<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=737891076383107&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Engineering_RD_full_size

Intranet til ingeniørvirksomheden R&D blev et effektivt projektværktøj

R&D har fået ensrettet på deres arbejdsgange for deres projekter og kan nu i højere grad videndele med deres kollegaer.

R&D logo

R&D havde brug for et internt system til videndeling

Udfordring

Med stor vækst i virksomheden og mange projekter, var det afgørende for R&D at finde en platform, hvor de kunne dele viden effektivt på tværs. Som rådgivende ingeniørvirksomhed er deres viden alfa og omega for at være på markedet. Mail har tidligere været deres foretrukne kommunikationsværktøj, men det gav problemer, fordi vigtig information blev væk i mails. Derudover havde virksomheden svært ved at få medarbejderne til at bruge de aktuelle templates, da de ikke var nemt tilgængelig på drevet.

Resultater
Ved at implementere Colibos intranet har R&D fået en platform, hvor de bruger arbejdsgrupper til mange af deres projekter. Alt viden er samlet ét sted, og alle i projektgruppen kan tilgå informationer og dokumenter omkring projektet. Derudover gør det også at informationsdeling bliver mere decentralt, så det ikke kun er kommunikationsafdelingen, der deler nyheder.
  • 180 ansatte
  • Ingeniørvirksomhed
  • Live siden december 2017
  • Ingen tidligere intranetløsning

Intranet til ingeniørvirksomheden R&D blev et effektivt projektværktøj

R&D vækstede fra 50 til næsten 150 medarbejdere på halvandet år, og da indså de, at de ikke kunne blive ved med at køre deres interne struktur. De har ikke tidligere haft et intranet. Den tidligere interne struktur bestod af mailkommunikation. Mail har tidligere været deres foretrukne kommunikationsværktøj, men det gav problemer, fordi vigtig information blev væk i mails.

 

Vil du gerne gemme casen, så du kan læse den senere? Så download den her.

 

Derudover havde de et drev til håndbøger og dokumenter. Drevet bliver ikke erstattet, men alt hvad der foregår på tværs for at gennemføre et projekt, ligger på intranettet. På den måde undgår de, at en fil ligger i en ukendt mappestruktur.

Ved at undgå kommunikation omkring projekter på mails, undgår de også at detaljer forsvinder i mails i en indbakke, eller at nye projektdeltagere ikke kan se alle informationer, der er gået forud for deres deltagelse i projektet. Med et intranet kan man nemt invitere den nye projektdeltager med i arbejdsgruppen og fortælle dem, at de kan orientere sig om alting i den gruppe.

Et intranet skulle først og fremmest give et bedre overblik, især i forhold til projekter, og intranettet skulle sikre bedre videndeling på tværs. R&D er en rådgivende ingeniørvirksomhed, så deres viden er alfa og omega for at være på markedet.

 

Om R&D

R&D er en udførende og rådgivende ingeniørvirksomhed med fokus på industrien. De servicerer en lang række større kunder, hvoraf flere er med til at sætte dagsordenen i både dansk og international industri.

R&D medarbejdere ved et bord

Positiv feedback

”Den feedback vi har fået fra vores brugere allerede er at arbejdsgrupper virker." Siger Gitte Lund, efter de har brugt intranettet i nogle måneder.

Lancering af intranettet

Gitte Lund holdt et oplæg for alle i virksomheden og live-streamede det, så alle der arbejdede decentralt kunne følge med. Her gennemgik hun kort hvad man kunne bruge intranettet til.

Hun fremhævede især de ting, som hun vidste ville skabe værdi for den enkelte, og som var efterspurgt i virksomheden:

  • Overblik over håndbøger
  • Projektværktøjer
  • Hvilke templates, der skal bruges hvornår
  • Arbejdsgrupper

I R&D har de gjort intranettet til automatisk startside for alle webbrowsere, så det første medarbejdere ser om morgenen, når de lukker computeren op, er deres intranet.

For at overbevise de ansatte, kommunikerede Gitte Lund, at intranettet skulle gøre R&D mere effektive og gøre alting nemmere for medarbejderne.

