Lanceringen af en ny intranetplatform kræver en ordentlig onboarding af jeres organisations medarbejdere for at blive succesfuld. Det er vigtigt at alle brugere kommer godt fra start for at sikre succesen af platformen. Dette blogindlæg vil give jer inspiration og gode råd til hvordan I kan planlægge en succesfuld lanceringsdag med udgangspunkt i jeres organisations situation. Dette sker ud fra nedenstående nedslag:
- Hvorfor bør I planlægge en lanceringsdag?
- Kommuniker formålet med intranettet
- Hvordan kan I gøre det meningsfuldt?
- Involver ledelsen i det nye intranet
- Overvej om vil lave en offentlig eller stille lanceringsdag
- Hvordan kan en sjov lanceringsdag se ud?
- Planlæg dagen (oversigt)
En sjov og meningsfuld lanceringsdag har større chance for at blive en succesfuld lanceringsdag. Introduktionen af et nyt intranet til hele organisationen behøver ikke at være hverken teknisk eller kedelig, I skal blot planlægge en dag som passer til jeres organisation - Customer Success Consultant, Colibo, Line Bøgelund.
Læs også om hvordan FAB boligselskab succesfuldt lancerede deres intranet
Hvorfor bør I planlægge en lanceringsdag?
Det er optimistisk at antage, at dine medarbejdere af sig selv begynder at bruge intranettet fra dag 1. Husk blot filmen Field of Dreams fra 1989, med talemåden: ”If you build it, they will come.” Denne talemåde er en almindelig misforståelse, når man lancerer et intranet, eller en hvilken som helst anden type software i en organisation. Medmindre I fortæller jeres medarbejdere om det, kommer de ikke af sig selv. Det er bedre at antage, at dine medarbejdere ikke kommer ind på intranettet, og i stedet informere dem om det nye intranet. Dette aspekt er utrolig vigtigt for hvor stor en del af brugerne der tager intranettet til sig.
I modsætning til dig og intranet projektgruppen, så har dine kollegaer ikke flere måneders erfaring med at arbejde med intranettet. Din intranetgruppe har måske været i processen med at overveje, købe, implementere og arbejde med intranettet i 1 år eller længere tid. Det har dine medarbejdere og kollegaer ikke! Når man introducerer en ny software platform, er en lanceringsdag og andre marketingaktiviteter omkring intranettet derfor essentielt for at det bliver en succes.
Kommuniker formålet med intranettet
Først og fremmest er I nødt til at beskrive hvorfor jeres medarbejdere har brug for et nyt intranet. Start med at forklare formålet med det nye intranet. Som intranetansvarlige og nøglepersoner har I arbejdet med intranettet i adskillige måneder, før I lancerer det til resten af organisationen. Formålet er derfor åbenlyst for jer, men husk at lanceringsdagen formentlig er første gang, resten af organisationen ser intranettet.
Jeres kollegaer er derimod formentlig optaget af deres almindelige dagligdag, og lige pludselig bliver de introduceret til denne nye platform, som de intranetansvarlige fortæller dem er værdifuld – men hvorfor er den værdifuld? Det er ikke nok blot at sige det; I er nødt til at vise det. Hvis formålet ikke er åbenlyst for slutbrugeren, når platformen bliver lanceret, så kan det være svært at få medarbejderne til at vise interesse. Førstehåndsindtrykket er derfor vigtigt.
Ta' for eksempel inspiration i en af vores kunders ide med at skabe en simpel 'Kvikguide'. Guiden indeholder korte forklaringer på udvalgte sociale- og samarbejdsfeatures, inklusiv hvordan man skriver nyheder og opslag, bruger søgemaskinen, udfylder profilen og finder kollegaer. Endeligt kan medarbejderne finde en liste over kollegaer at kontakte, hvis et problem skulle opstå.
Det smarte ’Kvikguide’-initiativ viste sig at være enormt effektivt i forhold til onboardingen og den hurtigere opfyldelse af organisationens fælles mål for intern kommunikation.
Læs også: 10 intranet ideer som får dine medarbejdere til at bruge intranettet
Hvordan kan I gøre det meningsfuldt?
