”Everyone has experienced an intranet that is not being used’ - det var måske noget af det, vi frygtede allermest lige de første 2 måneder.”, Ole Pedersen, BORG Automotive.
Disse ord giver en god beskrivelse af hvordan et nyt intranet kan føles i begyndelsen.
Implementering af et nyt intranet eller genetablering af et gammelt, kan virke skræmmende for enhver virksomhed. Specielt hvis nogen tør kalde det for en ”kulturel ændring” i beslutningsprocessen.
Man kan måske som virksomhed finde på at spørge sig selv disse spørgsmål: Hvad er det der driver vores virksomhedskultur? Hvor godt burde denne kultur defineres? Hvordan passer intranettet ind i dette?
Lad mig introducer mig selv.
Mit navn er Michelle. Jeg er tidligere praktikant hos Colibo, som jeg også samarbejdet med som en del af mit speciale. Her lavede jeg interviews med flere af Colibo’s brugere, som alle sad i forskellige stillinger og som var i intranettets indledende implementeringsfasen.
Her viste resultaterne, at en kulturel ændring ved at implementere et intranet ikke behøves at være en skræmmende proces, selvom det at bryde gamle vaner og rutiner lyder meget besværligt.
Så lad nu vær med at tro dette er verdens undergang. Brugerne der er præsenteret i denne artikel, har fat i den lange ende. Det lover jeg jer.
Indhold
- Hvilken "kulturel ændring" er det egentlig der sker når du implementerer et intranet?
- Gør det nu ikke kompliceret
- Brug den nøgle I allerede har
Hvilken ”kulturel ændring” er det egentlig der sker når du implementerer et intranet?
Lad os først få skabt en fælles definition på begrebet ”virksomhedskultur.”
Nogen ville beskrive virksomhedskultur som ”Fælles forståelse og værdier i en gruppe; Den sociale opførelse af en bestemt virksomhed.” Andre ville have en mere simpel beskrivelse såsom ”den måde vi gør tingene på her.”
Når du implementerer et nyt intranet, så sker der en kulturel ændring i modificeringen af ”den måde vi gør tingene på her.” I dette tilfælde sker ændringen i måden hvorpå den digitale arbejdsplads ser ud, samt måden viden bliver delt i virksomheden.
Mads, en af mine respondenter fra Aarhus kommune, har en god måde at forklare dette på:
”Det er en kulturændring i virkeligheden at bruge færre mails og bruge mere intranet, inklusiv at bruge væggen og den kommunikation der foregår der. Det er noget der kræver samarbejde mellem kollegaer.”
Implementering af et intranet er en stor dynamisk proces, som involverer samarbejde mellem kollegaer. Enhver person har deres egne vaner og tendenser, som formentlig er dannet over en længere periode, hvilket enten gør ændringsprocessen hurtigere eller langsommere.
Og din intranetudbyder gør det bedste de kan for at hjælpe med at frigøre disse gamle vaner og attituder, samt implementere nye og bekæmpe nyopfundne problemstillinger. Men som nogen måske godt kan gætte, så er dette ikke helt nok i sig selv.
Og hvorfor er det så?
Der kan være en medarbejder som nægter at opdatere hans eller hendes personlige profil på intranettet, samt har svært ved at forlade de gamle vaner. Hvis kollegaerne ikke prøver at hjælpe ham med at være mere aktiv på den nye digitale arbejdsplads, så er det svært for personen at blive en del af den ”nye virksomhedskultur”.
Sagt på en anden måde: Hvis kollegaer ikke støtter hinanden og hjælper hinanden med at benytte intranettet, så vil det have en betydelig effekt på hastigheden af processen.
Men lad os nu se det på den lyse side. Det er ikke en umulig opgave at finde en fælles tilgang til intranettet. Alt det kræver er at positivt arbejdsmiljø hvor man samarbejder. Lykkes man med at opnå en fælles forståelse og tilgang til intranettet, så vil det formentlig ende med at forbedre flere dele af din organisations kultur.
Gør det nu ikke kompliceret
Habib er ambassadør og systemadministrator for Borg Automotive UK – Produktionsselskab for Borg Automotive (Afdelingen har 120 medarbejder; 30 kontorarbejder og 90 sælgere, hvor intranettet bliver brugt hver eneste dag).
Hans job er at holde styr på produktionssystemet, hvilket involvere at sørge for at medarbejderne har adgang til de rette informationer. Derudover er han ekspert i at kontrollere og styre kulturændringer.
Da han startede ved Borg Automotive UK, blev der ikke investeret meget i IT, hvilket resulterede i at medarbejderne ikke troede det var en essentiel del af virksomheden (endnu). En af sideeffekterne var at sælgerne var lidt uvillige når det kom til IT.
Fair nok – Hvordan kan man forvente at alle involvere sig når digitale redskaber ikke har været en del af deres almindelige rutiner?
Men i stedet for at blive frustreret, så holdte Habib hovedet koldt og mødte medarbejderne på deres niveau. Han opdagede at ”simplicity is key”.
Men helt rigtigt, så har det moderne intranet allerede et simple og intuitivt design. Siden begyndelsen af intranet implementeringen og siden Habib indtog positionen som Systemadministrator, så har hans mission været at gøre platformen endnu mere simple at bruge for de mindre IT-glade sælgere.
Denne ide var inspireret af hans børn.
