Glad par hjemme

Nyt intranet skaber bedre kommunikation på tværs af afdelinger

Nyt intranet samler Ringkøbing-Skjern Kommune på én digital arbejdsplads

Colibo kunde - Ringkøbing-skjern Kommune

Samling af alle værktøjer på én platform

Udfordring
Kommunen er arealmæssigt Danmarks største kommune. Det betyder, at de har mange spredte kontorer, og det er en udfordring, at forene medarbejderne og øge effektiviteten og gøre den store arbejdsstyrke glade.
Resultater
Nu kan alle medarbejdere søge, finde og se kollegers kompetencer, ligesom de kan se deres personlige interesser. Videndeling er steget enormt meget.
  • 5.001-10.000 medarbejdere
  • Kommune
  • Live siden november 2015
  • Danmark

Nyt intranet skaber bedre kommunikation på tværs af afdelinger

I større organisationer hvor medarbejderne ikke kender alle deres kollegaer personligt, kan kommunikation fra den ene afdeling til den anden være en udfordring. Dette var også tilfældet hos Ringkøbing-Skjern Kommune hvor de oplevede at medarbejderne kun kommunikerede med en lille gruppe af kollegaer i deres daglige arbejde.

 

Ringkøbing-Skjern – Danmarks største kommune målt på areal

Ringkøbing-Skjern Kommune er med et areal på 1.489 kvadratkilometer Danmarks største kommune målt på areal. Kommunen er arbejdsgiver for ca. 4.300 medarbejdere fordelt på otte administrative adresser og en række institutioner. Kommunens størrelse giver borgerne adgang til noget af Danmarks mest uberørte og smukkeste natur, hvilket er en af Ringkøbing-Skjerns varemærker. Men kommunens størrelse betyder også store afstande mellem medarbejderne, hvilket er en udfordring for den interne kommunikation. Projektleder Jette Rask blev bedt om at finde en digital løsning som kunne samle kommunens medarbejdere.

Mobiltelefon holdt med to hænder

Opnå fælles målsætninger

Efter at have undersøgt flere forskellige intranetudbydere, oplevede Ringkjøbing-Skjern at Colibo dækkede deres behov i et intranet. Det vigtigste for kommunen var, at forene organisationen digitalt og få medarbejdere til at kommunikere frit, for at opnå deres fælles mål.

Store afstande er en udfordring for kommunikation

Når man arbejder sammen med kollegaer med andre professionelle og uddannelsesmæssige baggrunde end en selv, kan det skabe gode synergier og nye løsninger, til stor fordel for organisationen. Men for at dette kan lade sig gøre, er det nødvendigt, at organisationen opsætter de rigtige rammer og stiller de rigtige redskaber til rådighed. Den største udfordring for Ringkøbing-Skjern Kommune er de store afstande mellem medarbejdere.

Organisationens størrelse gør, at der er lange afstande mellem vores afdelinger. Vi oplever derfor en stor udfordring i forhold til det tværfaglige samarbejde. Vi har haft svært ved at nå ud til vores eksterne medarbejdere, som er i de forskellige institutioner - både skolelærere, dagplejemødre og plejehjemsassistenter mv. Vi har samtidig haft svært ved at søge efter kolleger med bestemte faglige kompetencer og formidle informationer til medarbejdere gennem vores tidligere intranet. - Jette Rask, Projektleder

Jette Rask blev overbevist om, at løsningen på udfordringen var et intranet, som kunne skabe en digital arbejdsplads, hvor kommunens medarbejdere kan mødes på tværs af faglige baggrunde. For at finde den rette løsning researchede Jette Rask og hendes kollegaer en række intranetløsninger som SharePoint og Intranote.

