English
Dansk
60 DAGES GRATIS TRIAL
Mød vores dedikerede team

LEDELSEN

Mød vores dedikerede team
Hold dig opdateret med vigtig nyt

NYHEDER & PRESSE

Hold dig opdateret med vigtig nyt
Jobmuligheder

JOBMULIGHEDER

Skal du være en del af teamet, en rigtig Collaborator?
Ta' endelig kontakt til os hvis du har nogle spørgsmål

KONTAKT

Ta' endelig kontakt til os hvis du har nogle spørgsmål
Læs vores blog

COLIBO BLOG

Vi elsker at blogge omkring den digitale arbejdsplads og moderne intranet
Find alle vores gudes og assets i vores content bibliotek

CONTENT BIBLIOTEK

Få inspiration fra vores whitepaper og guides
Book en af vores live webinars

WEBINARS

Lær' omkring hvad et intranet kan gøre for din virksomhed
 
17-01-20 13:33 by Jesper Lykkegaard Halliday

Som en af Danmarks største kommuner med flere end 9.000 arbejdspladser indenfor offshoreindustrien, og med mange fejlslagne forsøg på at forbedre deres interne kommunikation, fandt Esbjerg Kommune ud af, at de havde brug for et nyt kommunikationsværktøj. Men hvordan får man 11.000 medarbejdere til at skifte intranet med succes? Mens mere end 50% af medarbejderne har deres dagligdag væk fra skrivebordet?

Esbjerg Kommune havde de brug for en intranetløsning, der kunne agere som et centralt og digitalt mødepunkt for alle medarbejdere. Til dette faldt valget på Colibo. Colibo blev erstatning for en gammel Intranoteløsning, hvor medarbejderne blandt andet brugte Google til at søge efter informationer i stedet for intranettet.

Esbjerg kommune banner

Danmarks EnergiMetropol 

Esbjerg er Danmarks EnergiMetropol med mere end 9000 arbejdspladser indenfor offshore-industrien, der omfatter olie, gas og vindmøller. Esbjerg er desuden Danmarks repræsentant blandt verdens 19 energibyer, det såkaldte WECP (World Energy Cities Partnership). Esbjerg er Danmarks 5. største by. For at kunne servicere borgerne i kommunen, er det vigtigt at intern kommunikation og videndeling er i fokus, og bliver håndteret professionelt.

En grundig proces for at finde den rigtige løsning

En god start og grundige forberedelser har været vigtige for Esbjerg Kommune, som allerede er i fuld gang med at gøre intranettet klar til de mange brugere. En af de afgørende ingredienser er involvering af medarbejderne. Konkret er det bl.a. gjort gennem en række redaktørworkshops i Esbjerg, som blev faciliteret af Colibo, samt dialog og møder omkring det nye intranet. Her har medarbejderne fået mulighed for at forstå, præge og bruge intranettet for at ejerskabet også blev en del af processen.

Forberedelse betaler sig

Efter at have prøvet flere intranetløsninger, som ikke kunne imødekomme kommunens behov, ledte kommunikationschef, Thomas André Reil og webkonsulent, Lisbeth Rosendal efter et moderne intranet hvor medarbejdere blev involveret i stedet for at stå på siden som tilskuere. Til at starte med søgte de gode råd fra deres kolleger i andre kommuner for at se hvilke intranetløsning de brugte. De så flere forskellige intranetløsninger, såsom SharePoint, Intranote og skræddersyede systemer. - Lisbeth Rosendal, webkonsulent Esbjerg Kommune fortæller:

Af alle de løsninger vi så (red. SharePoint, Intranote og skræddersyede løsninger) nåede vi aldrig dertil, hvor vi tænkte wauw, det er lige det vi skal bruge.

Derfor begyndte projektgruppen at undersøge og analysere markedet for intranetløsninger. Med en håndfuld intranetløsninger i spil, inklusiv Colibo, begyndte Esbjerg Kommune processen med at kortlægge den rigtige løsning for organisationen. For at finde den helt rigtige løsning, valgte de at spørge deres brugere om, hvad de havde behov for i deres hverdag.

