For mindre end en måned siden, den 20. marts, lancerede Intra2 et initiativ til at dele eksempler på Covid-19-krisekommunikation på intranet. Indtil nu har næsten 40 virksomheder fra Belgien, Danmark, England, Tyskland, Italien og Sverige delt over 100 eksempler i Intra2-samfundet.
Du kan få adgang til alle de delte eksempler på Intra2.com hvis du deler dine egne eksempler. Læs mere om hvordan du får adgang her.
Indhold
- Intranet som mediet til krisekommunikation
- Intranettets homepage som entry point
- Dedikeret Covid-19 sider
- FAQ
- Nye måder at arbejde på
Intranet som mediet til krisekommunikation
Det er temmelig indlysende at intranetansvarlige vurderer intranettet til at være det ubestridte bedste medie til krisekommunikation - at være en let tilgængelig kombination af nyhedsmedier, bibliotek, samarbejdsrum og arbejdsredskab.
Det ser dog ud til at denne forståelse er blevet udbredt og generel. De meget få kommentarer som jeg får vist som viser noget andet, ser ud til at være forårsaget af dårligt samarbejde eller endda rivalisering mellem intranetholdet og de personer, som er ansvarlige for intern krisekommunikation.
En af de vigtigste 'medieudfordrere' er e-mails. Dette er ingen overraskelse, især i en situation hvor mange arbejder hjemmefra med mindre adgang til intranettet end normalt. Men uden intranettet som den centrale nyhedsportal bliver e-mails hurtig kaotiske og vedvarende.
Intranettets homepage som entry point
En betydelig del af et intranettets forretningspotentialer er relateret til intranets homepage. I krisetider bliver intranets homepage som nyhedsportal afgørende, hvilket giver plads og fokus for Covid-19-opdateringer.
Det er dog stadig vigtigt at finde den rigtige balance med andre nyheder. For nogle virksomheder har Covid-19 vendt alt på hovedet. For andre fortsætter meget af den daglige forretning næsten som normalt. Nyhederne på intranets homepage skal afspejle dette. Medarbejdere skal også finde generel information, arbejdsredskaber og kontaktinformation til kollegaer på denne homepage - med eller uden Covid-19-krisen.
En af de vigtige egenskaber ved en godt designet intranet-homepage er muligheden for at kombinere indhold til alle med indholdsmålrettede specielle brugergrupper (via tilpasning og personalisering). Endnu en gang er balancen forskellig fra virksomhed til virksomhed, som homepagen skal afspejle. Behovet for at kombinere indhold til alle og udvalgte ansatte er også relevant for Covid-19-information, da konsekvenserne og forholdsreglerne kan variere på grund af type arbejde eller ansvar.
Intranettets homepage skal også tillade adgang via forskellige enheder - f.eks. mobile enheder. Selv hvis smartphones eller tablets ikke bruges i vid udstrækning i normale tider bliver det langt vigtigere at have adgang døgnet rundt i krisetider. Jeg håber at jeg kan lave en særlig LinkedIn-artikel senere med nogle statistikker, som der viser dette.
Dedikeret Covid-19 sider
ALLE virksomheder (udfordre mig ...) har lavet specifikke Covid-19 sider eller sektioner på intranettet - med et klart og markant link eller banner på hjemmesiden. Format, omfang og type indhold varierer meget, afhængigt af hvordan Covid-19 påvirker virksomheden og medarbejderne. Da svenske og danske regioner er ansvarlige for hospitalerne, så har de meget detaljerede og hyppigt opdaterede Covid-19 sider eller sektioner. Du kan se et eksempel på dette i min LinkedIn-artikel om den svenske region Skåne.
Nedenfor er en liste over det mest typiske indhold på de dedikerede Covid-19 sider:
- De seneste Covid-19 nyheder
- Covid-19 nyhedsarkiv
- Nyheder fra ledelsen / CEO (ofte en video fra hjemmekontoret)
- General information og guidelines omkring sikkerhedsprocedures og reguleringer
- Hjælp til intern og ekstern kommunikation
- Link til ekstern (officiel) Covid-19 information
- Intern ressource personer
- FAQ / Q&A
- Instruktioner og hjælp til at arbejde virtuelt / hjemme
FAQ
Et stort antal virksomheder har lavet specielle Covid-19 'Ofte stillede spørgsmål' eller 'Spørgsmål og svar', da dette format er meget velegnet til grundlæggende oplysninger om et klart defineret emne. Nogle virksomheder strukturerer ofte stillede spørgsmål i forskellige emner, såsom 'Sådan undgår man Colvid-19-virus / infektion på jobbet', 'Ændringer i jobrutiner', 'Juridiske rettigheder og pligter,' Arbejde hjemmefra ',' Rejse ',' Ferier og fritid osv.
FAQ / QA'er er ikke helt nye elementer på intranettet, men det er første gang jeg har set sådan en udbredt anvendelse. Jeg er helt sikker på at Covid-19 FAQ vil blive fulgt af flere FAQ’s om intranet - i mere eller mindre sofistikerede tekniske versioner - da de repræsenterer en lyd og behov for fokus på hvad der for brugerne er 'top-of-mind'.
Nye måder at arbejde på
Udover information om forholdsregler og handlinger der direkte påvirker Covid-19 handler det vigtigste andet emne, der dukker op på intranet, om 'nye måder at arbejde på'. Der er ingen tvivl om at Covid-19 har betydet en enorm udfordring for at arbejde sammen uden fysisk kontakt. Dette har resulteret i mange variationer af retningslinjer, god rådgivning og udveksling af erfaringer med virtuelt samarbejde.
Dette går fra meget enkel 'How to' angående IT-værktøjer til mere generelle råd vedrørende 'En god dag på hjemmekontoret' med råd om pauser, træning og hvordan du kan bevare din motivation på egen hånd.
Det er dog lige så klart at denne pludselige ændring i arbejdsvaner, som er pålagt af Covid-19 har afsløret en voksende parathed til at bruge digitale medier på nye måder. Selvom motivationen og kompetencerne for virtuelt samarbejde varierer mellem forskellige virksomheder og brugergrupper, så er jeg sikker på at Covid-19-krisen vil skabe et løft i eksternt samarbejde og vil medføre ændringer i den måde virksomheder arbejder sammen i fremtiden.
Udgivet af
Mads Richard er stifter af Intra2.
Mads er cand.comm. og har siden 2000 rådgivet mere end 100 virksomheder om forretningsmæssig udnyttelse af intranet og digitale arbejdspladser. Fokus er på organisatoriske og forretningsstrategiske muligheder og udfordringer.
