The Team Collaboration Blog

23-11-2017
getting-started_icon.png

Lær å skrive en overbevisende intranett business case

Skal du ha nytt intranett? Vi viser hva en business case skal inneholde.

Det er en stor beslutning å skulle bygge eller kjøpe et intranett, og det har en avgjørende betydning for selskapet. En av de viktigste aktivitetene som selskapet må gjennomføre er å sikre at du får støtte av toppledelsen. For å sikre sjansene dine, er det viktig å skrive en overbevisende intranett business case.

Har du noengang prøvd å generere entusiasme om et prosjekt, for å bli møtt med en lunken respons fra din ledelse og virksomhet?

For å bevise at en investering i et intranett er kvalifisert, må du kunne demonstrere fordelene som et nytt intranett gir til et selskap, i tillegg til at er det "hyggelig-å-ha". I dette blogginnlegget beskriver vi hvordan du bygger en overbevisende business case, som gir deg støtte fra ledelsen.

 

Share

Hva er en business case?

En business case er vanligvis en detaljert prosjektbeskrivelse som er ment å overbevise beslutningstakere at de må godkjenne et prosjekt. Selve dokumentet er vanligvis referert til som en business case.

Intranett Business Case

Som en tommelfingerregel bør en business case beskrive klart løpet fram til en positiv avkastning på investeringen (ROI), ved å beskrive dine nåværende problemer og anbefalte løsninger. En business case bør inneholde en gjennomgang av fordeler og risici som er involvert både ved å gå i gang med prosjektet, og omvendt ikke å gå i gang med  prosjektet. Konklusjonen skal føre til en anbefaling for gjennomføringen av et nytt intranett.

 

Hvorfor bør du lage en business case?

Business cases er et av de mest verdifulle verktøyene du kan bruke når du skal utforme, investere eller bygge et nytt intranett. Når business casen er undersøkt i dybden, godt formulert og presentert overbevisende, kan den:

  • Sikre støtte, budsjett og forpliktelse fra toppledelsen
  • Sikre den nødvendige støtten i selskapet
  • Lage forretningsmål
  • Skissere omfang, inkludert ressurskrav, tidslinje og kostnader
  • Vurdere alternativer og gjøre anbefalinger

 

Last ned en gratis kopi av et intranett business case mal

Før du skriver din business case, må du gjøre detaljerte studier på problemer og mulige løsninger. Det er fem verdifulle områder du skal dekke i dine studier, som vil hjelpe deg å komme opp med en god anbefaling:

  • Hva er forretningspotensialet i en ny intranettløsning?
  • Forstå kostnaden ved et ineffektivt intranett
  • Vurdere dagens situasjon med intranettet
  • Identifisere forventningene fra ledelse og medarbeidere
  • Utforske markedet og identifisere leverandøren som du vil arbeide med

Når du har kontrollert disse områdene er du klar til å skrive en business case og vurdere tilbudene av potensielle leverandører av intranett.

 

Forstå kostnaden ved et ineffektivt intranett

Mange intranett løsninger oppfyller ikke sitt potensiale av flere grunner: Feil teknologi, ingen eierskap eller eierskap av de svært få i selskapet, dårlig distribusjon, manglende interesse fra ledelse og ansatte og mangel på støtte fra ledelsen.

 

McKinsey publiserte rapporten:The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies.

Rapporten anslår at man kan oppnå 20-25% mer effektivitet ved hjelp av samarbeidsverktøy og kommunikasjonsteknologi.

 

I tillegg til bestemte jobboppgaver, så er den største faktoren som påvirker produktiviteten:

  • Å lese og svare på e-post
  • Søke etter og samle informasjon
  • Kommunikasjon og interne samarbeid

Derfor kan det sies at en god intranettløsning kan øke de ansattes produktivitet med opp til 25%, og at dette påvirker kvaliteten på arbeidet. En økning av effektiviteten fører til en reduksjon av kostnader og en mer effektiv organisasjon. Slik kan et selskap bli mye mer lønnsomt. Et dårlig intranett påvirker den generelle effektiviteten og produktiviteten i selskapet.

