Overvejer du, hvordan et socialt intranet kan imødekomme behov i jeres virksomhed og hos jeres medarbejdere? Vi har samlet 13 intranet best practices, der gennemgår de mest nødvendige funktioner i et velfungerende intranet. Når du sammenligner forskellige intranetløsninger, kan du bruge disse tips som inspiration til hvilke funktioner der er nødvendige for at I får et succesfuldt socialt intranet.
- Skab en fælles samarbejdsplatform
- Udvikl dit intranet sammen med dine medarbejdere
- Find din kollegas kontaktoplysninger på intranettet
- Bliv mere effektiv med samarbejdsværktøjer
- Bed medarbejdere om at dele relevant indhold
- Implementer en indholdsstyringsfunktion
- Gem gamle filer i dit intranets arkiv
- Bed ansatte om feedback omkring intranettet
- Brugervenlighed er vejen til succes
- intranet på farten
- En intelligent søgemaskine
- let integration med andre systemer
- Fleksible hosting løsninger
1. Skab en fælles samarbejdsplatform
Et socialt intranet giver medarbejderne mulighed for at kommunikere med kollegaer over hele organisationen. Hovedformålet med et socialt intranet er at lukke kommunikationshullet som medarbejdere i store organisationer ofte oplever. Funktionerne i et socialt intranet giver din organisation mulighed for at samarbejde på tværs af hele organisationen og skabe en videndelingskultur blandt kollegaer.
En del af et socialt intranet er det personlige nyhedsfeed, som er inspireret af sociale medier, såsom Facebook. Inspirationen fra de sociale medier er medvirkende til, at medarbejderne nemt kan arbejde med intranettet uden omfattende træning og vejledning. Derfor er et godt socialt intranet et intranet der er bygget med et enkelt og intuitivt design, der gør det nemt for alle at indarbejde og bruge i deres daglige arbejdsgang uanset tekniske færdigheder.
I et socialt intranet kan dine medarbejdere oprette og bruge arbejdsgrupper, hvor de kan få adgang til projektteams. Dette sikrer og letter samarbejdet i tværfaglige opgaver.
Et socialt intranet er en vej at gå, hvis du ønsker en sammenkædet organisation. Intranet software kommer mere og mere til at passe med den måde som din virksomhed arbejder på. Mange virksomheder tilbyder for eksempel fleksibel arbejdstid og giver medarbejderne mulighed for at arbejde hjemmefra; Endvidere har organisationen flere teknologiske muligheder end tidligere. Det stiller nogle krav til en virksomheds teknologi. Et intranet bør naturligvis passe til den måde jeres virksomhed leder og delegerer jeres opgaver.
Et veludformet socialt intranet kombinerer værktøjer, der hjælper med samarbejdsprocesser. Hvis medarbejderne har adgang til disse værktøjer, har de en god chance for at opfylde dine forventninger; Hvilket vil føre til en mere produktiv arbejdsstyrke.
Lad os dykke ned i, hvordan et velfungerende socialt intranet ser ud.
2. Udvikl dit intranet sammen med dine medarbejdere
Et socialt intranet kan blandt andet bruges til at fremme samarbejde i projekter, finde medarbejdere med de rette kompetencer og søge efter relevant indhold.
Når du leder efter et nyt intranet, skal du overveje, hvordan et socialt intranet kan imødekomme dine medarbejders arbejdsprocesser og målene for din virksomhed. For at opbygge en effektiv arbejdsplatform skal du kigge på medarbejdernes arbejdsprocesser, snakke med interessenter og identificere hvilke områder et intranet kan hjælpe din organisation med at nå sine mål.
Et socialt intranet bør udvikles med det formål at fokusere på dine medarbejdere og deres behov for at løse deres opgaver. De skal bruge intranettet mest, og derfor giver det bedst mening, at løsninger på deres daglige problemstillinger bliver adresseret, når der skal købes et intranet.
3. Find din kollegas kontaktoplysninger på intranettet
Et socialt intranet er en digital arbejdsplads for alle medarbejdere i din organisation, og intranettet skal derfor se ud som om det er mennesker der bruger det. Profiler uden billeder og information får et intranet til at føles koldt og uinteressant.
En undersøgelse viser, at 30 procent af alle mennesker bruger LinkedIn til at finde kollegaers kontaktoplysninger eller for at finde kollegaer med specifikke kompetencer. Ganske enkelt fordi oplysningerne på LinkedIn typisk er mere omfattende end informationerne rundt omkring på mange virksomheders intranetplatforme.