Når han studerede børnene derhjemme, så opdagede han at når de fik opgaver med for mange informationer forbundet (hvilket vi sikkert alle har været ofre for), så var det første de sagde ” this is too much”.
"Cause kids … They look at things and say: How long is this going to take? What's the reward? Where for users, the reward is that they get information that's simple to understand, and they're not going to spend lots of time looking at it.", Habib sagde.
For meget frihed til at indsamle information, samt presset fra andre kommende opgaver og forventninger efterlod os splittet.
Næsten så splittet som da man var barn og kun måtte vælge en slags is (!). Forstil dig at du skulle vælge mellem 11 slags is og at du ikke kunne tage en beslutning. Imens bliver køen længere og længere og folk begynder at blive utålmodige.
Den samme følelse vil man få med en ustruktureret digital arbejdsplads!
"I see this when I work with users because I've been doing IT for many years. If I give them too much information, they don't want to know.", sagde Habib.
Hvad gjorde han så for at simplificere oplevelsen på intranettet?
Han oprettede relevante afdelinger på platformen og valgte nøje hvilke informationer der skulle fremstå de forskellige steder. Så måtte han samtidig fortælle HR-personalet ”we’re not printing anymore”. Derudover skabte han på intranettet et diagram til medarbejderne kaldet ”Where is it on the car?”.
Dette diagram viser alt hvad BORG Automotive UK producere, såsom bremsekaliper, styrepumper, styrestativer og EGR-pærer. Habib mener at tingene bliver nemmere for medarbejderne, når de egentlig ved hvad det er de bygger.
Habib tog det som en selvfølge at simplicitet betød at tage tid til at drive forandringerne på en måde, hvorpå det tilpassede medarbejdernes daglig drift, vaner og tendenser, så alle kom i den rigtige retning uden problemer.
Så når du skal implementere et intranet, så sørg for at have en specifik person eller et team som skal stå for forandringsledelsen. Der skal være nogle til at tage beslutninger og ligge nogle klare retningslinjer, hvilket skal hjælpe med at simplificere hele intranet oplevelsen. Dette burde alt sammen hjælpe med at se fornuften i hvorfor intranettet er en essentiel del af den digitale arbejdsplads.
Brug den nøgle I allerede har
Ole Pedersen er data administrator for BORG Automotive. Han står for alle de tekniske produktrelateret data og hjælper med at distribuere data m.m.
Nødvendigheden for et intranet kom da virksomheden gennem de sidste 4-5 år oplevede stor vækst i organisationen. Her er det blevet nemmere for virksomheden at finde og dele information, samt reducere deres e-mail trafik. Deres store mængde data er altså nu let tilgængelig på intranettet.
Denne procesoptimering var selvfølgelig ikke noget der bare skete med det samme.
Borg Automotive brugte de første måneder på at finde en fælles tråd ved at bruge intranettets mange forskellige funktioner, samt stillede dem selv spørgsmål såsom:
Hvordan får vi flyttet kommunikationen fra e-mail til intranet?
Hvordan bliver man enig om hvorvidt et indlæg skal lægges op som event eller en opgave?
Hvordan benytter vi intranettet i højere grad?
”Nu har vi sat et kæmpe projekt i gang, men det var ikke ligetil at forklare en hel flåde – bare lynhurtigt sige ’det her det bruger vi’. Som sagt; det er en læring.”, sagde Ole
Hvad gjorde de så?
De grinte af hinanden.
I læringsprocessen og jagten på en fælles tråd, der brugte personalet faktisk humor.
Når der var nogen der slog noget op på intranettet i begyndelsen, så kunne der nogle gange godt gå 2-3 timer før nogen så det, fordi de ikke kunne få fokus væk fra deres e-mail. Dette kunne de godt grine lidt af, fordi er der noget værre end at gå glip af kage i kantinen.
Et fun fact fra Deloitte (2019):” Companies that embrace fun as an intentional cultural value tend to be more successful because it’s a widespread organizational aspiration.”
Ved BORG Automotive er deres kultur og sociale adfærd defineret af deres friske og livlige attitude. Sagt med andre ord, så havde virksomheden det sjovt langt før de implementerede et intranet!
Intranettet fungerede ”blot” som et værktøj der kunne integrere forbedret informationsdeling ind i virksomhedskulturen, hvilket kunne gøre arbejdet endnu sjovere.
”En humoristisk vinkel er med til at prøve at sprede budskabet, når vi flytter nogle aktiviteter. Når det bliver gjort på den måde, gør også, at vi som fællesskab løfter hinanden lidt hist og her.”, sagde Ole
For at være helt ærlig.
Så læste vi tit at nøglen til at drive en kulturel ændring er at: ”indsæt et afsnit om fremragende samarbejde og delte visioner*. Men hvad med alle de unikke kulturelle værdier og kendetegn, som allerede eksistere inde i vores organisation?
Gør som Borg Automotive – tænk på elementer, som altid har gjort tingene nemmere for din organisation (I BORG’s er det humoren) og brug dette til at skubbe implementeringsprocessen.
Overvej at spørge dig selv: ”Hvordan blev vores udfordringer løst tilbage i tiden? og ”hvorfor blev det løst på den måde?”
Nu kender du måske denne ”specielle ting” som har gjort det nemmere for din organisation. Det kan være humoren, moralskstøtte, kage eller hvad der nu ellers har gjort tingene nemmere internt. Vær ikke bange for at bruge dette til at drive en kulturel ændring i form af at implementere et nyt intranet.
