive design og funktionalitet.

For Thomas, Lisbet og Esbjerg Kommune er det lykkedes at finde de helt rigtige ingredienser. Et godt mix af tilbundsgående research, dedikation, medarbejderinvolvering - og ikke mindst et socialt intranet, hvor medarbejderne kan dele viden, finde informationer, uanset om de sidder på deres kontor eller de er på farten.

 

Den feedback vi får fra vores brugere er positiv. Vi har haft en rigtig god proces indtil videre og jeg har en rigtig god mavefornemmelse, der siger, at vi har gjort det helt rigtige for os. - Lisbet Rosendal, Webkonsulent, Esbjerg Kommune

Colibo kunder - FAB
Case Story

FAB øger videndeling på tværs af geografi

Download casebeskrivelsen om FAB og lær om deres udfordringer og hvornår de har opnået bedre videndeling og højere effektivitet med deres Colibo intranetløsning.
Colibo Logo
Share
Nicoline Sørensen
Nicoline Sørensen
Head of Marketing
+45 26 36 28 26
Contact us for more info about the case

Nicoline was Colibo's Head of Marketing. Her interest is in employee engagement, intranet best practices and job satisfaction.

Få de seneste nyheder om intern kommunikation, samarbejde og intranet direkte i indbakken