The Team Collaboration Blog

Hvorfor skal du lage en intranettstrategi?

Intranettprosjekter starter - eller som et minimum - burde starte med en god forståelse av hva dere forsøker å oppnå, hvem som er deres målgruppe og hvordan dere vil måle suksesser. Formålet, strategien og målsetningene for intranettet skal defineres. Spørsmål som skal besvares i denne prosessen er: Hvorfor skal medarbeidere bruke et intranett og nøyaktig hva får de ut av det?

Årsaken til at mange intranettprosjekter feiler, er at intranettet er lansert uten å avklare intranettets potensiale eller ha en klar strategi for intranettet. Derfor er det viktig at dere har en plan.

Noen intranettløsninger feiler i konfigureringen - av flere årsaker.

• Langsom yteevne
• Ikke noe eierskap
• Problematiske innloggingssystemer
• Mangel på medarbeiderinteresse
• Intranettet er vanskelig å bruke
• Medarbeiderne bruker foreldede versjoner av dokumenter
• Dårlige fildelingsmuligheter
• Manglende samarbeidskultur

Mange intranettløsninger lider av mangel på fokus og styres av et lite intranettteam. Innen lansering av et nytt intranett, er det derfor avgjørende at det er en definert strategi for at det nye intranettet skal lykkes.

Å ha en klart definert intranettstrategi gir intranettteamet mulighet for å planlegge effektivt og tildele ressurser på en best mulig måte. Tillit til intranettinvesteringen vil også være høyere, akkurat som støtten og finansieringen fra ledelsen.

En strategi gir dere en klar fornemmelse av retning, samtidig med at det gir en konkret plan for hvordan dere kommer tid.

Utvikling av deres intranettstrategi

Utvikling av en intranettstrategi virker kanskje som en stor oppgave. Løsningen kan være å dele opp oppgaven i mindre biter. Start med en forståelse av deres nåværende situasjon, identifiser potensielle muligheter og kok dem ned til en konkret plan.

Tabellen nedenfor viser en trinn for trinn guide til å lage en intranettstrategi, fra start til slutt. Bruk modellen til å forenkle planleggingen av intranettet deres

1. Evaluer deres nåværende situasjon

Fokuser på brukernes behov for et intranett. I stedet for å undersøke hvordan f.eks. SharePoint, eller en annen intranettløsning virker, så fokuser på brukerne deres. De er deres primære brukere av intranettet.

Dere har bruk for å identifisere hvordan deres medarbeidere arbeider med deres nåværende intranett. Identifiser de funksjonene de bruker til å løse oppgavene, og de situasjonene hvor deres nåværende intranett, ikke kan løse deres oppgaver.

Skisser spesifikke utfordringer med deres nåværende intranett og identifiser prosesser som har bruk for å bli forbedret. Husk også å notere de funksjonene som fungerer godt for deres medarbeidere.

Ved å definere de problemene dere opplever med deres nåværende intranett, får dere en retning å arbeide i mot, når dere skal ut å kikke etter mulige intranettutbydere.

Identifiser den nåværende tilstanden til intranettet deres:

• Hvordan bruker deres medarbeidere intranettet?
• Hvilke behov dekker intranettet?
• Hvilke behov dekkes ikke av intranettet?
• Hva synes deres medarbeidere om intranettet?
• I hvilken grad støtter intranettet virksomhetens øvrige strategi?
• I hvilken grad blir medarbeiderne engasjerte av intranettet?
• I hvor stor grad kan medarbeiderne dele kunnskap på intranettet?
• Hvilke funksjoner fungerer godt?

Identifiser brukernes behov med disse teknikkene:

• Intervjuer med brukerne av intranettet
• Medarbeiderundersøkelser
• Lag observasjonsundersøkelser mens medarbeiderne bruker intranett
• Statistiske analyser av hvordan medarbeiderne bruker intranett
• Test brukervennlighet
• Statistiske undersøkelser av hvilke termer medarbeidere taster inn i søkemaskinen

Målet er å identifisere medarbeidernes behov, i et format dere kan oversette til en mer effektiv ønskeliste for deres nye intranett.

