Overvejer I at investere i et nyt intranet? Og er I lidt overvældede af opgavens kompleksitet? Du kan gøre processen meget mindre kompleks, hvis du har en intranet strategi, der er lige til at gå til.
Denne blogpost er en hands-on guide der giver jer værktøjerne til at udforme jeres egen intranetstrategi. Processen er opdelt i 3 steps:
- Step 1. Evaluering af jeres nuværende situation
- Step 2. Udvælgelse af mulige løsninger
- Step 3. Udvikling af intranet strategi
Hvorfor skal du lave en intranetstrategi?
Intranet projekter starter – eller som minimum – burde starte med en god forståelse af hvad I forsøger at opnå, hvem der er jeres interessenter, og hvordan I vil måle succeser. Formålet, strategien og målsætningerne for intranettet skal defineres. Spørgsmål, der skal besvares i den proces er: Hvorfor skal medarbejdere bruge et intranet og hvad får de præcis ud af det?
Årsagen til at mange intranetprojekter fejler er, at intranettet er lanceret uden at afklare intranettets potentiale eller have en klar strategi for intranettet. Derfor er det vigtigt, at I har en plan.
Nogle intranetløsninger fejler i deres konfigurering af flere årsager:
- Langsom ydeevne
- Intet ejerskab
- Problematiske login-systemer
- Mangel på medarbejderinteresse
- Intranettet er svært at bruge
- Medarbejdere bruger forældede versioner af dokumenter
- Dårlig fildelings muligheder
- Manglende samarbejdskultur
Mange intranetløsninger lider af mangel på retning og styres af et lille intranetteam. Inden lanceringen af et nyt intranet er det derfor afgørende, at der er en defineret strategi for, at det nye intranet skal lykkes.
At have en klart defineret intranetstrategi giver intranetteamet mulighed for at planlægge effektivt og tildele ressourcer på bedst mulig måde. Tillid til intranetinvesteringen vil også være højere, ligesom støtten og finansiering fra ledelsen.
En strategi giver jer en klar fornemmelse af retning samtidig med at det giver en konkret plan hvordan I kommer derhen.
Udvikling af jeres intranetstrategi
Udvikling af en intranetstrategi virker måske som en stor opgave. Løsningen kan være at bryde opgaven op i mindre bidder. Start med en forståelse af jeres nuværende situation, identificer potentielle muligheder og kog dem ned dem til en konkret plan.
Tabellen herunder viser en trin for trin guide til at lave en intranetstrategi, fra start til slut. Brug modellen til at forenkle planlægningen af jeres intranet.
Step 1. Evaluer jeres nuværende situation
Fokuser på jeres brugeres behov for et intranet. I stedet for at undersøge hvordan f.eks. SharePoint eller en anden intranetløsning virker, så fokuser på jeres brugere. De er jeres primære brugere af intranettet.
I har brug for at identificere hvordan jeres medarbejdere arbejder med jeres nuværende intranet. Identificer de funktioner, de bruger til at løse opgaver, og de situationer, hvor jeres nuværende intranet ikke kan løse deres opgaver.
Skitser specifikke udfordringer med jeres nuværende intranet, og identificer processer der har brug for at blive forbedret. Husk at notere de funktioner, der fungerer godt for jeres medarbejdere også.
Ved at definere de problemer i oplever med jeres nuværende intranet, får I en retning at arbejde henimod, når I skal ud og kigge efter mulige intranetudbydere.
Evaluer jeres nuværende intranet:
- Hvordan bruger jeres medarbejdere intranettet?
- Hvilke behov dækker intranettet?
- Hvilke behov dækker intranettet ikke
- Hvad synes jeres medarbejdere om intranettet?
- I hvilken grad understøtter intranettet virksomhedens øvrige strategi?
- I hvilken grad bliver medarbejderne engageret af intranettet?
- I hvor høj grad kan medarbejdere dele viden på intranettet?
- Hvilke funktioner fungerer godt?
Identificer brugernes behov med nedenstående teknikker:
- Interviews med brugere af intranettet
- Medarbejderundersøgelser
- Lav observationsundersøgelser imens medarbejdere bruger intranettet
- Statistiske analyser af hvordan medarbejdere bruger intranettet
- Teste brugervenlighed
- Statistiske undersøgelser af hvilke termer medarbejdere taster ind i søgemaskinen
Målet er, at identificere jeres medarbejderes behov i et format I kan oversætte til en mere effektiv ønskeliste for jeres nye intranet.
Efter I har identificeret brugernes behov, så kig på jeres nuværende intranetløsning og identificer tekniske områder, der har brug for at blive opgraderet. Identificer fordele og ulemper ved jeres nuværende løsning og undersøg hvilke krav jeres organisation har til en fornyelse af et intranet eller en helt ny intranetløsning.
Gør det klart hvilke processer, der ikke fungerer optimalt, og overvej hvordan et nyt intranet kan løse de processer. Vær åben overfor de udfordringer medarbejderne oplever med intranettet. De tekniske udfordringer, som vi ofte ser hos vores kunder er:
- Langsom ydeevne
- Fejl når indhold skal opdateres
- Søgemaskine, der ikke giver gode resultater
- Problematisk login-proces
- Besværlig navigation
- Informationer er svære at finde
- Integrationer med 3.-parts systemer er ikke understøttet af intranettet
- Intranettet er ikke mobilvenligt
Brug denne liste som en inspiration når I evaluerer intranettets nuværende tilstand. En evaluering af jeres intranetsoftware kan hjælpe jer med at definere de funktioner, som I har brug for i et intranet, og gøre det nemmere at sætte intranettet på dagsordenen. Overvej også om der er nogle områder af jeres nuværende intranet, der gør det jeres arbejde mindre effektivt.
