<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=737891076383107&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

The Team Collaboration Blog

23-11-2017
getting-started_icon.png

12 intranett-ideer som kan få medarbeiderne dine til å bruke intranett

Få inspirasjon til å lokke medarbeiderne dine til å bruke intranett.

«Bygg et intranett, så skal de nok komme», er en setning man ikke kan si i samme setning som «intranett». Det er alminnelig kjent i virksomheter at det er vanskelig å trekke inn brukerne på intranettet.

Når dere introduserer et nytt intranett i deres virksomhet, kan dere få en høyere produktivitet, øke samarbeidet og høyne effektiviteten. Men det kan altså være vanskelig å få alle om bord i intranettprosjektet. Så hva er trikset som sikrer at medarbeiderne dine tar intranettet til seg raskt og bruker intranettet sine funksjoner i sitt arbeide fremover?

Det er ikke gitt at medarbeiderne dine bruker intranettet deres, bare fordi deres virksomhet har investert i ett. Forandringer er vanskelig for noen mennesker. Hver virksomhet har minimum én medarbeider med «nei-hatten» på, som nekter å gjøre noen forandringer som endrer hverdagen deres på arbeidsplassen. Heller ikke om forandringene kanskje er til det bedre. Disse nei-menneskene er typisk de vanskeligste å omvende, og vær oppmerksom på at disse typene ikke skal ignoreres.

En helt basal forutsetning for kunnskapsdeling på intranettet er at medarbeiderne bruker det. Arbeidet med å få medarbeiderne til å bruke intranettet, er en kontinuerlig prosess som skal implementeres og hele tiden skal man arbeide med motivasjonen.

Share

Møter i konferanserom med whiteboard

 

Intranettet ditt er oppe og i gang, hvordan sørger du for at medarbeiderne dine bruker det?

Det skal være en klar strategi med å ha et intranett. Formålet skal besvare spørsmålet: Hvorfor skal medarbeiderne bruke intranett og hva får de ut av det? Medarbeiderne dine skal se meningen med å bruke intranett. Hvis ikke blir det vanskelig å lykkes.

Hvis du leder et intranettprosjekt, og du vil sikre at medarbeiderne dine tar til seg intranett i arbeidet sitt, kan interessant innhold være det hemmelige våpenet til å sikre engasjement. Ikke vær bekymret for at intranett tar verdifull tid vekk fra deres primære arbeidsoppgaver, med innhold som ikke er arbeidsrelatert. Et sosialt intranett brukes primært til arbeidsrelaterte oppgaver. Men du kan bryte tankegangen om et monotont intranett, ved å tilføye morsomme elementer. På den måten kan du sikre større aksept av medarbeiderne dine. Selv de som har på seg nei-hatten.

Det er flere teknikker du kan bruke for å sikre at medarbeiderne dine tar til seg intranett. Her gir vi deg 12 ideer som du kan teste, for å få medarbeiderne til å bruke intranett.

 

1. Gjør intranettet til startsiden på internett

Det er et ganske enkelt triks, men det vil være tullete hvis ikke denne enkle tingen blir prioritert. Be IT-avdelingen din om å sette intranett som default hjemmeside for alle medarbeidere. Så er du sikker på at det er det første de ser når de logger seg på PC-en om morgenen.

 

2. Innhold fra deres bransje eller industri

En av måtene dere kan oppnå mer engasjement på intranett, er ved å være en sentral for de beste nyhetene fra deres bransje. I stedet for at ansette mottar nyhets-e-post og lager sin egen research fra andre, kan ansatte holde seg oppdaterte på industrinyheter på sitt eget intranett.

Det krever naturligvis at det er en dedikert person som alltid er oppdatert på nyheter innenfor deres bransje og sørger for å poste dem på deres intranett. Ved å poste industrinyheter på intranett, kan dere få deres medarbeidere til å føle seg bedre informert om hva som skjer i bransjen. Det kan sågar interessere medarbeidere som normalt ikke har interesse av nyheter fra bransjen.