Evaluer jeres nuværende intranetteknologi

Etter at dere har identifisert brukernes behov, så kikk på deres nåværende intranettløsning og identifiser de tekniske områdene som trenger å bli oppgradert. Identifiser fordeler og ulemper ved den nåværende løsningen og undersøk hvilke krav deres organisasjon har til en fornyelse av et intranett eller en helt ny intranettløsning.

Gjør det klart hvilke prosesser som ikke fungerer optimalt og overvei hvordan et nytt intranett kan løse de prosessene. Vær åpen ovenfor de utfordringene medarbeiderne opplever med intranettet. De tekniske utfordringene vi ofte ser hos våre kunder er:

• Langsom ytelse
• Feil når innholdet skal oppdateres
• Søkemaskiner som ikke gir gode resultater
• Problematisk innloggingsprosess
• Vanskelig navigasjon
• Informasjon som er vanskelig å finne
• Integrasjon med tredjepartssystemer som ikke er støttet av intranettet
• Intranett som ikke er mobilvennlig

Bruk denne listen som en inspirasjon når dere evaluerer intranettets nåværende tilstand. En evaluering av deres intranettsoftware, kan hjelpe dere til å definere de funksjonene som dere har bruk for i et intranett, og gjøre det lettere å sette intranettet på dagsorden. Overvei også om det er noen områder av deres nåværende intranett som gjør arbeidet deres mindre effektivt.

Oversett brukernes behov til funksjoner

Oversett brukernes behov til funksjoner, med det som formål å fremheve eksisterende mangler og utfordringer. Etter at dere har gjort det, bør du ha et klart bilde av hvor dere er i dag.

• Oversett strategiske behov til funksjoner
• Fang de sentrale brukerbehovene og presenter metoder til å løse dem.
• Angi potensielle integrasjoner som ville forbedre medarbeideropplevelsen.
• Definer områder med innhold som kan være egnet til tilpasninger.
• Illustrer hvordan mobilbrukere kan se og interagere med intranettinnholdet.

Disse utgangspunktene gir en struktur, for å sikre at deres interessenter er oppmerksomme på mulighetene i et nytt intranett.

Fra de innsamlede dataene er dere nå klare til å sette opp et nytt mål for det nye intranettet.

Hvis målet for eksempel er å lukke flere kundeleads, kan dere lage en målsetning om et verktøy som støtter nettopp dette målet. Så blir målet det antallet leads og ikke det antallet medarbeidere som bruker verktøyet.

For å ta en kort oppsummering: Hvor godt hjelper deres nåværende intranett virksomheten, kontra hva et nytt intranett vil kunne gi dere?

2.  Mulige løsninger

Det neste skrittet er å lage en liste av ønsker og målsetninger for deres nye intranett, ut fra deres analyser i trinn 1. Ønskelisten bør liste opp klare målsetninger som deres kommende intranett burde være i stand til å løse.

Målsetninger

Overvei hvordan en intranettløsning kan bli i stand til å støtte deres mål på et strategisk nivå. En ønskeliste med klare målsetninger gjør det mye lettere når dere skal overbevise ledelsen til å investere i intranett, og at et intranett vil gi stor verdi.

Eksempler på målsetninger kan være:

• Forbedre den interne kommunikasjonen
• Forbedre samarbeidet på tvers av geografiske lokasjoner
• Strømlinjeforme prosesser og politikken i virksomheten
• Unngå tue-tenking
• Gjøre det lett å finne ting
• Intranettet skal virke på mobilen
• Øke effektiviteten
• Skap et overblikk over daglige oppgaver, arbeidsprosesser og retningslinjer.
• Tilføy dine egne målsetninger, slik at de passer til din virksomhet og deres arbeidsoppgaver.