Step 2. Oversæt brugernes behov til funktioner
Oversæt brugernes behov til funktioner, med målet om at fremhæve eksisterende mangler og udfordringer. Efter I har gjort det, bør du have et klart billede af hvor I er i dag.
- Oversæt strategiske behov til funktioner
- Fang de centrale brugerbehov og præsenterer metoder til at løse dem
- Angiv potentielle integrationer, der ville forbedre medarbejderoplevelsen
- Definer områder af indhold, der kan være egnet til tilpasninger
- Illustrer, hvordan mobilbrugere kan se og interagere med intranetindhold.
Disse udgangspunkter giver en struktur for, at sikre at jeres interessenter er opmærksomme på mulighederne i et nyt intranet.
Fra det indsamlede data, er I nu klar til at opsætte mål for et nyt intranet.
Hvis målet, for eksempel, er at lukke flere kundeemner, kan I lave en målsætning om et værktøj, der understøtter det mål. Så bliver målet det antal kundeemner, og ikke det antal medarbejdere, der bruger værktøjet.
Mulige løsninger
Det næste skridt er at lave en liste af ønsker og målsætninger for jeres nye intranet, fra jeres analyser i trin 1. Jeres ønskeliste bør liste klare målsætninger, som jeres kommende intranet burde være i stand til at kunne løse.
Målsætninger
Overvej hvordan et intranet bliver i stand til at understøtte jeres mål på et strategisk niveau. En ønskeliste med klare målsætninger gør det meget nemmere, når I skal overbevise jeres ledelse til at investere i et intranet, og at et intranet giver stor værdi.
Eksempler på målsætninger kan være:
- Forbedre intern kommunikation
- Forbedre samarbejdet på tværs af geografiske lokationer
- Strømline processer og politikker i virksomheden
- Undgå silotænkning
- Gøre det nemt at finde ting
- Intranettet skal virke på mobilen
- Øge effektiviteten
- Skab et overblik over daglige opgaver, arbejdsprocesser og retningslinjer
Tilføj dine egne målsætninger, så de passer til din virksomhed og jeres arbejdsopgaver.
Undersøg mulige intranetudbydere
Når I har lavet jeres prioriterede liste af funktioner, en såkaldt kravspecifikation, er du klar til at undersøge markedet for intranetudbydere. Her er et par ideer til at gøre jeres søgning nemmere:
- En Google-søgning kan vise en del udbydere. Et tip er at kigge efter business software sammenligningsværktøjet Capterra
- Brug jeres kontakter: Deltag i ERFA grupper omkring intranetløsninger og få indsigt i hvilke udbydere jeres kollegaer har og hvad deres erfaring er med disse udbydere.
- Kig efter ekspertudtalelser: Spørg eksperter indenfor intranetløsninger om hvilken en intranetsoftware de vil anbefale, for at imødekomme jeres behov.
- Se demoer: Kontakt flere intranetudbydere og bed dem om lave en demo for jer, så I kan få en demonstration af deres software. Bed dem også om at give jer et tilbud på deres løsning.
Naviger efter jeres ønskeliste når I kigger efter intranetudbydere for at sikre jer, at udbyderen møder jeres krav.
Prioritering
Jeres virksomhed har sikkert flere behov end det er realistisk, at få opfyldt i den første fase af et intranetprojekt. I bliver nødt til at træffe nogle hårde beslutninger om hvad i skal prioritere. Disse beslutninger skal træffes efter disse kriterier:
- Hvor meget værdi giver hver funktionalitet til virksomheden?
- Hvor vigtig er funktionaliteten for intranetbrugerne?
- Hvor svært eller dyrt vil det være at implementere de funktioner?
- Hvilke andre omkostninger – indholdsforfatning, brugerengagement, ledelse – er forbundet med den funktion?
Brug brugerhistorier og lav en prioritets workshop med nøglepersoner til at deltage i processen om at prioritere funktioner.
Når I har lavet jeres prioriteter, lav igen en ønskeliste med de funktioner, som I forventer af jeres intranetudbyder.
Step 3. Lav jeres intranetstrategi
Når I har en klar liste med de funktioner, som I gerne vil have i jeres intranet, er I klar til at lave en plan med klare målsætninger. Denne plan skal resultere i en konkret strategi. Jeres intranetstrategi skal laves tidligt i projektet, så I er sikre på, at der er formuleret nogle konkrete mål, sammen med en overordnet plan. På den måde ved jeres interessenter omfanget af projektet og kan nemmere få en idé om de skal støtte projektet.
Jeres strategi skal indeholde:
- Nuværende situation af jeres intranet, sammen med en liste af virksomhedens behov
- Ønsker til et nyt intranet
- Specifikke leverancer og KPI'er
Når disse skridt er kombineret, har I et samlet billede af hvor intranettet befinder sig på nuværende tidspunkt, hvilke funktioner jeres virksomhed kræver i et nyt intranet, og hvilke specifikke opgaver jeres intranet skal være med til at afhjælpe eller effektivisere. Denne strategi er et dokument, der sætter agendaen for det videre arbejde in indkøbsfasen med et intranet.
Når I har skrevet jeres strategi, så overvej at lave en detaljeret rapport og lav et resumé hvor hovedpunkterne er opridset.
Læs også artiklen "Skriv en overbevisende business case".
Konklusion
Så her er det: En intranetstrategi, som du kan begynde at arbejde på allerede i dag.
Hvis I klarlægger områderne der er beskrevet i denne artikel, er I et skridt tættere på, at lave en strategi. Husk, at en strategi ikke er det samme som en tidsplan. Fokusere på de mål, der opfyldes af intranettet. Ved at gøre dette laver I en strategi, der viser intranettet som et forretningskritisk system til din organisation.