 

R&D Intranet newsfeed

 

Skærmbilledet herover viser R&D's intranet, hvor der er slået en nyhed op til udvalgte personer og grupper. Kommunikationen er gået fra all-emails til nyheder på intranettet. På den måde kan medarbejderne informere præcis de personer, som nyheden er relevant for, og undgå at sende e-mails ud til alle, og ende i en 'besvar'-tråd. I newsfeedet kan alle kommentere på nyheder, og ændringer til informationer, der er lagt på intranettet, bliver sendt ud til alle.

 

Forløbet frem til en endelig beslutning

Før R&D indgik i dialog med Colibo, var de i den spæde start med at implementere SharePoint. Det var ledelsens ønske at få SharePoint. Gitte var ikke så begejstret for SharePoint, fordi hun allerede havde undersøgt flere forskellige intranet-løsninger, og talt med flere, der ikke anbefalede SharePoint.

Argumenterne var, at SharePoint er tungt. Der var mange, der havde fået fortalt, at SharePoint var en billig løsning, fordi man havde de licenser man skulle bruge, når man havde Office365. Men når man kom ind i det, var det ikke ret brugervenligt at sætte op, og man skulle bruge mange penge på opsætningen.

Når det så var sat op, var det ikke overskueligt, men tværtimod en rodekasse, hvor man har svært ved at finde rundt i tingene. Så Gitte syntes, at det var spild af penge at investere i.

I mellemtiden skete der nogle organisatoriske forandringer, som gjorde at Gitte greb intranetprojektet, og forsøgte at kigge efter en anden intranetleverandør. Heldigvis var de ikke kommet i gang med udrulningen af deres SharePoint løsning, så de tabte heldigvis ikke nogen penge på at stoppe SharePoint projektet.

 

De havde brug for en intuitiv løsning

Herefter gik Gitte ud og undersøgte markedet igen og talte med et par leverandører. Med hendes baggrund indenfor informationsvidenskab havde hun en fordel, fordi hun kunne forstå kunderejsen, og at den løsning de skulle have, skulle være brugerorienteret.

Ønsket var, at løsningen skulle være et intuitivt system, som der ikke skulle bruges mange ressourcer på at lære folk op i.

R&D domicil

Ledelsen blev overbevist med en business case

Det var et langt forløb at overbevise ledelsen om at R&D skulle have Colibo. Årsagen var blandt andet at virksomheden vækstede utrolig meget i den periode, så det var svært at få prioriteret intranettet hos ledelsen.

Gitte skrev en business case, hvor hun forklarede hvad formålet med portalen var, og mente at det kunne effektivisere og gøre virksomheden bedre. Derefter havde de et møde, hvor de gennemgik økonomien, beregninger på øget medarbejdertilfredshed og viste hvordan projektstyringen i virksomheden kunne blive bedre med et Colibo intranet.

Det fik dem overbevist!

 

Informationsworkshop

De har lavet flere workshops for at beslutte hvilket noget indhold, der skulle være på intranettet. Målet var at få input fra alle fagområder. Projektgruppen inviterede nogle folk fra hele huset for at få forskellige input.

Projektgruppen præsenterede hvad der ville være nice to have at have på intranettet, og hvad det var vigtigt at have på intranettet. De brugte demo-sitet for at få en konkret snak. Så kom de forskellige personer med deres uforbeholdne input til hvad der kunne give mening for dem. Så kom de ansatte med en mængde input til hvordan det kunne give mening for dem.

Der blev lavet flere runder, hvor projektgruppen blev klogere på hvad der skulle være på intranettet. Gitte  havde ansvaret for at hælde indhold på intranettet og i processen sendte hun mails med konkrete opgaver til nøglepersoner. Opgaverne bestod i at undersøge om vedkommende kunne finde de ting, som de fik som opgave at finde. F.eks. skulle nøglepersonerne oprette en arbejdsgruppe. De skulle rate funktionaliteten med 1-5, for hvor nemt det var at finde, oprette og udføre opgaven. Generelt lå de på en 4’er, idet der var nogle der lige skulle bruge lidt tid på at kigge på det.

Gitte R&D.png

Intuitivt og brugervenligt

Gitte Lund, Marketing & Communication Manager R&D

Hvis det skulle blive en succes, skulle vi have et helt simpelt system, som vi og vores ingeniører kunne bruge. Det kunne vi få med Colibo.

Eksklusivt indhold bliver lagt på intranettet

Intranet projektteamet har gjort en dyd ud af at fjerne en del indhold fra andre kilder og lægge det på intranettet. Ved kun at lægge indholdet på intranettet og ingen andre steder giver et naturligt incitament til at gå ind på intranettet og finde det medarbejderen skal bruge.

