Det kan være svært at holde det kølige overblik over indholdet på intranettet. Med dette blogindlæg får du de værktøjer du skal bruge for, at holde indholdet på jeres intranet optimeret og relevant.
Der er ingen magisk løsning, der kan garantere kvalitetsindhold, men der er nogle værktøjer, som du kan bruge for at forbedre og vedligeholde kvaliteten af indholdet på jeres intranet. Læs med og bliv klogere på hvordan du kan håndtere mængderne af indhold på jeres intranet.
Lad os komme i gang!
Når jeres brugere logger ind på intranettet forventer de at se de seneste nyheder fra jeres virksomhed og de nyheder, der er relevante for dem.
En ting er at skrive nyt og relevant indhold til dit intranet – noget andet er at vedligeholde det, der allerede ligger der. Måske har I forældet eller irrelevant indhold liggende på intranettet, som tager opmærksomheden fra det nye og lækre indhold, I lægger op. Eller aktuelt og relevant indhold, der bare ligger i de forkerte mapper og ikke er til at finde. Måske er der ingen regler for sletning eller arkivering af gamle emner, hvilket kan skabe et kaos på intranettet.
Det kan være frustrerende og tage tiden fra hverdagens vigtige opgaver. Så hvordan gør I hovedrent og optimerer det indhold, I allerede har, så intranettet igen bliver overskueligt og relevant for afdelingen og virksomheden?
7 trin til at optimere indholdet på jeres intranet
Her får du et hurtigt overblik over de trin, du kan bruge til at optimere indholdet på jeres intranet.
- Få overblik over intranettet
- Prioriter indholdet på dit intranet
- Smid gammelt indhold ud
- Opdater gammelt indhold
- Kategoriser indhold
- Lav et indholdshieraki for intranettet
- Lav en strategi for fremtidig vedligeholdelse af intranettet
1. Få overblik over intranettet
Start med at få et overblik over det indhold I har liggende på intranettet. Gennemgå sider, mapper og dokumenter. Skriv eventuelt alt indhold ind i et Excelark for at få et overordnet billede af, hvad I har liggende. Med en overskuelig liste i Excel får du overblik, og det bliver nemmere at håndtere indholdet samt at prioritere og strukturere det.
2. Prioriter indholdet på dit intranet
Når I har et overblik over alt indholdet på jeres intranet, kan det give mening at inddrage kollegaer i hver afdeling eller afdelingschefer i optimeringsprocessen. For hvad er egentlig vigtigt for dem i deres arbejde? Bed dem om at pege på 10-20 dokumenter eller mapper, der giver mening for dem – afhængigt af hvor meget, I har liggende på intranettet. Prioriteringen bliver på den måde langt skarpere, og alle i afdelingen får også opfrisket indholdet, de har tilgængeligt på intranettet.
Du får samtidig indsigt i, hvad dine kollegaer synes er relevant, og hvad de bruger i deres arbejde. Det giver et overblik over, hvilke typer af indhold, der skal blive på intranettet. Samtidig undgår I, at der fjernes værdifuldt indhold fra intranettet.
Prioritering gør det nemmere at lave et godt overblik og gøre alle opdaterede på alt tilgængeligt indhold.
Sparring med afdelingens kolleger eller afdelingsledere kan give inspirationen til nyt og relevant indhold. Ved at give ansvaret til den afdeling, der bruger en del af intranettet, gør det muligt at gennemgå alt indhold, og sørge for at kun det indhold, der er relevant, forbliver på intranettet.
Start med det indhold, der har betydning for flest medarbejdere. Så får du hurtigt resultater. På den måde kan du allokere ressourcer til prioriterede opgaver, og arbejde jer igennem indholdet skridt for skridt, i stedet for at prøve at fikse hele intranettet på samme tid.
Den information, der har størst betydning for medarbejdere og virksomheden er typisk:
- Medarbejderhåndbøger
- Front-line support materialer
- Virksomhedskommunikation
- Kontaktoplysninger på alle medarbejdere
Eftersom hele virksomheden bruger disse typer af informationer, er det vigtigt at informationen er korrekt, skrevet omhyggeligt og velstruktureret. Oplysningerne skal holdes opdateret og synkroniseres med ændringer i virksomheden. I modsætning til indhold, der opdateres af hver afdeling, så tildel få centrale personer ansvaret for at opdatere virksomhedens oplysninger, så de altid er up-to date.
3. Smid gammelt indhold ud
Alt det indhold, som ingen har peget på som vigtigt, skal nu enten slettes fra intranettet, eller gives videre til andre personer eller afdelinger, der måske kan finde værdi i indholdet. Fjern først det der skal væk. Det resterende indhold sørger I for at finde nogle ansvarlige for, som giver indholdet et nyt sted at ”bo”. Giv det videre til relevante personer eller afdelinger og bed dem om at tage stilling til indholdet. Måske nogle dokumenter fra marketing-afdelingen kan bruges i jeres HR-afdeling, eller dokumenter fra IT-afdelingen kan være brugbare for marketing-afdelingen.