Vi har en vision om at få et overskueligt og brugervenligt intranet, hvor vi kan nå ud til alle medarbejdere i kommunen. De eksterne medarbejdere i institutionerne skal have nem adgang til de nødvendige informationer og mulighed for at samarbejde med øvrige kolleger. De skal i højere grad føle sig som en del af organisationen, så følelsen af samhørighed til kommunen styrkes. I sidste ende søger vi en digital arbejdsplads, hvor alle kan indgå i et effektivt og tværfagligt samarbejde. - Jette Rask, Projektleder

En effektiv og dynamisk digital arbejdsplads for hele organisationen

Det nye intranet skal styrke medarbejdernes tilhørsforhold til Ringkøbing-Skjern Kommune som arbejdsplads og samtidig styrke samarbejdet på tværs. For at sikre at det sker, bliver medarbejderne inddraget i udviklingen af intranettet. To medarbejdere har derfor fået til opgave at besøge de mange forskellige afdelinger og institutioner. Formålet med det er at få kortlagt medarbejdernes behov og ønsker til intranettet. Den viden, de to medarbejdere indsamler, skal bruges til at sikre, at det nye intranet bliver en dynamisk digital arbejdsplads, som har relevans for alle.

Møde og planlægning på kontor

Et intranet der er relevant for den enkelte

Ringkøbing-Skjern Kommune fandt frem til at Colibo var løsningen som mødte de stillede krav til et fremtidigt intranet, som kan samle medarbejderne i organisationen. Med Colibo kan alle medarbejderne i kommunen logge på intranettet og have samme muligheder for at kommunikere intern, selv hvis en medarbejder ikke har adgang til en computer.

De eksterne medarbejdere kan hurtigt tilgå relevant information og samtidig få mulighed for at skabe deres egne ”samarbejdsrum” gennem arbejdsgruppe-featuren. Colibo er samtidig en intuitiv og brugervenlig intranet-platform, som tillader os hurtigt og nemt at finde kolleger med bestemte kompetencer. Visninger af kolleger tættest på én selv er utrolig relevant og notifikations-funktionen giver overblik for den enkelte medarbejder. Muligheden for at implementere profilbilleder vil vi gøre brug af med det samme. Det øger genkendeligheden blandt de mange medarbejdere, og det gør det nemmere for den enkelte at skabe kontakt til øvrige kolleger. - Jette Rask, Projektleder

Anette-Stokholm Ringkjøbing-Skjern kommune

Nem adgang til informationer

Anette Stokholm, Webmaster Ringkjøbing-Skjern Kommune

Vi har en vision om at få et overskueligt og brugervenligt intranet, hvor vi kan nå ud til alle medarbejdere i kommunen. De eksterne medarbejdere i institutionerne skal have nem adgang til de nødvendige informationer og mulighed for at samarbejde med øvrige kolleger. De skal i højere grad føle sig som en del af organisationen, så følelsen af samhørighed til kommunen styrkes. I sidste ende søger vi en digital arbejdsplads, hvor alle kan indgå i et effektivt og tværfagligt samarbejde.

Den nye intranet-platform vil hjælpe medarbejderne i kommunen til at få en bedre fællesskabsfølelse og forbedre samarbejdet på tværs af afdelinger.

For at sikre, at den nye Colibo-løsning ville blive en succes, blev medarbejderne involveret i selve udviklingen. Arbejdsgruppen med ansvaret for det nye intranet valgte at besøge flere afdelinger, for at tale med slutbrugerne af systemet. På denne måde fik de unik indsigt hvilke ønsker og behov de enkelte faggrupper havde. Dette sikrede at intranettet tilgodeså alle medarbejdere, og ikke kun en lille gruppe.

Colibo kunder - FAB
Case Story

FAB øger videndeling på tværs af geografi

Download casebeskrivelsen om FAB og lær om deres udfordringer og hvornår de har opnået bedre videndeling og højere effektivitet med deres Colibo intranetløsning.
Vi er dit sociale intranet
Share
Nicoline Sørensen
Nicoline Sørensen
Head of Marketing
+45 26 36 28 26
Contact us for more info about the case

Nicoline is Colibo's Head of Marketing and writes about employee engagement, intranet best practices and job satisfaction.

Få de seneste nyheder om intern kommunikation, samarbejde og intranet direkte i indbakken