 

Vurdere dagens situasjon på intranettet

Ta en titt på det nåværende intranettet og identifisere områder som kan optimaliseres i forhold til brukernes behov. Identifisere fordeler og ulemper av intranett programvaren, slik at du kan finne ut hvilke krav du har til en fornyelse av intranett eller en helt ny intranett.

Macbook satt oppefra

Se på tvers av organisasjonen og identifiser hvem som er de viktigste interessenter. Hva er deres største nåværende problemstillinger og 'pain points '. Hvilke mål arbeider disse avdelinger eller personer mot som et intranett vil kunne hjelpe dem å løse?

Skisser spesifikke utfordringer i ditt nåværende intranett og identifisere prosesser som må optimaliseres. Husk å liste alle funksjonene som fungerer godt for de ansatte. Det er ikke nødvendig å ødelegge noe som fungerer bra. Inkluder både gode og dårlige funksjoner i business casen

Ved å definere utfordringene i dagens intranett, får du en ramme som dere kan arbeide med, slik at dere kan begynne å se etter mulige intranett løsninger.

 

Det finnes fire typer internettutfordringer som vi vanligvis ser hos våre kunder

 

1. Tekniske problemer

  • Dårlig ytelse
  • Feil under oppdatering av innhold
  • Utilstrekkelig søkemotor
  • Vanskelig påloggingssystemet

 

2. Brukervennlighet og informasjonsstruktur

  • Systemet er vanskelig å bruke og navigere i
  • Kan ikke dokumenter og informasjon
  • Ansatte bruker utdatert, eller uriktig informasjon
  • Ulike avdelinger bruker ulike metoder til å lagre informasjon
  • Få forfattere skaper en flaskehals av forespørsler

 

3. Produktivitetsproblemer

  • Kan ikke bevise en positiv avkastning på investeringen (ROI)
  • Klager om at intranettet skaper ineffektivitet

 

4. Medarbeideraktivitet

  • Lavt medarbeiderengasjement
  • Mangel på samarbeidskultur i selskapet
  • Dårlig kunnskapsdeling
  • Ansatte og ledere har mistet troen på intranettet
  • Bruken av intranettet er synkende

 

Ideen ved å evaluere det nåværende intranett er å få en forståelse av hvilke utfordringer medarbeiderne står overfor på daglig basis. Du kan identifisere brukernes behov med disse teknikkene:

  • Brukerintervjuer (for eksempel gruppe intervjuer med store interessenter)
  • Medarbeiderundersøkelser
  • Observere brukere i sammenheng, for eksempel. filme ansatte når de bruker intranett
  • Statistisk analyse av hvordan intranettet blir brukt
  • Brukertesting
  • Analyse av de søkeord de bruker for å søke informasjon på intranettet

Målet er å identifisere dine brukeres behov i et format du kan oversette til funksjoner. Å peke ut nøyaktige utfordringer og gevinster, vil hjelpe deg å identifisere dine behov for intranett. Det gir deg en klar oppsummering av hva intranett prosjektet kommer til å løse, og det som forventes tilbake.

Et vellykket intranett omfavner behovene til alle i et selskap. Bruk tid på å identifisere utfordringene fra ledere, kunnskapsarbeidere og personer som arbeider ute i felten.

 

Identifiser forventningene til firmaet

Forventninger fra organisasjonen kan variere fra "alt ville være en forbedring" intranett må være kjerneverktøyet i et selskap. Det avhenger av hvem du spør i firmaet.

Forventningene er vanligvis delt inn i fire grupper:

  • Det tekniske aspektet: en ny intranett må ha bedre funksjoner og gi mer
  • Brukervennlighet og informasjonsstruktur: Et nytt intranett må være enkelt å bruke
  • Produktivitet: Ansatte skal spare tid ved å bruke intranettet
  • Kommunikasjon og drift: En ny intranett skal oppmuntre medarbeidere til å samarbeide og kommunisere på tvers av avdelinger.

