I takt med FABs stigende vækst, blev udfordringen med den interne kommunikation synlig. Blandt andet måtte de se i øjnene, at mange medarbejdere havde begrænset viden om hinanden og hinandens kompetencer.
Claudia Pring, HR- og kommunikationskonsulent, har arbejdet som organisationskonsulent i eget konsulentfirma samt større private virksomheder i energisektoren i Danmark. Med baggrund i sin erfaring så hun hurtigt behovet for bedre intern videndeling og muligheden for at positionere FAB som et moderne boligselskab, der sætter både kunder og medarbejdere i centrum.
En af de helt store udfordringer var at finde frem til et værktøj, der var ideelt for en organisation som FAB, hvor medarbejdere er geografisk spredt og brugen af IT varierer.
Med 130 medarbejdere spredt over hele Fyn, hvor kun 50 har fast arbejdsplads på hovedkontoret i Odense, var det tid til at “binde huset og afdelinger sammen”, fortalte direktør, Jacob Michaelsen.
Mange geografiske lokationer gav individuelle kommunikationsformer
På grund af de forskellige geografiske lokationer, som FAB medarbejdere befinder sig på, oplever de, at det er tid til at bringe folk tættere sammen.
Boligforeningen er præget af, at mange medarbejdere arbejder decentralt og at man sjældent mødes i dagligdagen. Det gav flere udfordringer, blandt andet, at kollegaer ikke kunne sætte ansigt på hinanden og at man ikke kendte hinandens kompetencer. Måske søgte de slet ikke den viden, som ellers kunne hjælpe dem videre med en opgave. Det var alt for ineffektivt og ikke i tråd med den moderne boligforening, som FAB ønsker at være.
Medarbejdere havde ikke noget sted at orientere sig om, hvad der foregik i virksomheden. Der manglede et digitalt samlingspunkt, som alle havde adgang til, uanset afdeling, arbejdsplads og om man mest bruger sin mobil eller sin computer. De havde også brug for et system, der kunne begrænse de mange “allmails”.
En af de helt store udfordringer var at finde frem til hvilket værktøj, der var ideelt for en organisation som FAB, hvor medarbejdere er geografisk spredt og brugen af IT varierer.
Samarbejdsværktøj, der møder alle boligforeningens krav
FAB var på udkig efter et samarbejdsværktøj, som kunne tilgodese så mange af brugernes behov som muligt. Kravene var blandt andet:
- Intuitivt og let at lære at bruge
- Let adgang til kollegaer og deres kompetencer
- Tilgængeligt på både mobil, tablet og desktop
- Mulighed for fildeling
- Understøttelse af videndeling på tværs af organisationen
- Hurtigt at implementere
Claudia, gik i gang med at researche på mulige løsninger. “Jeg kom selv fra en Sharepoint-løsning i en tidligere stilling, hvilket var alt for tungt at bruge, redigere i og lære folk at bruge - vi ville fuldstændig i den anden retning”. Valget faldt hurtigt på det sociale intranet fra Colibo, som med dets intuitive design og interface var let at forstå og sætte sig ind i. Cladia Pring beskriver:
Colibo minder meget om Facebooks design og vi fik hurtigt indtrykket af, at det ville give vores brugere en flad indlæringskurve.
En af FAB’s største udfordringer var, at få sat alle medarbejderes viden i spil og undgå at nye medarbejdere skulle opfinde den dybe tallerken, når en mere erfaren medarbejder allerede havde svaret.
Colibos telefonbogsfunktion har været særlig effektiv til at få sat ansigt på kollegaer, men har også gjort det synligt, hvem der både fysisk og kompetencemæssigt er tættest på den enkelte medarbejder. Når de logger ind på deres profil, kan de i toppen af telefonbogen til højre se de kolleger som er tættest på dem fysisk og har de mest lignende kompetencer som de selv.
Alle FAB-medarbejdere har nu hurtig adgang til kollegaers kontaktoplysninger, uanset om de er på mobil, tablet eller desktop. Derudover kan kolleger nu også findes baseret på deres kompetencer. Ved en søgning på, for eksempel ‘kommunikation’, dukker alle medarbejdere med den kompetence op som resultat af søgningen.
FAB havde også et mål om, at gøre det så let som muligt, at dele de gode eksempler på hvordan man løser opgaver på kryds og tværs af organisationen.
De mange dygtige og erfarne medarbejderes viden skulle ud til andre, som kunne have gavn af deres viden. ”Deres nye ‘samarbejdsrum’ og ‘personlige newsfeed’ har gjort det let at dele de gode eksempler på farten”, fortæller Claudia.
“Når en medarbejder har fundet en god løsning på hvordan man bedst slår græsset rundt om det særlige blomsterbed i en boligafdeling, så tager han bare et billede af det og ligger op på intranettet."
Det giver en sekundær effekt, at alle de medarbejdere, der ikke arbejder i den samme afdeling får en idé om hvad der sker i andre afdelinger. Det giver en fælles forståelse af hvordan verden ser ud i vores organisation.
Et af FAB’s ønsker til deres nye intranetløsning var også en let og intuitiv måde at dele deres mange filer på. Tidligere var filer kun tilgængelige for de medarbejdere, der havde en fast arbejdsstation på kontoret og det gav en masse unødig kørsel frem og tilbage mellem kontoret og beboere.