 

3. Nyheter fra direktøren

Alt innhold som kommer fra direktøren, bør ha de ansattes interesse. Med litt arbeid kan dere lage en ukentlig post fra direktøren, den vil få rekordmange besøkende. Vær oppmerksom på å vinkle historiene så de er interessante. Generelle opplysninger om virksomheten fra direktøren er viktige og sikkert også interessante, men deres direktørs holdning til bransjeopplysninger, deres besøk på en annen beliggenhet er muligens enda mer interessant lesing for medarbeiderne.

Men igjen, for at dette skal bli en suksess, er det viktig at det er en person som tar ansvaret for denne oppgaven. Kanskje den personlige assistenten kan engasjeres? Det er langt fra sikkert at deres direktør har tid til å skrive lange beretninger. For at det skal bli en suksess, er det derfor viktig å ha en utførlig plan som er lett å følge.

 

4. Virksomhetens suksesser og fiaskoer

Deres medarbeidere er garantert interessert i å vite hvordan det står til med virksomheten. Det kan være all informasjon som kan booste medarbeidernes moral. Financial Times har skrevet at suksessfulle virksomheter har mer fornøyde ansatte (https://www.ft.com/content/6081b1fc-d0b2-11e5-92a1-c5e23ef99c77). Så hvis medarbeiderne får nyheter om virksomhetens suksesser, er det større sjanse for at de yter bedre. Det kan være virksomhetens aksjekurs, nye kunder og regnskapstallene for det siste kvartalet. Dere kan også bruke suksesshistoriene fra forskjellige team i virksomheten, som for eksempel produktlanseringer, eller lavere sykefravær.

Akkurat som gode nyheter om virksomheten kan deles, er det også viktig å adressere fiaskoer og dårlige historie, slik at det ikke oppstår usant sladder i krokene og dårlig stemning. Gode og dårlige nyheter vil få folk til å besøke intranettet.

 

5. Slutt å sende e-poster

Hvis dere sørger for at alle dokumenter, informasjon og blanketter kan finnes på intranett, er det mer sannsynlig at medarbeiderne vil bruke intranettet. Hvis det er nødvendig å bruke intranett for å finne ting de leter etter, vil de automatisk bruke det.

Vær modig. Har dere sendt ut nyheter om virksomheten på e-post? Se hva som skjer hvis dere stopper med å sende ut nyheter på e-post, men legger det på intranett i stedet for. Ikke vær redd for å gjøre drastiske forandringer, for å gjøre intranettet til det primære stedet å lete etter informasjon. Vær konsekvent, men ha en fornuftig overgangsperiode, så folk kan venne seg til å finne informasjon et annet sted enn de pleier.

 

6. Tilføy bilder og video av medarbeiderne når de er på farten

Spør kollegene dine som er på konferanser, symposier eller workshops om de kan lage små videoklipp eller ta bilder fra den neste turen deres. Det kan kanskje øke engasjementet på intranettet, da de deler deres opplevelser og den kunnskapen de får på konferansen, eller viser bilder fra det området hvor eventet foregår. Ved å vise hva de ansatte gjør, kan det føre til en hype omkring intranettet.

En av fordelene ved å få medarbeiderne til å dele sine opplevelser med bilder og video, er at de ikke bare deler sine opplevelser, men også den kunnskapen de får med fra dagen. Den kunnskapen kommer de ansatte, som ikke var med på konferansen, til gode.

kreative intranett ideer med Sheryl Sandberg

Et eksempel på en person som gjør det svært godt, er Sheryl Sandberg, Chief Operating Officer hos Facebook. Foruten å arbeide hos Facebook, deltar hun også på konferanser, styremøter, intervjuer og mye mer. Hun deler svært mange av de tingene hun deltar på, litt slik som en kollega kunne gjøre det på intranettet.