Hvis du identifiserer forventninger og behov, er det lettere å lage din business case, etablere kriterier for valg av systemet, og senere bli vellykket med implementeringen av et nytt system.

Tiden du bruker på å koordinere mål og forventninger, er tid du sparer når det kommer til interesseledelse senere i prosjektet. Prosessen vil øke sannsynligheten for et vellykket intranettløsning.

 

Oversette behov til funksjoner

Det kan være vanskelig å presentere hvordan forbedret kommunikasjon har en positiv effekt på bunnlinjen. Men hvis du uttrykker spesifikke oppgaver, vil du kunne etablere mål og en forventet avkastning på investering (ROI). Se på eksemplene nedenfor og oversett dine egne behov til funksjoner:

Mål: forbedre arbeidsflyten. Funksjon: Arbeidsflyt kan være en oppgave under digitalisering, akkurat som også det å digitalisere hvordan du rapporterer feriedager eller utlegg.

Målsetting: Forbedre intern kommunikasjon. Funksjon: Håndtere færre interne e-poster og bruke intranett for kunnskapsdeling i stedet.

Målsetting: Få flere til å bruke intranettet. Funksjon: Gjør intranettet tilgjengelig på alle enheter.

 

Et funksjonelt intranett kan også løse:

  • Raskt identifisere personer med riktig kompetanse til en aktivitet
  • Bedre samarbeid på tvers av avdelinger
  • Involvere flere medarbeidere i kunnskapsdeling med en plattform som er enkel å bruke.

Ved å uttrykke dine overordnede mål og intensjoner som funksjoner, blir det lettere å angi hvilke organisatoriske problemer et nytt intranett hjelper med å løse.

 

Lag SMART målsettinger

Når du har analysert behovene og forventningene til selskapet, må du identifisere mål for intranettet, som kan stå fast gjennom hele prosjektet. Disse målene skal støtte gjennomføringen av et nytt intranett. Målsettingene skal være SMART.

 SMART målsætninger til intranett business case

 

En måte å opprette klare mål eller kvalifisere eksisterende mål er å bruke SMART modellen, som er et utbredt og enkelt prosjektverktøy:

  • Spesifikt-hva er det du ønsker å oppnå?
  • Målbart-når er du i mål?
  • Attraktiv-hvorfor bry du deg om å kjempe for å nå dette målet?
  • Realistisk-har du faktisk de ressurser som skal til for å nå målet?
  • Tidsbestemt-når er tidsfristen?

Målene er forskjellig for hver bransje og . Målene er avgjort på bakgrunn av selskapets situasjon og bør reflektere formål, verdier og ambisjoner. Å være sikker, for å gjøre sterkeste business case som det er mulig, prøve å komme opp med SMARTEe målsetninger.

 

Mål som ditt intranett kan bidra til, omfatter:

  • Bli en mer kundefokusert organisasjon
  • Opprettholde en lønnsom og bæredyktig virksomhet
  • Beholde dyktige medarbeidere
  • Samle geografisk spredte ansatte
  • Bli et globalt selskap

 

Potensielle leverandører av intranett og alternativer

Bruk litt tid til å utforske markedet. Hva slags intranett programvare er der ute, og hvilke trender ser vi nå? Ta tak i ditt profesjonelle nettverk, og be om deres erfaringer med ulike systemer og leverandører.

Du kan også delta i ERFA-grupper og få objektive vurderinger om hvilke intranett løsninger som fungerer godt i andre bedrifter.

Deretter kan du bruke kunnskapene dine om intranett leverandører når du trenger å beskrive de ulike løsningene i virksomheten, og når det er på tide å begrunne dine anbefalinger.

 

Vurdere alternativene

Har du identifisert utfordringene med gjeldende intranett, og har du en liste over leverandører og alternativer. Du har også sett på problemene som et intranett-prosjekt kan bidra til å lindre.

