English
60 DAGES GRATIS TRIAL
Mød vores dedikerede team

LEDELSEN

Mød vores dedikerede team
Hold dig opdateret med vigtig nyt

NYHEDER & PRESSE

Hold dig opdateret med vigtig nyt
Jobmuligheder

JOBMULIGHEDER

Skal du være en del af teamet, en rigtig Collaborator?
Ta' endelig kontakt til os hvis du har nogle spørgsmål

KONTAKT

Ta' endelig kontakt til os hvis du har nogle spørgsmål
Læs vores blog

COLIBO BLOG

Vi elsker at blogge omkring den digitale arbejdsplads og moderne intranet
Find alle vores gudes og assets i vores content bibliotek

CONTENT BIBLIOTEK

Få inspiration fra vores whitepaper og guides
Book en af vores live webinars

WEBINARS

Lær' omkring hvad et intranet kan gøre for din virksomhed
 
19-02-20 11:14 by Mogens Sejer Iversen

Overalt i verden kæmper it-afdelinger hver dag en brav kamp med governance og compliance, når det kommer til styring af deres medarbejderes brug af forskellige softwareløsninger.

Der er en udfordring i at begrænse brugen af ikke-autoriserede softwareløsninger og skygge-it, men også i at udbrede brugen og udnyttelsen af de fra virksomhedens side autoriserede software-løsninger, så brugerne får så meget værdi som muligt ud af de indkøbte løsninger, hvor softwaren bliver en stor hjælp og ikke en tidsrøver.

På den anden side af it-afdelingen står medarbejderne, som ofte skal forholde sig til en underskov af værktøjer, som ofte ikke har nogen lim mellem sig, og hvor den daglige brug og udnyttelse lades være op til den enkelte medarbejder at forstå og fortolke.

Nogle systemer bliver pålagt den enkelte medarbejder at bruge, og det gøres ofte modstræbende og til stor irritation – ofte så stor, at mange snyder på vægten og finder deres egne uautoriserede værktøjer, som giver dem en lettelse i det daglige.

Indhold

 

83 procent

 

Ifølge en nylig IBM-undersøgelse indrømmer 83% af 200 globale CIO’er brugen af skygge-it i deres organisationer, selv om over en tredjedel af respondenterne sagde, at deres virksomhed ikke tillod brug af cloud-tjenester uden it-involvering

Tilføj dertil bring-our-own-device, samt en eksplosion i omfanget af data i al almindelig, og du har opskriften på det perfekte kaos – et kaos, som er så vanskeligt at udrede, at det i højere og højere grad accepteres som en præmis, at virksomhedens systemportefølje og brug af software både er en hjælp i det daglige og en tung klods om benet.

Collaboration software udbydere har gennem flere år forsøgt at markedsføre løsninger, som kunne erstatte de fragmenterede best-of-breed løsninger, og konsolidere dem ind i en one-size-fits-all løsning.

Det er også en lækker og appellerende tanke, men desværre også et fatamorgana. Mennesker er heldigvis innovative, og antallet af forskellige måder, som man ønsker at arbejde på i virksomheder, er mangfoldigt, både hos den individuelle medarbejder og i de diverse afdelinger, og intet værktøj vil kunne håndtere denne forskellighed.

En ting er at organisationer bruger en række forskellige specifikke fagsystemer, som understøtter de virksomhedsspecifikke funktioner.

Men alene på samarbejdsværktøjer ses også en total fragmentering, hvor forskellige afdelinger bruger forskellige værktøjer til det samme formål indenfor den samme virksomhed. For eksempel Dropbox, OneDrive, Google Drive og Box til deling af indhold og lagring, eller Yammer, Slack, Teams og Chatter til hurtig kommunikation.

Tilmed overlapper flere og flere typer værktøjer hinanden i funktionalitet, på tværs af systemtyper.


En diskussionstråd med kommentarer til indhold kan for eksempel både foregå i Word Online, i OneDrive hvor dokumentet lagres, i Teams eller i CRM-systemet hvor den pågældende sag er forankret.

 

Naturlov


Denne situation er det digitale informationssamfunds naturlov. Du kan prøve at tøjle den, men du kan ikke stoppe den.

Som fremsynet CIO bør du vende det til en fordel, og hjælpe med at få skabt de bedst mulige forudsætninger for at få samarbejde og produktivitet ud af medarbejderes individualitet.