Tilføj dine egne målsætninger, så de passer til din virksomhed og jeres arbejdsopgaver.

Undersøk mulige intranettutbydere

Når dere har laget den prioriterte listen av funksjoner, en såkalt kravspesifikasjon, er du klar til å undersøke markedet for intranettutbydere. Her er et par ideer til å gjøre researchen enklere.

• Et Google-søk kan vise en del leverandører. Et tips er å kikke etter business softwaresammenligningsverktøyet «Capterra»: http://www.capterra.com/portal-software/
• Bruk kontaktene deres: Delta i nettverksgrupper om intranettløsninger og få innsikt i hvilke leverandører deres kolleger har og hva deres erfaring er med disse leverandørene.
• Se etter ekspertuttalser: Spør eksperter innenfor intranettløsninger om hvilken intranettprogramvare de vil anbefale for å imøtekomme deres behov.
• Se demonstrasjoner: Kontakt flere intranettutbydere og be dem om å gjøre en demo for dere, så kan dere få en demonstrasjon av deres programvare. Be dem også om å gi et tilbud på deres løsning.

Naviger etter ønskelisten når dere kikker etter intranettutbydere for å sikre at utbyderen møter deres krav.

Prioritering

Deres virksomhet har sikkert flere behov, enn det som er realistisk å få oppfyllt i den første fasen til et intranettprosjekt. Dere blir nødt til å treffe noen tøffe beslutninger om hva dere skal prioritere. Disse beslutningene skal treffes etter disse kriteriene:

1. Hvor stor verdi gir hver funksjonalitet til virksomheten?
2. Hvor viktig er funksjonaliteten for intranettbrukerne?
3. Hvor vanskelig, eller dyrt, vil det være å implementere de funksjonene?
4. Hvilke andre omkostninger - skrive innhold, engasjere brukerne, ledelse - er forbundet med den funksjonen?

Bruk brukerhistorier og lag en prioritetsworkshop hvor nøkkelpersoner deltar i prosessen for å prioritere funksjoner.

Når dere har satt opp prioritetene, lag en ønskeliste med de funksjonene som dere forventer av deres intranettutbyder.

3. Utform en intranettstrategi

Når dere har en klar liste med de funksjonene som dere gjerne vil ha med i intranettet, er dere klare til å lage en plan med klare målsetninger. Denne planen skal resultere i en konkret strategi. Deres intranettstrategi skal lages tidlig i prosjektet, så dere er sikre på at det er formulert konkrete mål, sammen med en overordnet plan. På den måten vet deres interessenter omfanget av prosjektet og vil lettere få en idé om de skal støtte prosjektet.

Strategien deres skal inneholde:

1. Nåværende situasjon av deres intranett, sammen med en liste av virksomhetens behov.
2. Ønsker for et nytt intranett
3. Spesifikke leveranser og KPI-er.

Når disse skrittene er kombinert, har dere et samlet bilde av hvor intranettet befinner seg på det nåværende tidspunktet, hvilke funksjoner virksomheten krever i et nytt intranett og hvilke spesifikke oppgaver deres intranett skal avhjelpe eller effektivisere. Denne strategien er et dokument som setter agendaen for det videre arbeidet i innkjøpsfasen med et intranett.

Når dere har skrevet strategien, så overvei å lage en detaljert rapport og lag et resyme hvor hovedpunktene er skissert.

Konklusjon

Så her er er det: En intranettstrategi som du kan begynne å arbeide på allerede i dag.

Hvis dere klarlegger områdene som er beskrevet i denne artikkelen, er dere et skritt nærmere å lage en strategi. Husk at en strategi ikke det samme som en tidsplan. Fokuser på de målene som oppfylles av intranettet. Ved å gjøre dette, lager dere en strategi som viser intranett som et forretningskritisk system til organisasjonen din.