Dette indlæg giver dig 10 konkrete anvisninger til sikre en optimal udnyttes af dit intranet til både at håndtere den akutte krisekommunikation i din organisation, og til at facilitere den hjemmearbejds-virkelighed som rammer os alle netop nu. Sidst i indlægget giver vi vores bud på hvordan du konkret kan handle allerede i dag, og være i gang i morgen.
COVID-19 pandemien, og de nyligt iværksatte stramninger fra statsledere i hele verden har mindet os om, hvor skrøbelige vi er, og hvor utrænet vores samfund er, til at håndtere og rumme disse store ændringer. Et sundt samfundssind, hvor alle træder i karakter, og viser offervilje og disciplin vil forhåbentligt bringe os langt, men virkeligheden er, at vi har et samfund, som vi ikke må tabe på gulvet mens Corona virussen hærger. Vi har hjul som fortsat skal dreje så gnidningsfrit som muligt, for at afbøde de økonomiske konsekvenser af COVID-19.
Alle mærker nu at de fysiske møder bliver aflyst, og mange har de første dage på hjemmekontoret i netop disse dage. På det helt korte sigte, har man som organisation en række akutte beskeder som skal afleveres både bredt til alle ansatte, og målrettet til udvalgte. Denne akutte krisesituation håndteres af mange via email, hvilket også er en udmærket kilde til at få afleveret et envejsbudskab, men kæden hopper hurtigt af, når medarbejderne har spørgsmål og kommentarer til disse vigtige budskaber. Startes en mailbaseret diskussions tråd til 1.000 ansatte, så vil nogle svare alle, mens andre vil svare en, og så bryder informationen ned på ingen tid og mailserveren potentielt også. Vælger man at bruge mere up-to-date værktøjer som Slack og Teams, så får man flervejskommunikationen foræret, men man mister på samme tid overblikket og systematikken, da disse værktøjer et bygget til kommunikation i mindre kanaler, og med ringe mulighed for tracking og opfølgning.
Vi hører, og ser allerede nu på loaded af vores servere hos Colibo, at Intranettet i høj grad er den kommunikationskanal, som benyttes til at opnå det bedste fra begge verdener, og lave styret Corana-virus koordinering og kommunikation. Nøglen er styret og målrettet flervejskommunikation, hvor overblikket bevares, og hvor medarbejdernes engageres og kan komme til orde. Ligegyldig hvilken Intranet platform din virksomhed kører på, så er det nu du for alvor skal ibrugtage den, og afteste effekten af dens reach, funktioner og fleksibilitet.
Her er en liste over tekniske features, som du med fordel kan ibrugtage netop nu for at hjælpe krisekommunikationen, og den akutte koordinering:
- Intranettet skal være mobilvenligt. Mere end nogensinde er dette en forudsætning, for effektiv decentral brug. Om det er via native app, eller responsive teknologi er sagen uvedkommende, men er intranettet ikke mobilt, så vil effekten langt fra være tilstrækkelig.
- Slå din push-funktionalitet til. Push sikrer, at dine vigtige informationer og opslag skubbes ud til slutbrugerne, så de ikke selv skal ind på intranettet for at holde sig ajour. Når du vil være sikker på, at informationen modtages og konsumeres, så skal medarbejderens telefon give straksbesked, og medarbejderens arbejdsstation ditto. Har dit Intranet ”mention” funktionalitet, så kan du også sikre opmærksomhed via push i et en-til-en scenarie.
- Aktiver dit målrettede topbanner. Topbanner med krisekommunikation, og med farvekoder til tydeligt at angive graden af severity, sikrer at man kan opslå meget tydelige budskaber på forsiden målrettet forskellige afdelinger og fysiske lokationer.
- Aktiver dine gamification, videns- og quizmoduler. Har dit intranet denne feature ligesom Colibo, så er det en ekstrem effektiv måde at sikre at klæde medarbejderne på med kompleks information, og teste dem i forståelsen af den. Flere af Colibos kunder har benyttet dette til f.eks. påklædning af medarbejderne ift. viden om GDPR, og effekten vil på samme måde være yderst målbar i en situation hvor man vil formidle hvordan man håndterer den nye dagligdag under Corona. Modulerne kan målrettet eksponere medarbejdere for essentiel viden, og efterfølge via quiz spørgsmål afdække graden af forståelse. Dette kan efterfølgende måles og følges op på fra central hold, hvor man har overblikket over den enkelte medarbejders besvarelse.