Første trin er at kende jeres formål med intranettet. Det næste trin er at kommunikere dette på en meningsfuld måde, som alle medarbejdere kan relatere til. Dette kan være en udfordring i en stor organisation med mange forskellige medarbejdergrupper. Start derfor med at gruppere dem i relation til deres behov, sammenlignet med hvordan intranettet kan understøtte denne specifikke gruppe. Måske kan I nøjes med at opdele organisationen i to grupper; mobile brugere og stationære brugere. Når I skal planlægge en præsentation, video eller hvad end I ellers kan finde på til lanceringsdagen, så kan denne skelnen allerede der bruges til at tale mere specifikt til medarbejdernes behov, hvilket gør det mere meningsfuldt for den enkelte bruger.
Involver ledelsen i det nye intranet
Det er vigtigt, at I involverer ledelsen i lanceringen af intranettet, da det virker motiverede for slutbrugerne, at ledelsen er synlige i projektet. Her er et par tips:
- Italesæt intranettet på møder – lav f.eks. en demo, der viser hvilke muligheder der er i intranettet, og hvordan jeres organisation konkret skal bruge det
- Opfordre ledere til at lave nyheder, som byder slutbrugerne velkommen på intranettet
- Sørg for, at al information og nyheder fra ledelsen bliver sendt på intranettet, fremfor på mails.
Overvej om I vil lave en offentlig eller stille lanceringsdag
Er I nødt til at lave en stor lanceringsdag for at få en succesfuld onboarding? Ikke nødvendigvis. Det er også helt fint at planlægge en stille lanceringsdag. Her er et par ting I kan overveje:
En offentlig lanceringsdag
En offentlig lanceringsdag inkluderer marketing og promovering før lanceringsdagen, datoen skal annonceres adskillige uger før lanceringen, og marketingkampagner- og aktiviteter skal fange medarbejdernes opmærksomhed. Planlæg en offentlig lanceringsdag, hvis I er sikre på at intranettet er klar til lanceringsdagen, og I kun har oplevet få tidligere skrid i deadline fra IT til at imødekomme leveringsdatoer.
En stille lanceringsdag
Planlæg en stille lanceringsdag, hvis intranettet skal udvikles løbende. Derudover kan I overveje stille lanceringsaktiviteter, hvis I har erfaring fra andre offentlige lanceringsdage, som brugere ikke har reageret positivt på. En stille lanceringsdag kan inkludere marketing og promovering efter lanceringen, en intern lanceringsdag målrettet udviklings- og indholdsteamet og en mere officiel fejring af systemet efter releasen.
Hvordan kan en sjov lanceringsdag se ud?
Intranets virker kedeligt for mange mennesker. Det ved vi godt. Men sådan behøver det ikke være. Se om I kan finde kreative måder at gøre en lanceringsdag sjovere på. Intranets handler mest af alt om at gøre jeres organisation endnu stærkere og bedre, men på samme tid, handler det mest af alt om medarbejderne. Så fejr jeres organisation og sæt medarbejderne i centrum. Tag udgangspunkt i jeres organisations kontekst og overordnede strategi, og lad den tekniske del være sekundær.
Afhængig af størrelsen på jeres organisation, så lav en sammenkomst, hvor hele organisationen er samlet. Hvis jeres organisation er for stor til det, eller medarbejderne er spredt ud over forskellige lokationer, så lav en virtuel sammenkomst, og I kan måske sørge for, at medarbejderne på de forskellige lokationer også faciliterer noget fysisk hos dem.
I kan også lancere online med en række af e-mails, videos, live chat eller webinarer, hvor medarbejderne er samlet og I kan være sikre på, at alle får den samme information.
Planlæg dagen
Vi kan anbefale følgende elementer for at skabe en succesfuld lanceringsdag:
- Kommuniker formålet med intranettet med vægt på jeres organisations behov
- Lav små præsentationer med fokus på forskellige grupper (hav en nøgleperson fra den specifikke gruppe til at lave præsentationen mere troværdig)
- Introducer platformen med fokus på de overordnede principper
- Tag jer tid til at svare på de spørgsmål der måtte være
- Overvej om der skal være nogle gadgets til at skabe mere opmærksomhed omkring intranettet (power banks, klistermærker, t-shirts etc.)
- Vær sikker på at alle ved hvad de skal gøre fra nu af, og husk at følge op
- Hvis I har mange mobile brugere, så lav en session hvor I viser hvordan man henter Colibo appen fra appstore.
Hvis I har brug for gode råd eller hjælp til at planlægge jeres lanceringsdag, er Colibo altid klar til at hjælpe jer med at facilitere denne proces. Ta' et kig på vores Services og kontakt os endeligt hvis I har behov for hjælp både før og efter intranet launch.