For eksempel, når en boligadministrator står ude hos Fru Hansen, som skal udfylde en blanket for at få løst et problem, så havde han intet andet valg end at køre tilbage til kontoret efter den rette blanket. Jens Christian Gravergaard, der er Ejendomsmester hos FAB fortæller:
"Det er nemt at finde kontaktoplysninger på kollegaer og rigtig smart, at jeg kan fremsende relevante dokumenter på pdf, via mail, direkte fra min mobil, mens jeg er ved beboeren. Colibo gør det nemt at dele viden med kollegaer via tekst og billeder og gør det let at spørge kollegaer til råds om et problem."Nyt intranet på mindre end 16 uger
FAB lancerede deres nye intranet i april 2017, mindre end fire måneder efter, at Claudia og den øvrige styregruppe tog beslutningen om at implementere Colibo som deres intranetløsning.
Colibos implementeringsteam tog FAB trygt igennem implementeringsprocessen, som blev skudt i gang med et opstartsmøde, hvor tilvalg af apps og widgets klarlægges. Herefter gik implementeringsteamet i gang med at forberede FAB’s nye intranet til at gå live.
Foruden Colibos arbejde med implementeringen, så er det ofte givet godt ud, når kunden selv lægger kræfter i en god lancering af deres nye intranet. Derfor havde FAB lagt flere initiativer i støbeskeen for at sikre, at alle fik en god start på brugen af deres nye intranet.
FAB havde intet system eller intranet, som skulle erstattes, hvilket gjorde, at der ikke var en masse gammelt indhold, der skulle blomstre på ny. Derfor var der behov for afdækning af informationsbehovet hos brugerne, så den rette struktur kunne bygges op og dernæst lanceres.
Den store lancering blev mødt med stor opbakning fra alle medarbejdere
Colibo fik lov at deltage på FAB’s lanceringfest, som havde det formål at introducere deres nye intranet til alle medarbejdere.
Alle medarbejdere var inviteret ind på hovedkontoret i Odense, hvor der var et stort kaffebord. Mødet blev indledt af FAB’s direktør, Jacob Michaelsen med ordene:
“Vi skal bygge broer. Ikke mure.”
Så gik intranet styregruppen igang med at introducere det nye system.
"Det er altid svært, at skifte til et nyt system", sagde Claudia Pring, HR og kommunikationskonsulent hos FAB. Hun opfordrer alle til at prøve det nye system og afprøve samarbejdsværktøjerne i arbejdsgrupper, nyhedsfeedet og dokumentdeling.
FAB har lavet deres personlige guidelines til brug af deres nye intranet, som blandt andet hjælper til at besvare spørgsmål som:
- Hvad bruger vi intranettet til?
- Hvor finder jeg organisationsdiagrammet?
- Hvordan målretter jeg beskeder til forskellige grupper?
- Hvem har jubilæum og fødselsdag?
- Hvordan finder jeg forskellige kompetencer hos mine kollegaer?
- Hvordan bruger jeg tags i mine opslag?
- Hvad står der i personalehåndbogen?
Særligt oplever FAB, at det er blevet lettere at målrette deres interne kommunikation gennem opslag fra både medarbejdere og ledelse. Claudia fortæller:
“Det er blevet lettere at tale sammen via kommentarer og opslag i ens personlige newsfeed, kombineret med de fælles nyheder på forsiden.”
Hver kollega har sit eget stamkort, trukket direkte fra vores AD (Active Directory), hvor medarbejderen selv kan koble sine kompetencer på, så andre i organisationen kan finde personen baseret på hvad, de arbejder med til dagligt.
Kig efter de blå t-shirts
FABs intranet styregruppe gjorde alt hvad de kunne for, at det skulle være så nemt som muligt at komme igang med at bruge det nye intranet. For eksempel havde de lavet blå t-shirts til styregruppen, så alle medarbejdere vidste hvor de skulle henvende sig med spørgsmål. Efter introduktionen var der mulighed for at få hjælp i intranet support standen, som var sat op specifikt til den dag.
Der var en stand i receptionen hvor de ansatte kunne få hjælp til at logge på intranettet første gang, og lave favoritter på deres mobiltelefon, så intranettet var tilgængeligt fra dag et.
Styregruppen havde lavet powerbanks til at hjælpe medarbejdere, der ikke har en permanent arbejdsplads på kontoret, så mobiler og tablets, og derved også intranettet, altid er tilgængeligt.
Armene over hovedet
Som tidligere Sharepoint bruger, var Claudia særligt glad for den korte tid det tog at implementere og sætte gang i brugen af Colibo.
“Vi har alle armene oppe over hovedet. Det er så let at implementere”.
Det har givet FAB gode muligheder for at få medarbejdere til at bruge det nye system. Blandt andet har de arrangeret konkurrencer på intranettet, hvor man kunne vinde billetter til zoo.
FAB har især oplevet, hvordan kommunikationen pludseligt er skiftet fra top-down til kommunikation på tværs af afdelinger og stillinger. “Det er folkets intranet”, siger Claudia Pring.