For at undgå at intranettet sander til med irrelevant indhold, Kan I opsætte nogle kriterier for evaluering af indhold. I kan bruge disse parametre:
- Udløbsdato, hvor personen, der har skrevet indholdet, får en notifikation om, at indholdet måske er udløbet, så de kan tage stilling til om det er irrelevant eller måske skal opdateres med ny information.
- Data på hvornår indholdet sidst er blevet brugt. Så får I en idé om indholdet bliver brugt, og I kan finde ud af indholdet skal have en plads på intranettet, eller om det måske skal slettes.
4. Opdater gammelt indhold
I er højst sandsynligt stødt på noget indhold på intranettet, som engang var relevant, men som nu er forældet. Det kan også være indhold, der skal omskrives, før det igen giver mening for jer. Marker alt det indhold, som har potentiale på intranettet, hvis det opdateres på den ene eller anden måde, og uddeleger ansvaret for at få det opdateret.
Bed en kollega om at opdatere indholdet, for at gøre det mere relevant og måske mere letlæseligt.
Der er nogle best practices til at gøre tekst mere letlæseligt og nemmere at finde:
- Gør overskriften kort og relevant i forhold til emnet
- Tilføj et kort resumé af indholdet
- Tilføj billeder eller video for at vise indholdet
- Undgå jargon, eftersom det ikke er alle medarbejdere der kender til det
5. Kategoriser indhold
Når alt overflødigt indhold på intranettet er skåret fra, så tag et kig på det indhold, der er tilbage. Er der nogle mønstre i indholdet, som gør, at I kan samle det under nogle kategorier, der giver mening for jeres afdeling? Vær opmærksom på, at der er forskel på indhold.
Der er dynamisk indhold, som dækker over nyheder, opslag, kommentarer og aktiviteter. Og så er der statisk indhold, som dækker over referater, skabeloner, politikker og vejledninger. Kategoriser efter hvilken type indhold, der er tale om, så dynamisk og statisk indhold ikke blandes på intranettet
6. Lav et indholdshieraki på dit intranet
Kig på de overordnede kategorier og begynd så at lave et indholdshierarki, så indholdet relaterer sig til hinanden på den bedst mulige måde. Måske noget af indholdet skal ligge i overordnede mapper på intranettet, mens andet indhold er mere specifikt og skal ligge på undersider eller –mapper. Det kan være, at det giver mening at tegne eller skitsere indholdet og relationerne imellem på papir eller whiteboard.
Forestil dig, at du får at vide, at du skal lede efter et bestemt dokument eller referat, du ikke selv har gemt på intranettet. Hvilke mapper og undermapper giver mening og skaber et naturligt flow? Hvordan gør du det nemt for andre at finde de rigtige dokumenter på intranettet? Sæt eventuelt filtræringskriterier op der kan hjælpe, hvis hierakiet ikke giver mening for alle medarbejdere. I kan også indstille jeres indholdsmapper til at vise kun det indhold der er reelt for bestemte afdelinger og dermed skjule det indhold der ikke er relevant.
Lav en workshop for indholdet på intranettet
Hvert forretningsområde eller afdeling kan invitere nøglepersoner til at diskutere indhold og intranettets struktur. Skriv alt indhold ned på Post-Its: Dokumenter, foldere og sider. Hvis der er flere tusinde dokumenter, kan I nøjes med kategorier af dokumenter.
- Bed nøglepersonerne om at prioritere indholdet og klistre dem op på væggen
- Bed nøglepersonerne om at omdøbe indhold, hvis det nuværende navn ikke umiddelbart giver mening
- Tag blanke Posts Its med til indhold, der mangler på intranettet
- Strukturer jeres Post Its for at lave det bedst mulige hierarki
Så snart I har lavet denne øvelse, så har I forhåbentlig en veldefineret struktur kun med det indhold, der er relevant for hver afdeling.
7. Strategi for fremtidig vedligeholdelse af intranettet
Når der er ryddet op, smidt væk og optimeret, handler det om at gøre en indsats for, at intranettet forbliver ryddet og poleret.
For at undgå den årlige hovedrengøring på intranettet og derved spare virksomheden værdifuld tid, kan I udarbejde en strategi for, hvordan I fremover lægger indhold ud på intranettet. Indholdet er allerede delt ud i mapper og undermapper, men sørg for at alle i afdelingen ved, hvad mapperne står for, og hvor medarbejderne skal uploade og finde bestemte dokumenter. I kan med fordel finde indholdsansvarlige til intranettet, der sørger for at mapperne altid er up to date. Derudover kan en løsning være at sætte intranettet op til platformen Siteimprove, et værktøj der hjælper dig til at holde styr på hvilke sider der performer bedst, samt afsløre døde links, stavefejl mm.
Sidst, men ikke mindst, så sørg for, at det indhold du lægger ud, har relevans for dig, din afdeling og dine kollegaer. Spørg dig selv, hvem der skal bruge indholdet, hvorfor det er relevant, og hvordan det kan skabe værdi fremover.