Et eksempel på en eksklusiv nyhed er, at deres direktør lige har slået en nyhed op på intranettet om, at virksomheden flytter til en ny lokation. Det er kun slået op på intranettet.

Hos R&D har de Kompetenceprofiler, som minder om et CV. De er flyttet fra det interne drev til intranettet. Det har de også gjort med templates og guidelines, så det kun er at finde på intranettet. Kompetenceprofilen er det der bliver vist på skærmbilledet herunder.

 

RD_Intranet_kompetenceprofil

 

Governance

For at guide brugerne på intranettet, forsøger Gitte Lund at holde øje med aktiviteten på intranettet. Et af de tiltag hun foretager sig for at motivere folk til at bruge intranettet er, når der kommer en fællesmail, og så skrive tilbage til afsenderen og bede dem om at slå det op på intranettet i stedet.

På den måde håber hun at guide brugerne i en retning af at bruge mails mindre og intranettet mere.

”Det kan være svært at vænne sig af med at bruge e-mails, og det kommer ikke fra dag 1. Folk skal stille og roligt se værdien i intranettet”.

Der er på sin vis ikke lavet guidelines for brugen af intranettet. Alle muligheder bliver holdt åbne til en start, og så ser de tiden an. Alt indhold er heller ikke hældt ind på intranettet fra starten. Det kommer på sigt når de får vurderet behovet. Med mere erfaring med intranettet og feedback fra brugerne, bliver de klogere og kan bedre vurdere behovet.

 

Intranettet fungerer som social opslagstavle

Ledelsen er blevet bedt om at gå forrest i starten, så de har skrevet en velkomsthilsen til deres team. Projektdirektører er blevet bedt om at gå ind og lægge en projektnyhed op eller et billede fra on-site, så alle får en fornemmelse af at der også kan tilføjes sociale aspekter på intranettet. Gitte Lund melder tilbage, at de gjorde det meget i starten, og at det ikke virker som om de er bange for det.

 

Julequizzen førte til mere engagement

R&D lancerede deres intranet kort før jul, så de valgte at lave en julekalender på intranettet, hvor medarbejderne kunne besvare en gåde hver dag, hvor der blev udloddet en præmie. Der var mange der deltog i quizzen. Gitte Lund melder tilbage, at det var en god måde at få folk ind på intranettet, fordi det får folk til at gå derind med jævne mellemrum efterfølgende.

 

Telefonbogen giver et tilhørsforhold

Der er mange ingeniører, der har deres daglige gang ude hos kunder, og ikke befinder sig på hovedkontoret. Idet medarbejderne har mulighed for at logge ind på intranettet på farten, har får de følelse af stadig at være en del af R&D, selvom de ikke fysisk er en del af det, fordi de kan følge med i hvad der sker i virksomheden.

telefonbog intranet eksempel

 

Gitte Lund forklarer, at  hun har fået rigtig god respons på at der er billeder af de ansatte i telefonbogen. Idet at medarbejderne er spredt på arbejdspladsen, f.eks. en ingeniør, der arbejder hos en kunde i en måned, kan godt føle, at der er blevet ansat 100 nye mennesker på den ene måned. Når der er billede og navn på alle medarbejdere, er det nemt at genkende dem og sætte ansigt på.

En ansat sørger for at tage billeder af alle nye medarbejdere, men der er kommet en overraskende efterspørgsel om nye billeder fra gamle medarbejdere, fordi de ikke synes, at deres gamle billeder er så præsentable. ”Det er i hvert fald en indikation på, at telefonbogen bliver brugt” slutter Gitte Lund.

 

Colibo Intranet Business Case
Gratis word skabelon

Intranet Business Case

Download en gratis word skabelon til din egen intranet business case og udfyld de forskellige sektioner med dine virksomhedsoplysninger, så du nemt kan vise fordelene ved at implementere et socialt intranet

 

main-logo2.png
Share
Nicoline T Sørensen
Nicoline T Sørensen
Head of Marketing
+45 26 36 28 26
Contact us for more info about the case

Nicoline var Colibos marketingchef. Hun arbejdede med tekst, formidling og kommunikationsstrategiske projekter.

Få de seneste nyheder om intern kommunikation, samarbejde og intranet direkte i indbakken