En ny generation af samarbejdsværktøjer er på vej, hvor one-size-fits-all erstattes af en ægte ”hub”-tankegang, hvor en integrations-approach er det bærende element, kombineret med muligheden for at slå decideret indbygget samarbejdsfunktionalitet som dokumentstyring, redaktionel nyhedsstyring, opgavestyring, gruppefunktionalitet mv. til og fra – alt efter hvor integreret en løsning man ønsker, og hvor meget man ønsker best-of-breed eller indbygget funktionalitet.

I min egen virksomhed har det taget os mange års hårdt tilkæmpede erfaringer med komplekse organisationers samarbejdsflow at nå frem til en løsning, som rammer balancen hvor den fragmenterede software-portefølje i virksomhederne - inklusive skygge-it - accepteres og vendes til en reel fordel.

Løsningsmodellen i vores fortolkning af fremtidens Digitale Workplace Hub består af centrale elementer såsom:

  • Unified Enterprise Search (Elastic) som giver medarbejderen ét sted at fremsøge sine informationer på tværs af systemer
  • Ét notifikationscenter som konsoliderer systemnotifikationer på tværs af alle integrerede systemer et sted
  • Ét aktivitetsfeed, som populeres af aktiviteter fra alle integrerede systemer samt,
  • Widgets som er designede visninger af nøgleindhold fra andre systemer, som for eksempel ServiceNow, PowerBI, tidsregistrering, vagtplanlægning, ERP e.a. Som giver hurtigt overblik, og adgang ned i de enkelte systemer.

Kun via dataudveksling


Fremtidens Hub kan fungere udelukkende via dataudveksling mellem virksomhedens integrerede systemer, eller kombineret med brugergenereret indhold som brugernes bidrag i form af kommentarer, opslag, dokumenter, gruppearbejde mv. og naturligvis deciderede nyhedsredaktørers bidrag, som man kender fra mere traditionelle intranets.

Visningen, konfigurationerne og integrationerne bør gøres tilgængelige i afdelingsspecifikke opsætninger, så den enkelte bruger eller afdeling, kan få en imødekommende invitation til at bruge sine værktøjer på den mest hensigtsmæssige måde for både virksomhed og medarbejder.


Ved at stille de rette fleksible og moderne rammer til rådighed for den enkelte medarbejder opnås dels at brodden tages af utilfredsheden med de etablerede løsninger, da de pludseligt gøres tilgængelige og brugbare på et helt andet niveau, og dels at medarbejderes egne personlige favoritværktøjer kan sættes i en mere streamlined sammenhæng med virksomhedens infrastruktur.

 

Ikke bare et nyt take


Er dette så blot et nyt take på det traditionelle intranet? Næppe.

Fortolkningen af hvad et intranet er og skal kunne i de enkelte virksomheder, er i dag så differentieret, at det nærmest ikke giver mening at tale om intranet som en kategori mere.

Der er grænser for hvor meget elastik der kan være i en rammebetegnelse, og det må også formodes at være et spørgsmål om tid før begrebet begraves af begrebsinstitutioner som Gartner Group.

Fremtidens Digitale Workplace Hub åbner op for en meget fri fortolkning fra virksomhedens it-afdeling, og ejerskabet flytter sig med fokus på data og integration, fra kommunikations- og HR-afdelingerne til it og digitalisering.

”To Hub or not to Hub” er et aktuelt spørgsmål, som it-afdelinger bør stille sig selv, og med det kommer en selvransagelse i forhold til, om man vil begrænse og styre sine brugere, eller om man vil prøve at skabe rammerne for en symbiose hvor man accepterer brugerne og afdelingernes forskellighed og skaber et miljø, hvor de kan bidrage i et sikkert over overskueligt miljø.

Kontakt Colibo®...

HVORDAN KAN VI HJÆLPE DIG?

Vi vil elske at høre fra dig. Venligst vælg en af nedenstående emner der paser bedst til din henvendelse. Hvis du ikke finder et emne der passer til det du har på hjertet, kan du altid udfylde formularen til højre og tilføje en besked. 

BOOK EN PERSONLIG DEMO

Anmod om en demo fra en af vores Digital Workplace Specialists.

BESTIL EN 60 DAGES TRIAL

Udforsk Colibo platformen med en 60 dages gratis trial.

BLIV PARTNER

Slut dig til os og bliv en del af vores Partner Referral Program.