Et socialt intranet tilbyder komplette brugerprofiler, som gør det nemt at finde kollegaers kontaktoplysninger, finde ansatte med specifikke kompetencer og sætte ansigt på folk. Brugerprofiler gør medarbejderne mere produktive, fordi de nemt kan finde oplysninger om og kontakte deres kolleger.
Case: Find kollegaer
Ulla er sekretær hos kommunen. Hun møder ofte borgere, der står over for et problem eller har spørgsmål, som Ulla har brug for hjælp fra andre i organisationen til at løse. Tidligere brugte Ulla sin viden om medarbejderne i virksomheden for at finde ud af, hvem hun skulle ringe til. Hun slog kollegaen op i Outlook og klikkede et par gange for at finde telefonnummeret. Ofte var medarbejderen ikke tilgængelig, og Ulla ville lede efter en anden medarbejder. Ulla plejede at bruge meget tid på at finde kollegaers kontaktoplysninger til frustration for hende og borgeren.
Med det sociale intranet logger Ulla på intranettet og søger efter de kompetencer, der er nødvendige for at hjælpe borgeren. Et par medarbejdere, der matcher de kompetencer, Elisabeth leder efter, vises. Elisabeth kan straks se hvem der er tilgængelig og se deres telefonnummer.
For at sikre at man kan finde hinanden på intranettet, er det vigtigt, at medarbejderne udfylder deres profiler med billede, kontaktoplysninger og deres kompetencer.
En udfyldt profil er vigtig, da den bruges i forskellige situationer:
- Folk søger efter hinandens kontaktoplysninger
- Ansattes fødselsdage og jubilæum
- Identifikation af kompetencer og viden i organisationen for at oprette arbejdsgrupper med den rette ekspertise
- Oplysninger om, hvem der er hvem i organisationen for nyankomne i virksomheden
- Finde procedurer og gå til folk med specifikke opgaver
- Finde ansatte med særlig viden som kan bruges til emnefora
Hvis medarbejderne ikke kan finde de oplysninger, de leder efter, kan de føle, at de spilder deres tid og bliver frustrerede. Så ender de med at lede efter oplysninger andre steder. Som et resultat gør det det svært for de ansatte at tage intranettet til sig. Intranettet er kun en succes, hvis medarbejderne føler, at intranettet er nyttigt.
4. Bliv mere effektiv med samarbejdsværktøjer
Samarbejdsværktøjer er funktioner, der bruges til at hjælpe medarbejderne med at arbejde sammen for at nå fælles mål. Samarbejdsværktøjer skaber organiseret samarbejde på tværs af afdelinger, funktioner og geografiske lokationer. Samarbejdsværktøjer i et socialt intranet kan være:
- Fildeling
- arbejdsgrupper
- Et personligt nyhedsfeed
- Personaleprofiler
- To-do lister
Forbes Insights undersøgelse viser, at samarbejdsværktøjer ikke kun fører til bedre ideer, løsninger og øget produktivitet. Det fremmer også en følelse af tillid og fællesskab. Hvis dine medarbejdere har en følelse af fællesskab med andre, er de mere tilbøjelige til at bidrage mere til fællesskabet.
Mens der er mange måder at lette samarbejdet og følelsen af et fællesskab i din organisation, skal du som minimum sørge for, at samarbejdsværktøjer er synlige på forsiden af dit intranet.
Et socialt intranet fungerer som en kommunikationskanal til videndeling og samarbejde. Men et intranet er kun så succesfuldt som mængden af energi og engagement medarbejdere lægger i det.
Virksomheden kan fremme engagementet på flere måder:
I kan opmuntre de ansatte til at oprette indhold, hvis de har noget at dele. Inviter kommentarer og lyt til og svar på dem, og bed medarbejdere om at dele ideer og byd velkommen til nye ideer. På den måde vil intranettet blive mere aktivt og dermed skabe en stærkere fællesskabsfølelse.
5. Bed medarbejdere om at dele relevant indhold
Medarbejdere anvender et intranet til en række ting: De læser blandt andet de seneste nyheder, samarbejder om et projekt eller finder kontaktoplysninger på andre medarbejdere. Enkelt sagt, folk bruger et intranet for at blive mere produktive i deres daglige arbejdsliv.
Ved at skabe korrekt, nyttigt og relevant indhold sparer medarbejdere tid ved at gøre det nemmere at finde, hvad de har brug for og udføre deres opgaver mere effektivt. For at være sikker på at indholdet bliver læst, er det en god idé at gøre indholdet interessant og letlæseligt.