En af de store udfordringer med de tidligere intranetløsninger, Esbjerg Kommune har haft, har været at medarbejderne i kommunen har haft svært ved at finde den information de har brug for. Årsagen var en dårlig søgefunktion, der havde svært ved at vise relevant indhold. Som Thomas André Reil, Esbjerg Kommunes kommunikationschef fortæller:

Medarbejderne er vant til at google alting og finde det, de leder efter med det samme. Det har været en stor udfordring på det gamle intranet, fordi der dukker en masse gamle dokumenter op, og det bliver næsten umuligt at finde frem til noget.

Med en ny og overskuelig indholdsstruktur, som kommunens redaktører lige nu arbejder på, og en skarp søgefunktionalitet i Colibo, får medarbejderne de mest relevante resultater, når de fremover søger efter dokumenter - præcis som vi kender det fra Googles egen søgemaskine.

Uddannelse af medarbejdere for at lave et bedre intranet

En god start og grundige forberedelser har været vigtige for Esbjerg Kommune, som allerede er i fuld gang med at gøre intranettet klar til de mange brugere. En af de afgørende ingredienser er involvering af medarbejderne. Konkret er det bl.a. gjort gennem en række redaktørworkshops i Esbjerg, som blev faciliteret af Colibo samt dialog og møder omkring det nye intranet. Her har medarbejderne fået mulighed for at forstå, præge og bruge intranettet for at ejerskabet også blev en del af processen. Morten Sig Olsen, Leverancechef, Colibo fortæller:

Det var fedt at se, hvordan redaktørerne i kommunen hurtigt tog intranettet til sig i workshop-dagene og gjorde det til deres eget. Der ligger et stort arbejde i at flytte en masse dokumenter, men indstillingen var i top og der var god stemning og energi fra alle, der deltog.

Processen er lang, men grundigt arbejde kommer som oftest ti gange igen. For Esbjerg Kommune har det været vigtigt, at medarbejderne kunne føle sig trygge gennem hele forløbet. Derfor er nøglepersoner fra de forskellige forvaltninger blevet inddraget i processen fra start. Lisbet Rosendal fortæller:

Det har været rigtig godt, fordi det har gjort, at de har følt sig trygge, da de har været med i processen fra start og dermed haft indflydelse.

Et responsivt intranet til medarbejderne i institutionerne

Noget af det, mange af kommunens medarbejdere kommer til at mærke i deres dagligdag, er adgangen til intranettet fra flere forskellige enheder. Den responsive del af Colibo er helt central for de daglige brugere og dermed kommunen. Det mobile intranet giver mulighed for, at de mange medarbejdere på farten og ude i institutionerne får samme brugervenlige og nemme adgang til intranettet, som medarbejderne ved skrivebordet. Thomas André Reil fortæller:

Den responsive platform har været et helt springende punkt for os. Vi vil gerne have adgang til intranettet via mobiltelefoner og tablets, så vi også kan inddrage de dagplejemødre, hjemmehjælpere og SOSU-assistenter, som ikke nødvendigvis sidder med en computer i deres daglige arbejde.

Med det imponerende engagement fra de nyuddannede redaktører har medarbejderne i Esbjerg Kommune nu en intranetløsning, der passer til organisationens behov. Medarbejderne kan finde relevant information takket være søgefunktionen i Colibo. Desuden giver Colibos intranetløsning kollegaer på vej til at deltage i videndeling og intern kommunikation med det responsive design og funktionalitet.

For Thomas, Lisbet og Esbjerg Kommune er det lykkedes at finde de helt rigtige ingredienser. Et godt mix af tilbundsgående research, dedikation, medarbejderinvolvering - og ikke mindst et socialt intranet, hvor medarbejderne kan dele viden, finde informationer, uanset om de sidder på deres kontor eller de er på farten.

Kontakt Colibo®...

HVORDAN KAN VI HJÆLPE DIG?

Vi vil elske at høre fra dig. Venligst vælg en af nedenstående emner der paser bedst til din henvendelse. Hvis du ikke finder et emne der passer til det du har på hjertet, kan du altid udfylde formularen til højre og tilføje en besked. 

BOOK EN PERSONLIG DEMO

Anmod om en demo fra en af vores Digital Workplace Specialists.

BESTIL EN 60 DAGES TRIAL

Udforsk Colibo platformen med en 60 dages gratis trial.

BLIV PARTNER

Slut dig til os og bliv en del af vores Partner Referral Program.