Ny platform skal styrke kommunikationen til kommunalbestyrelsen
For at opretholde et højt informationsniveau for kommunalbestyrelsen i Holbæk Kommune, havde sekretariatet et behov for at anskaffe en ny kommunikationsløsning, som gjordet det muligt for udvalgt personale at dele viden med kommunens byråd.
Vores eksisterende løsning var blevet umoderne og tung for politikkerne at navigere rundt i – samtidig oplevede vi, at det var svært at få dem ind og se den information, vi havde sendt ud til dem. Det gjorde, at vi begyndte at sende mails, som jo heller ikke er den rigtige løsning, da politikkerne i forvejen får rigtig mange mails, de skal forholde sig til
- Christian Schiønning, Webmaster i Holbæk Kommune
Let og hurtig administration
Sekretariatet i Holbæk Kommune havde et stort ønske om at finde en løsning, hvor man fra den administrative side nemt og hurtigt kunne oprette information, også på vegne af andre, og som blev tilgængelig på politikernes iPads.
”Vores politikere bruger iPads til deres kommunale bestyrelsesarbejde. Så vi tænkte, at det ville give rigtig god mening at anskaffe en løsning, som kunne ligge som en app på iPad’en, hvor vi så kunne sende push-beskeder hver gang der var noget relevant information”.
Automatiseret aktivering af brugerne
Mulighed for netop at sende push-beskeder ud til brugerne blev også ét af de afgørende parametre for at valget faldt på Colibo: ”Det med push-beskeder blev ret afgørende for vores valg. Det gør, at politikkerne kommer ind på løsningen og ser den information, vi har sendt ud. Når de først kommer ind, så ser de også feedet, hvor der ligger andre relevante informationer til dem”.
Holbæk Kommune kendte til Colibo i forvejen og forventningerne til produktet og samarbejdet var derfor også store, fortæller Christian.
”Vi har fulgt Colibo fra sidelinjen siden de første streger blev tegnet. Gennem årene har vi også holdt et par møder, så vi har været opmærksomme på løsningen og dets muligheder. Helt grundlæggende havde vi store forventninger til, at det var et godt og gedigent intranet, samt at det var moderne og kørte meget stabilt. Og jeg må sige, at vores forventninger er blevet indfriet”.
Mulighederne for en udvidet platform
Holbæk Kommune anvender primært Colibo til envejskommunikation – men ser dog et potentiale i at udvide brugen af løsningen;
”Det som er altafgørende for løsningens succes er, at politikerne kommer ind og ser de ting, der ligger til dem. Vi har ikke en forventning om, at de er der hver dag, men det er essentielt, at de ikke går glip af vigtig information. Vi kan allerede nu se, at det går noget bedre end med den gamle løsning, så det i sig selv er, for os, en succesoplevelse. Mit indtryk er, at der er fin tilfredshed med Colibo hele vejen rundt."
Næste skridt for Holbæk Kommune er at gå i en endnu tættere dialog med kommunalbestyrelsen for at sikre, at Colibo bliver anvendt efter hensigten – men også for at få endnu mere feedback om fremtidige ønsker og behov.
”Vi forventer, at vi kan løse endnu flere udfordringer med Colibo i fremtiden, og et af de store ønsker vi har, er at åbne op, så politikerne kan stille spørgsmål via Colibo”, fortæller, Christian.