Du bør også vurdere følgende:

Hva er konsekvensene dersom din organisasjon velger å ikke gjøre noe?

 

Lage en anbefaling

Det neste du må gjøre er å beskrive mulige scenarier.

Du må analysere hver av din valgte alternativer, som er i tråd med målene dine. Ofte, når du skriver en business case, har man en favoritt i hodet. Men denne delen bør gjenspeile beslutningstakere i selskapet, at du har gjort en grundig analysearbeid og har undersøkt alle mulige løsninger.

Ved å bruke analysen fra din nåværende intranettløsning, kan du bruke denne delen til å gi din anbefaling for den løsningen som du synes passer best for selskapets forretningsbehov.

 

Vurder risiko

Legg til et avsnitt i din business case, der du påpeker risiko og fallgruver i forbindelse med implementering av ny intranett-programvare.

Bruk denne delen til å vise at du har vurdert mulige risikofaktorer og tenkt på muligheter for å minimere risiko, for å sikre at prosjektet for distribusjon på intranett kan overleve i tilfelle noe går galt.

Prioriter risiko basert på hvor sannsynlig det er at det vil skje, og hvor alvorlige konsekvenser eventuelt blir. Så kan du skissere hvilke tiltak du vil komme i gang med for å forberede eller redusere hver risikofaktor.

 

Hvordan skriver du en business case?

Hvordan skriver du en intranett business case

 

Nå som du vet hvilke typer oppgaver en ny intranett må løse, de forskjellige behov som intranettet skal dekke, og hvordan markedet ser ut. Når alt dette er dekket, er du klar til å skrive en overbevisende business case.

Strukturen til en business case varierer, men generelt tar en med disse elementene:

  • En oppsummering av business casen: Det må ikke være mer enn én side. Oppsummer sammenhengen, utfordringer, mulige komplikasjoner med løsningen, konklusjon og den anbefalte løsningen.
  • Kontekst: Hva er status quo? Hvilke spørsmål må besvares før vi kan fatte en endelig avgjørelse?
  • Mulige løsninger: I denne delen du vil beskrive mulige løsninger, for eksempel, hva skjer hvis vi beholder våre nåværende intranettløsning, velger en standard løsning eller bygger vår egen løsning.
  • Økonomisk Oversikt: Hva er avkastningen (ROI) av de ulike intranett løsningene?
  • Konklusjon: Hva er fordelene og ulempene ved de ulike løsningene
  • Anbefalinger: Basert på det samlede kunnskapen du har, hva er dine anbefalinger?
  • Oppsummere hvorfor de skal investere i et intranett-prosjekt
  • Avslutt med en formell konklusjon og sammenfatte hovedpunktene fra din Business Case.

 

Avsluttende kommentarer

Det er mer sannsynlig at prosjekter som har en solid business case leverer en avkastning på investeringen, og også ofte mer sannsynlig at disse vil bli implementert innenfor budsjettets økonomiske og tidsmessige rammer.

En grundig business case vil også hjelpe bedriften din med å finne den riktige løsningen som oppfyller bedriftens forretningsbehov. I tillegg gir business casen dine beslutningstakere en solid analyse for å gjøre det mer plausibelt at du sikrer støtte til den løsningen du anbefaler dem.

Hvis du prøver å skrive en business case for et intranett-prosjekt, kan vår business case mal hjelpe deg å utarbeide den informasjonen du trenger for å presentere prosjektet overbevisende til de andre.

Related Blog Posts
Colibo free-template intranet-business-case
Whitepaper

Intranett Business Case

Last ned en gratis word-mal for ditt eget intranett business case, og fyll i de ulike seksjonene med dine virksomhetsopplysninger, slik at du enkelt kan vise fordelene med å implementere et sosialt intranett.

Nicoline B. Sørensen
bloggforfatter
Nicoline B. Sørensen
Nicoline var Colibos markedsføringsleder. Hun jobber med tekst, formidling og kommunikasjonsstrategiske prosj SE ALLE INNLEGG

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.