For at gøre det så nemt som muligt at producere indhold til intranettet, skal dit intranet have mulighed for at oprette skabeloner, hvor ansatte blot skal udfylde deres tekst og billeder. En tekstskabelon er en skabelon, hvor kasser til indhold er foruddefineret med den formatering, som din virksomhed ønsker. For at sikre godt indhold skal skabelonen have:
- En sigende overskrift (fortæl kort og præcist hvad indholdet er)
- Et resumé, der gør teksten let at forstå
- Vigtig tekst skrives først
- Mulighed for at tagge indhold
- Forfatter mærkning, så man kan se hvem der har skrevet indholdet
- Dato for publicering
- Kommentarboks
- Mulighed for tilføjelse af billeder og videoer
En skabelon gør det nemt at oprette indhold uden at skulle overveje form og stil. En smart skabelon gør det nemt for medarbejderne at skabe godt indhold med det samme.
Sørg for at oprette sporing på dit intranet for at sikre, at du ved, hvad der læses og hvad der ikke bliver læst. Ved sporing kan du identificere, hvilket indhold der skal arkiveres, hvilket indhold der skal forbedres, og hvad der simpelthen skal slettes fra intranettet.
Når du opretter intranetindhold, skal du overveje, hvordan oplysninger læses på et intranet. At skrive til et intranet er ikke det samme som at skrive tekst til print, fordi folk læser online tekst anderledes, end de læser en årsrapport eller hvidbog. Når man læser tekst online, er folk visuelt drevne, skimmer tekst og læser tekst i bidder.
Desuden er intranetbrugere normalt travle mennesker. Det betyder, at når de slår noget op på intranettet, har de normalt travlt. Derfor skal indholdet være let at finde og scanne.
For at sikre, at indholdet er let fordøjet, skal du huske at bruge:
- Nyttige links til relateret indhold, enten fra manuelle links eller fra automatiske anbefalinger lavet af intranettet selv
- Besøgende skal kunne interagere med indholdet, enten gennem kommentarer eller ved at give feedback.
6. Implementer en indholdsstyringsfunktion
En indholdsstyringsfunktion er en funktion, hvori en proces kræver, at vedkommende der har skrevet et stykke indhold vurderer hvert stykke indhold, de har oprettet, efter en vis tid. På den måde undgår du at intranettet bliver fyldt med ubrugt indhold, og ingen tager ansvar for det.
For at sikre, at indholdsstyring ikke er en manuel proces, skal dit intranet have en automatisk indholdsstyringsfunktion. Dette kan opsættes automatisk i det sociale intranet ved at anvende forfatterens navn og dato.
Afhængigt af din organisation skal indhold måske revideres en eller to gange om året. På den måde har hver person ansvaret for deres eget indhold og for at vurdere relevansen. Denne funktion har tre formål:
- Det tvinger medarbejderne til at tage ejerskab for deres intranet og det indhold, de opretter
- Det sikrer, at indholdet revideres regelmæssigt
- Det letter arbejdsbyrden for intranetadministratorer, som tidligere var personer, der havde ansvaret for al’ information på intranettet.
At have en klar indholdsstyringsfunktion vil skabe den rigtige mængde engagement og mindre manuel styring er nødvendig.
7. Gem gamle filer i dit intranets arkiv
Der er med sikkerhed mange papirfiler i jeres virksomhed. Ved at gøre filerne digitale og gemme dem på intranettet, har du let adgang til dem, uanset hvor du befinder dig. Det gør det muligt, at få mere plads, fordi papirdokumenter fylder en del mere end digitale dokumenter.
Der er med sikkerhed en masse indhold på dit intranet, der ikke nødvendigvis er relevant her og nu, men som er vigtigt at kunne finde frem senere. Det kan være nyheder omkring firmaet, artikler eller andet, der ikke hører til i newsfeedet, men som heller ikke skal slettes.
Gammelt indhold skal slettes eller arkiveres regelmæssigt. Hvis du fjerner disse elementer fra din daglige arbejdsgang og dine arbejdsgrupper, bliver webstedet ryddeligt og lettere at bruge. Colibo intranet har et oprydningsværktøj, hvor forfatterne til indhold adviseres, når det er tid til at gennemgå gammelt indhold. Hvis I ikke har sådan en funktion i jeres intranet, bør brugerne manuelt inviteres til at revidere det indhold, de selv har oprettet.
Medarbejdere har lejlighedsvis brug for adgang til arkiveret indhold. Indholdsarkiver kan være en labyrint, især efter nogle års brug. At gøre arkiverne let tilgængelige for medarbejderne vil reducere frustrationen og gøre dem nemmere at navigere i. En af måderne at gøre arkivet let tilgængeligt er ved at placere et link til arkivet på forsiden.
