Brugen af Office 365 ender ofte med at blive en overlevelseskamp for den enkelte bruger - og en kamp for IT-afdelingen om at undgå at man ikke bliver lagt ned i support. Men sådan behøver det ikke at ende.
Det er ikke længere et spørgsmål om man skal flytte sin infrastruktur i skyen, mere et spørgsmål om hvordan. Først skal cloududbyderen vælges, mere præcist om man skal benytte sig af Microsoft Office 365 eller Google G Suite.
Det er overordnet set disse to giganter, som lever som markedsleder i et marked som efterlader alle konkurrenter bagude.
Om man skal benytte dig af OneDrive eller Google Drive, Outlook eller Gmail, Office Suite eller G Suite er ofte et spørgsmål om religion og tradition, og nogle gange en skelen til pris. Men ligegyldig hvilken cloud platform man vælger til at drive sin organisations digitale infrastruktur, så er den primære udfordring den sammen: Governance og adoption!
Lad os fokusere på Office 365, som er den platform, som nyder størst udbredelse blandt større organisationer i den vestlige verden.
Alt efter hvilken Office 365-licensmodel din organisation benytter, så består Office 365 af et utal af enkeltstående applikationer, som f.eks. Teams, Yammer, OneDrive, Office Online, Sway, Planner, SharePoint Online, Exchange, Skype for Business, Stream, Flow og mange flere.
Indhold
-
Fantastisk funktionalitet - og kompleksitet
- De fleste brugere benytter 20% af funktionaliteten
- Hvordan lykkes du med adoption?
- Intranettet er helt centralt i enhver Office 365 udrulning
Fantastisk funktionalitet - og kompleksitet
Der skal ikke være nogen tvivl om at hver applikation indebærer fantastisk funktionalitet, som virkelig kan benyttes til at styrke organisationernes digitalisering. Der er dog bare det problem at Office 365 er i besiddelse af så meget funktionel kompleksitet, at der ofte kan herske manglende logik og overskuelighed. Der er mangel på en rød tråd som logisk binder elementerne sammen og dermed skaber en større brugervenlighed. Altså kan det næsten kun gå galt:
”Hvor skal jeg lagre mit dokument?”,
”Hvor kommunikerer vi? I SharePoint, på Teams eller i Yammer?”,
”Jeg troede dette var mit dokument, men en anden har ændret i det, og kommenteret på det?”,
”Hvad er et Communication Site i SharePoint i forhold til et Hub Site eller et Team Site, og hvornår bruger jeg det?”
Brugen af Office 365 ender i langt de fleste tilfælde med at blive en overlevelseskamp for den enkelte bruger, og en kamp for IT-afdelingen om at begrænse brugen mest muligt, for at undgå at man ikke bliver lagt ned i support.
Og så har vi ikke engang berørt, at den mobile oplevelse bliver endnu mere fragmenteret, da Microsoft tilbyder enkeltstående mobilapplikationer til deres funktionalitet, i stedet for én konsolideret mobil adgang.
De fleste brugere benytter 20% af funktionaliteten
Man når sjældent til de gode use-cases, hvor man f.eks. ved hvordan man gemmer udlægsdokumenter det rigtige sted i SharePoint, og bruger Microsoft Flow til at automatisere en proces, som gør det let for lederen at godkende udlæg – i essens digitale optimeringsprocesser som Office 365 er skabt til.
Flere analytiker hævder at de fleste brugere kun benytter 20% af funktionaliteten - typisk mail, storage og klassisk Office funktionalitet, og set i lyset af den betragtelige licenspris man betaler for sine Office 365 licenser, så går ekstremt store beløb op i røg hvert eneste år.
Dette har medført at Microsoft i disse år har sat stort fokus på at få adoption og consumption på Office 365 i vejret. Dette kan på sigt betyde fald i abonnenter for Microsoft hvis dette altså ikke sker.
Hvordan lykkes du med adoption?
Hvordan skal man så som organisation lykkes med denne adoption? Mange IT- og HR-afdelinger har forsøgt sig med pædagogisk information, og Change Management planer, som klart kommunikerer formål og process i retning af mere smidig intern digitalisering.
Dette er gode og nødvendige tiltag, som alt andet lige bidrager positivt til en fælles forståelse, men de ændrer ikke ved den lavpraktiske kompleksitet, som møder den enkelte bruger.
Vi mennesker er desværre sådan indrettede, at manglende forståelse for det som møder os, medføre at vi bliver utrygge, vi mister kontrol, vi opbygger en intern modstand og så bakker vi helt ud.
Vi bliver nødt til at finde en måde, at eksponere vores brugere for et interface som er simpelt og overskueligt, og som i praksis samler, konsoliderer og præsenterer brugeren for en letforståelig og brugervenlig helhedsoplevelse. Vi er nødt til at skabe den lim, som Office 365 ikke er har, og der er intet bedre medie til dette end INTRANETTET.
Intranettet blev skabt til at være en intern platform, hvor man kan koordinere og kommunikere i organisationer. Adoption af en grundlæggende ændring i den måde hvorpå en organisation arbejder på, kan være en stor mundfuld af en udfordring, som kræver en fælles platform for koordinering og kommunikation:
- Måden visuelt at skabe overblik over Office 365.
- Aktivitetsstrøm som konsoliderer hele Office 365 til den enkeltemedarbejder
- Fælles kalendere uden at skulle gå igennem Exchange
- Chat med Skype for Business, uden at åbne Skype for Business
- Enterprise-søgning efter indhold på tværs af Office 365
- Virtuelt gruppearbejde og samarbejde i Office, hvor man er fri for at bruge Office Online
- Informationsstruktur som giver nemmere gennemskuelighed end at skulle navigere Onedrive
- Der hvor en logisk hierarkisk datastruktur, i kombination med enterprise search, giver bruger hidtil usete muligheder for hurtigt at finde al information
- Der hvor Azure AD pludselig giver mening for den enkelte slutbruger, fordi du har adgang til let at søge alle dine kollegaer frem på al tilstedeværende metadata i Azure AD
- Intranettet med dets indbyggede kommunikations- og nyhedsfeatures, FAQ features og process-værktøjer det naturlige medie til den fælles organisatoriske samarbejdsøvelse, som ligger i en Office 365 udrulning.
Intranettet er helt centralt i enhver Office 365 udrulning
Intranettet kan altså være en fælles fordør til organisationen eller en company hub, som konsoliderer en kompleks infrastruktur, og gør den tilgængelig. Det velfungerende, moderne, konsoliderende intranet er grundstenen i et Digital Workplace. Derfor bør intranettet været et helt centralt og tidligt element i enhver Office 365 udrulning.
Microsoft mener selv at man med SharePoint har løsningen på de problemer, som man selv har skabt, og derfor skal bruge SharePoint Online, til at bygge sit intranet/digitale arbejdsplads.
Men det medfører en indbygget risiko for at lægge yderligere lag af kompleksitet, på en problemstilling som i sig selv i essens er kompleksitet.
Det betyder ofte, at har du et problem, og vælger du at lade SharePoint løse det, så har du nu pludseligt to problemer, for SharePoint er om nogle af Office 365 elementerne, med længder det suverænt mest komplekse element.