 

7. Snakk om mat

Mat er kanskje det eldste trikset for å engasjere mennesker. Alle mennesker skal spise og mat har blitt svært trendy de siste par årene. Post kantinens meny hver uke og gjør en dyd ut av å undersøke hvor maten kommer fra, eller hvordan den er tilberedt. Det vil helt sikkert interessere mange.

Intranettinnhold ideer mat

Hvis det ikke er en kantine, men flere muligheter for å spise ute i nærområdet, kan man sammenligne lunsjmenyene fra de forskjellige stedene. Kanskje kan dere sågar få laget en rabattavtale med spisestedene og legge dem på intranett?

La deg inspirere av hvordan matbloggere beskriver og fotograferer maten, for å finne ut av hva som gjør det spesielt. Det kan være at du velger en humoristisk tilnærming til det, eller får det til å handle mer om sunnhet. Matbloggere har tusenvis av følgere, bare ved å beskrive den maten de spiser, så det har helt klart interesse.

Sørg for gode bilder og videoer. Det øker helt klart engasjementet at folk kan bli småsultne av matinnleggene dine.

 

8. Lag eksklusivt innhold

Hvis du vil være sikker på at medarbeiderne dine bruker intranettet, så lag noe innhold som kun finnes på intranettet. Du kan fremme følelsen av FOMO («Fear of Missing Out» eller på norsk: Frykten for å gå glipp av noe). Lag eksklusivt innhold som de ikke kan se andre steder. Det kan være rabatter, konkurranser, spesielle medarbeidertilbud eller gratis arrangementer. Hvis medarbeiderne dine opplever intranettet som et spennende sted å være, eller et fordelaktig sted (eksklusive rabatter), så er det mer sannsynlig at medarbeiderne kikker innom intranettet en gang i mellom.

 

9. Hagetips fra deres egne medarbeidere

Er Peder fra logistikk en proff i å holde gressplenen perfekt hele året, eller har Sofia det vakreste tulipanbedet hver vår? Engasjer dem til å dele av sin helt spesielle viten. Finn de gode historiene i din egen virksomhet og få dem til å spire.

Mange mennesker liker denne typen innhold og vil sette pris på det. Det er sikkert ikke mange som vet at Peder og Sofia har denne kunnskapen. Det kan være alt fra noen få linjer om deres beste ideer til hagestell, til en hjemmevideo som viser hvordan man får gressplenen til å bli klar til sommeren. På denne måten tilføyer du en personlig touch til dine medarbeidere og det kan kanskje høyne samarbeidet i virksomheten.

 

10. Utforsk virksomheten

Uansett hvor stor virksomheten deres er, så er det stor sannsynlighet for at kollegene dine ikke helt vet nøyaktig hva som skjer i de andre avdelingene. Å utforske virksomheten gir enda mer mening hvis virksomheten er spredt på flere geografiske lokasjoner, da dine kolleger med sikkerhet ikke vet akkurat hva som foregår andre steder.

Det kan være fortellinger omkring de ansatte på andre lokasjoner. Det kan også være at man forteller om det området som virksomheten ligger i. For eksempel hvis det er vakker natur omkring virksomheten. Hvis man forteller om virksomheten på en spennende måte, er det større sannsynlighet for at det vil forbedre virksomhetens samhørighet og kultur, mens du får brukere til intranettet ditt.

Utforsk virksomheten - Kaptein på Mærsk skip

For eksempel har Mærsk bedt kapteinene på deres skip om å ta bilder når de er til sjøs. Det er et enkelt triks som de bruker i deres strategi for sosiale medier, for å booste engasjementet. Det kan man overføre til engasjement på deres intranett. Hvis dere gjør noe spennende, skal nok folk komme.

 

11.Portrett av ansatte

Det viktigste i ens virksomhet, er å kjenne medarbeiderne sine. Hva med å  lage intervjuer av dine medarbeidere, som man kan lese på intranettet?