8. Bed ansatte om feedback omkring intranettet
Når du har valgt en intranetløsning, vil dine ansatte med garanti have en mening omkring det, og de funktioner som de har brug for i dagligdagen. Idet de ansatte er de primære personer, der kommer til at arbejde med intranettet. De har med garanti en masse feedback, både omkring funktionalitet og indhold, som de kan give til intranetadministratoren.
Vær åben for feedback, fordi jo bedre kommunikation, der er omkring intranettet, jo større sandsynlighed er der for, at de ansatte kommer til at bruge det.
For at få feedback, kan der med fordel oprettes et dedikeret område på intranettet til feedback, så ansatte kan komme med deres kommentarer. En anden måde at få feedback på er ved, at invitere intranetadministratorer til ERFA møder, hvor de kan diskutere funktionalitet, indhold og brugerinvolvering med andre intranetadministratorer fra andre virksomheder. Begge fremgangsmåder er fordelagtige i feedback processen, idet man får brugernes input fra deres dag-til-dag brug af intranettet, og man får gode ideer fra folk der har andre intranetudbydere.
9. Brugervenlighed er vejen til succes
Intranetløsninger bliver typisk brugt i mange forskellige jobfunktioner og af ansatte med forskellige IT-færdigheder. Når du vælger din intranetløsning, så vær opmærksom på at intranetsoftwaren imødekommer dine brugeres behov og færdigheder. Sørg for at intranettet er intuitivt og nemt at bruge for alle ansatte. Jo mere brugervenligt dit intranet er, jo større er sandsynligheden for at intranettet bliver brugt.
Formålet med et socialt intranet er at være en digital platform, informationscentral og det primære arbejdsværktøj i dine ansattes dagligdag. Derfor er det vigtigt at ansatte nemt kan navigere i intranettet og finde de ressourcer de har brug for. Hvis det er for svært at bruge intranettet og for svært at finde den information de leder efter, så risikerer I, at intranettet bliver en fiasko.
10. intranet på farten
Intranettet skal være tilgængeligt uanset hvor dine medarbejdere befinder sig, og uanset hvilken enhed de bruger. PC, tablet eller mobil – dit intranet bør være tilgængeligt og fungere på alle enheder.
Case: Brug intranettet ude i felten:
Birthe arbejder i et rehabiliteringsteam. Hun arbejder på et plejecenter og kører ud til borgerne, som hun arbejder med i deres hjem. Før i tiden lavede hun håndskrevne noter omkring borgerne og skrev dem ind når hun kom tilbage til plejecentret. Tiden blev ikke brugt optimalt og nogle gange var der nogle detaljer, der gik tabt i processen.
Nu hvor de har det sociale intranet, er Birthe begejstret for at hun kan skrive journalnoter og opdatere hendes behandlingsplan når hun besøger borgeren i sit hjem. Hun kan gøre det uanset om hun har en PC, mobil eller tablet med på farten. Nu har Birthe mere tid til at behandle sin borger og bruger mindre tid på administration.
11. En intelligent søgemaskine
I takt med at intranettet bliver udvidet til alle ansatte, kommer intranettet også til at indeholde en masse information. Med store mængder information kan det være svært at finde specifikke dokumenter eller blanketter. Foruden at intranettet skal have et intuitivt og enkelt design, er det vigtigt at have en intelligent søgemaskine. En intelligent søgemaskine gør det nemt at finde de korrekte blanketter, dokumenter, kompetencer og kontaktoplysninger, som dig og dine ansatte vil lede efter.
Dine ansatte er sikkert travle mennesker, så muligheden for at finde de ting de leder efter, hurtigt, gør dem mere effektive. Et ressourcefyldt intranet giver ikke meget værdi, hvis ansatte ikke kan finde den information, som de leder efter. Det resulterer i spildt tid og spildte muligheder. Hvis ansatte ikke kan finde det de leder efter, går de typisk videre til andre muligheder for at få svar på deres spørgsmål. Konsekvensen af en ineffektiv søgemaskine kan være, at folk ikke tager intranettet til sig, og du får ineffektive medarbejdere.
Derfor er det vigtigt for et godt intranet, at der er en robust søgemaskine, der leverer de resultater som søgeren indtaster. Din søgemaskine bør fungere ligesom alle andre søgemaskiner. Som eksempel bør søgemaskinen autoudfylde søgerens forespørgsel, ligesom googles søgemaskine, fordi dine medarbejdere er vant til den type søgemaskineadfærd.
