Den fremtidige norske kommune, Senja, er i færd med at gennemføre en sammenlægning af de fire kommuner, Berg, Lenvik, Torsken og Tranøy. Da etableringen allerede sker d. 1. januar 2020, valgte Senja at implementere Colibo intranettet for at skubbe processen og facilitere samarbejdet på tværs af de fire lokationer.
Et større digitaliseringsprojekt siden 2017
Efter det norske parlament stemte for sammenlægningen i marts 2017, etableres den nye Senja kommune nu gennem et større samarbejdsprojekt ved navn Senja 2020. Med mange opgaver der skal løses og færdiggøres indenfor korte tidsfrister, valgte Senja at gå live med Colibo for at drive processen og digitalisere koordinationen og samarbejdet på tværs.
Ved at forny, forenkle og forbedre arbejdsprocesserne som en del af at forme den nye kommune, klædes Senja godt på til at imødegå de fremtidige sammenlægningsudfordringer og forventninger fra mange af deres brugere, indbyggere og ansatte.
Deling med både interne og eksterne brugere
Arve Svestad er informationschef i Lenvik kommune og leder også kommunikationsarbejdet i Senja 2020-projektet, der båder involverer intern kommunikation for ansatte og ekstern kommunikation for indbyggere. Som én der er godt bekendt med projektets udfordringer, omtaler Svestad, hvordan Colibo blev løsningen på håndteringen af alle de involverede brugere:
”Det var også vigtigt at etablere en løsning for intern kommunikation, som kunne håndtere ansatte i de fire kommuner og eksterne deltagere, så som politikere og andre ressourcepersoner. Ved at ansatte blev importeret fra de fire kommuners Active Directory, kunne vi let implementere alle brugere med basisinformation. De eksterne deltagere tilføjede vi via ’Colibo Invite’.”
Fremtidigt samarbejde og informationshåndtering
Indtil og efter 2020, vil digitaliseringen af Senja føre til mere effektiv informationshåndtering og kommunikation. Som Svestad opsummerer, krævede dette en simpel og intuitiv brugerflade, der giver muligheden for at dele, tilgå og styre rettighederne til dokumenter.
Mens Svestad tilføjer at de overvejede mange løsninger, før valget faldt på Colibo, udtrykker han også yderligere, hvorfor lige Colibo blev deres virksomhedshub for samarbejde og information:
”Colibo var dén leverandør, som gav os den overordnede bedste løsning, og softwaren indeholder mange smarte funktioner. Vi kan målrettet styre informationen, sådan at en nyhed der kun har relevans for personer indenfor den tekniske sektor, ikke havner i feedet hos ansatte på skoler. Og siden dette er et projekt, som skal afsluttes d. 31. december 2019, er det meget smart med en funktion, hvor du ved et enkelt tastetryk kan eksportere en arkivfil af valgte processer.”
Om Senja
Den fremtidige Senja kommune ligger i Troms, Norge, og vil inkludere hele Senja-øen, de mindre omkringliggende øer samt en del af fastlandet mellem Gisundet og Malangen fjord.