- Telefonbogen ved hånden. Gennem synkronisering af intranettets brugere med virksomheden AD og/eller andre stamdatakilder, så vil intranettets telefonbog hele tiden være opdateret, og alle relevante kollegaer er et tryk på mobilen væk.
- Sørg for at få benyttet og udbygget den indbyggede tagging og kompetencestyring. Hvem ved hvad, og hvem kan man spørge? Har dit intranet kompentecestyring, så få tagget dine nøglepersoner, så alle ansatte via deres mobiler eller arbejdsstationer let kan søge sig frem til de videnspersoner, som fungerer som vigtige informationspunkter.
Når den mest akutte kommunikation og koordinering er overstået, så er det tid til at kigge frem på de næste uger og måske måneder, og vurdere hvordan der skabes en digital arbejdsplads for den enkelte medarbejder hvor fjernarbejdet påvirker produktiviteten mindst muligt.
Her er en liste over tekniske features, som kan hjælpe den daglige koordinering mellem ansatte, og mellem virksomhed og ansatte, i driftssituationen med den nye virkelighed med hjemmearbejdspladser.
- Ovenstående bullets er stadig højaktuelle, også efter det første initiale koordineringsbehov er løst.
- Digital grupperum og arbejdsrum til ansatte. Gennem brug af intranettets grupperum og arbejdsrum, kan den virtuelle arbejdsorganisation hurtigt opbygges. Samarbejdsrummene kan baseres på åbne eller lukkede arbejdsrum, som enten følger afdelingerne i organisationen slavisk, ellers som oprettes til ad-hoc fælles opgaveløsning for deltagere på tværs af virksomhedens afdelinger. I samarbejdsrummene kan arbejdsemner koordineres og drøftes med fuldt overblik i aktivitetsfeeds, opgaver kan uddeles og følges op på via indbygget opgavestyring, aktiviteter og møder kan oprettes og indkaldes til, og dokumenter gemmes og deles. Har man MS Office Online kan der samarbejdes simultant på dokumenter, men sørg for minimum for, at der er styr på rettighedsstyring og at dokumenter gemmes i versioner, og let kan rulles tilbage.
- Digital grupperum og arbejdsrum til leverandører og storkunder. Ovenstående funktionalitet er fuldt tilgængeligt til virksomhedens eksterne samarbejdspartnere også. Dermed kan du invitere partnere, leverandører og storkunder ind på din digitale platform, og sikre at det ikke blot er den interne kommunikation som får digital støtte, men også kommunikation op og ned af virksomhedens værdikæde.
- Slack / Teams / WhatsApp. Disse fantastiske værktøjer kan understøtte den hurtige og dynamiske en-til-en og kanalkommunikation, men vil du have overblikket og styringen med, så sørg for at få det integreret til dit intranet, så du undgår en fragmentering af informationer.
Når vi alle forhåbentligt snart når godt ud på den anden siden af COVID-19 pandemien, så vil en succesfuld håndtering af ovenstående potentielt have givet de omstillingsparate virksomheden et tigerspring i retning af en mere agil og mobil digital arbejdsplads, som kan ruste de omstillingsparate til en fremtid, hvor de nye generationer af ansatte har en forventning om en moderne og fleksibel arbejdsplads.
Hos Colibo er vi i den unikke situation, at vi er en af de meget få leverandører af større enterprise intranetløsninger kan levere et komplet Office365 venligt intranet out-of-the-box fra den ene dag til den anden – uden at være afhængig af SharePoint. Dette har vi gjort for organisationer op til 37.000 ansatte og ned til 50 ansatte. Derfor kan vi tilbyde din virksomhed, at bestille en løsning i dag, og få den leveret i morgen. Løsningen vil de første dage rumme de projektansvarlige. F.eks. HR, IT, Kommunikation og projektledelse, som sammen kan lave det nødvendige forarbejde i form af indhold og struktur, og så snart denne grundstruktur og information er på plads, så integrerer vi sammen løsningen til jeres AD eller anden datakilde, så alle organisationens ansatte automatisk får et login, med fuld synkronisering til AD. Løsningen driftes som SaaS-løsning, og involverer intet driftsansvar for jeres IT-afdeling.
Colibo kan dermed være kommunikationskanal for jeres krisekommunikation fra den ene dag til den anden, og være jeres fremtidige moderne digitale arbejdsplads indenfor 1-2 uger.