For at sikre sig at medarbejdere kan finde de ting, som de leder efter, kan man optimere indholdets søgbarhed med disse tips:
- Sigende overskrifter med de søgeord, som folk typisk søger efter
- Giv indhold relevante tags
- Sørg for at overskrifter er stavet rigtigt
- Sørg for at søgebarren er synlig på alle sider
- Link relateret indhold sammen
Hold øje med søgninger, således at søgemaskinen kan optimeres.
Sørg for at dit nye intranet har en intelligent søgemaskine og se effektiviteten og engagementet hos dine ansatte stige. Jo nemmere det er at navigere I intranettet, jo større er sandsynligheden for, at intranettet bliver en succes.
12. let integration med andre systemer
Hvis din virksomhed, som så mange andre, også arbejder med mange forskellige systemer, har du sikkert oplevet frustrationen når du har brug for at åbne syv forskellige programmer for at samle informationen til en enkelt opgave!
For at gøre dit arbejde nemmere, bør dit nye intranet være i stand til at samle alle systemer i et sted for at optimere dit arbejdsflow. Uanset om det er Business Intelligence, Exchange Server eller CRM-systemer, så er det en fordel at dit nye intranet kan samle alle disse systemer i et sted.
Single Sign On
Moderne sociale intranet tilbyder Single-Sign-on platform. Det betyder, at en bruger kun skal logge ind med et ID og kodeord for at få adgang til hele intranettet. Integrationen er typisk gjort mulig med SAML 2.0. SAML pakken indeholder tilgængelig metadata om dine brugere og leverandører, som kan udvides til at omfatte metadata fra andre systemer. Det betyder, at det er helt sikkert at bruge mange forskellige leverandører. Fordelene ved at bruge single sign-on inkluderer:
- Mindsker risikoen for at få adgang til 3.-parts sites (brugernes adgangskoder opbevares eller forvaltes ikke eksternt)
- Reducer kodeordets svaghed fra forskellige brugernavne og adgangskombinationer
- Reducer tiden, der bruges til at indtaste adgangskoder til samme identitet
- Reducer IT-omkostninger på grund af lavere antal supportopkald om adgangskoder
Integration med Microsoft Active Directory
Ved at integrere med Microsoft Active Directory (AD), kan du tilføje din nuværende virksomhedsinformation til intranettet. Når der bliver lavet ændringer til AD’et, ændres det også på intranettet. For eksempel bliver det nemt at uploade hele organisationsstrukturen direkte på intranettet. Det gør det nemt at håndtere opgaver, som har behov for stor koordinering eller for at få et overblik over afdelinger og kontakter.
Med en let integration har du mulighed for at strukturere og tilpasse dit intranet. Sådan kan intranettet blive skræddersyet med adgang til alle de systemer og data, som imødekommer behovene fra din virksomhed.
13. Fleksible hosting løsninger
Uanset om du vil hoste dit nye sociale intranet i skyen eller on-premise, skal du kigge efter om din intranetudbyder har den mulighed. Overvej om virksomhedens data skal hostes i jeres egen virksomhed eller om jeres intranet kan være en cloud-løsning, hvor din intranetudbyder hoster dine intranetdata.
Cloud hosting er et fleksibelt setup, hvor din intranetudbyder sørger for alle aspekter af at hoste dit intranet. Hvis du hellere selv vil hoste dit intranet on-premise, skal din virksomhed selv sørge for servere, backup, interne netværksforbindelser, internetforbindelse og alle andre behov for hardware og software, som der er brug for.
Der er ingen sikkerhedsmæssig forskel i at vælge en cloud-løsning eller on-premise løsning.
Konklusion
For at summere op: Har dit intranet brug for alle de funktioner, der er remset op? Ikke nødvendigvis, men for at få et godt og effektivt intranet og digitalt arbejdsredskab skal du overveje hvilke funktioner, der kan hjælpe jeres virksomhed med at nå jeres mål. Derudover skal der være en klar og veldefineret strategi. En strategi vil skitsere intranets mål, hvilke problemer et nyt intranet vil løse i din organisation, og det investeringsafkast, et nyt intranet giver.
Overvej disse foreslåede intranetfunktioner som en retningslinje for dine intranetkrav, og begynd at lave en plan for dit intranet, der passer til dine nuværende behov. Og måske vigtigst af alt, vælg en intranet softwareudbyder, der hjælper dig med at nå dine fremtidige mål og din virksomheds vision.