Intervjuer av medarbeidere til internt bruk kan være engasjerende, sosialt og morsomt og kan hjelpe deres medarbeidere med å lære hverandre bedre å kjenne, på en stille og rolig måte. Et gjennomtenkt intervju, presentert med personlighet, kan gi følelsen av et tilhørsforhold og eierskap.

Menneske liker godt å kikke på andre mennesker, i stedet for å kikke på abstrakt virksomhetsinformasjon, levert med en bunke tall. Det kan være et intervju av Susan fra økonomi, som forteller om sin hverdag, hvilke andre prosjekter hun jobber med i øyeblikket og hva hun gjør på fritiden. På den måten blir medarbeiderne dine ekte mennesker og ikke bare enda flere ukjente ansikter som du møter hver dag på arbeidsplassen. På den måten får intranett også mer sjel, fordi de menneskene som «bor» på intranett, har en historie.

Små historier om de menneskene som jobber i virksomheten, får intranettet til å bli menneskelig.


12. Lav en skattejagt på intranettet

For å skape litt hype og en følelse av formål med intranett, kan dere lage en konkurranse eller skattejakt med medarbeiderne, om de kan finne dokumenter raskere via intranett, fremfor i mappene på reolen. Se hva som skjer. Typisk vil dine medarbeidere bruke lengre tid på å finne papirdokumenter, fremfor elektroniske dokumenter. Lag denne øvelsen for å gi medarbeiderne et insitament til å bruke intranett, med en nytteverdi, nemlig reell tidsbesparelse.

Det kan også være at dere gjemmer noe på intranettet og ber medarbeiderne finne det. Den som finner det raskest, får skatten. Noen virksomheter har prøvd å lodde ut vinneren av dere julelotteri i én enkelt gruppe på intranett og har fått en stor medlemsstigning i nettopp den gruppen. Det er billig triks, men hvis det virker, så er det verdt det.


Hva skal dere gjøre videre?

Den viktigste leksen som vi vil fremheve, er at dere skal gi medarbeiderne deres en grunn til å bruke intranett.

Kanskje har formålet med å bruke intranett i starten, ikke så mye å gjøre med virksomhetsstrategi. Hvis dere lager intranettet til et kult sted å være, med interessante intervjuer og artikler, kommer de til å prøve ut intranett-programvaren og se at det ikke er så farlig. Så snart de har akseptert softwaren, har dere allerede kommet et langt stykke på vei.

Ikke la nei-sierne komme i veien for å implementere deres sosiale intranett. Forbered dere på en suksessfull lansering, med spennende innhold på intranett fra starten. Så er dine brukere mer tilbøyelige til å bruke intranett.

En kort oppsummering:

  • Husk å poste noe nytt innhold hver dag på intranett, for å sikre at det er et friskt og interessant innhold hele tiden.

  • Post eksklusivt innhold på intranett, så ofte som mulig, så det gode innholdet kun finnes på intranett. Det fremmer bruken av intranettet.

  • Tenk ut av boksen. Er det noen i deres virksomhet som gjør noe spesielt? Er det noen som er fantastiske til å lage vakre kaker med fondant? Lag et miniintervju med vedkommende og legg det på intranett. Se hva som skjer!

Kunne du tenke deg en god ide til lanseringen av deres sosiale intranett? Så snakk med vårt Customer Success Team.

Related Blog Posts
Last ned FAB-case NO
Case Story

FAB øker deling av viten på tvers

Lær av FABs erfaringer

Last ned casebeskrivelsen om FAB og lær om deres utfordringer og når de har oppnådd bedre deling av viten og høyere effektivitet med deres Colibo intranettløsning.

Nicoline B. Sørensen
bloggforfatter
Nicoline B. Sørensen
Nicoline var Colibos markedsføringsleder. Hun jobber med tekst, formidling og kommunikasjonsstrategiske prosj SE ALLE INNLEGG

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.