<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=737891076383107&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

The Team Collaboration Blog

23-11-2017
ongoing-success_icon.png

Optimer innholdet på intranettet ditt

7 råd til å holde innholdet på intranettet oppdatert og relevant.

Det kan være vanskelig å holde et nøkternt overblikk over innholdet på intranettet. Med dette blogginnlegget får du de verktøyene du trenger for å holde innholdet på deres intranett optimert og relevant.

Mange intranettløsninger har med tiden vokst organisk til tusen, eller kanskje flere tusen sider, med innhold som blir vedlikeholdt av flere forskjellige mennesker i virksomheten.

Det er ingen magisk løsning som kan garantere kvalitetsinnhold, men det er noen verktøy du kan bruke for å forbedre og vedlikeholde kvaliteten av innholdet på intranettet. Les med og bli klokere på hvordan du kan håndtere mengdene av innhold på deres intranett.

 

Share

La oss komme i gang!

Når deres brukere logger inn på intranett, forventer de å se de siste nyhetene fra virksomheten, og de nyhetene som er er relevante for dem.

En ting er å skrive nytt og relevant innhold til ditt intranett - noe annet er det å vedlikeholde det som allerede ligger der. Kanskje har dere foreldet eller irrelevant innhold liggende på intranettet som tar oppmerksomheten fra det nye og spennende innholdet dere legger inn. Eller aktuelt og relevant innhold, som bare ligger der i feil mapper og ikke kan finnes. Kanskje er det ikke noen regler for sletting eller arkivering av gamle temaer, noe som kan skape kaos på intranettet.

Det kan være frustrerende og ta tiden fra de viktige dagligdagse oppgavene. Så hvordan får dere unna hovedrengjøringen og optimerer det innholdet som dere allerede har, så intranettet igjen blir oversiktlig og relevant for avdelingen og virksomheten?

 

7 trinn til å optimere innholdet på deres intranett

Her får du et raskt overblikk over de trinnene du kan bruke til å optimere innholdet på deres intranett.

  1. Få overblikk over intranettet
  2. Prioriter innholdet på intranettet ditt
  3. Kast ut gammelt innhold
  4. Optimer gammelt innhold
  5. Kategoriser innholdet
  6. Lag et innholdshierarki for intranettet
  7. Lag en strategi for fremtidig vedlikehold av intranettet

Optimaliser innholdet på deres intranett

 

1. Få overblikk over intranettet

Start med å få et overblikk over det innholdet dere har liggende på intranettet. Gjennomgå sider, mapper og dokumenter. Skriv eventuelt alt innholdet inn i et Excel-ark, for å få et overordnet bilde av hva dere har liggende. Med en oversiktlig liste i Excel, får du et overblikk og det blir enklere å håndtere innholdet, samt prioritere og strukturere det.

 

2. Prioriter innholdet på intranettet ditt

Når dere har et overblikk over innholdet på deres intranett, kan det være fornuftig å inndra kolleger i hver avdeling, eller avdelingsledere i optimeringsprosessen. For hva er egentlig viktig for dem i deres arbeide? Be dem om å peke på 10-20 dokumenter eller mapper som er meningsfulle for dem - avhengig av hvor mye dere har liggende på intranettet. På den måten blir prioriteringen langt klarere og alle i avdelingen får også oppfrisket innholdet de har tilgjengelig på intranettet.

Du får samtidig innsikt i hva kollegene dine synes er relevant og hva de bruker i deres arbeide. Det gir oversikt over hvilke typer innhold som skal være på intranettet. Samtidig unngår dere, at det fjernes verdifullt innhold fra intranettet.

Intranettinnholdsoptimalisering med Post Its

Hvis dere har et intranett med store mengder innhold, er det en stor fordel å få viktige personer innlemmet i prosessen, fordi prioriteringen blir enklere. Du vet ikke nødvendigvis selv, hva alle avdelinger bruker av innhold på intranett. Hvis en avdelingsleder, eller en medarbeider, blir ansvarlig for deres respektive del av intranettet, blir innholdet mye mer relevant.

 

Prioritering gjør det enklere å få et godt overblikk og gjøre alle oppdaterte på alt tilgjengelig innhold.

 

Det å sparre med avdelingens kolleger, eller avdelingsledere, kan gi inspirasjon til nytt og relevant innhold. Ved å gi ansvaret til den avdelingen som bruker en del av intranett, blir det mulig å få gjennomgått alt innhold og sørge for at kun det innholdet som er relevant forblir på intranettet.

Start med det innholdet som har betydning for flest medarbeidere. Så får du raskt se resultater. På den måten kan du allokere ressurser til prioriterte oppgaver og arbeide dere gjennom innholdet, skritt for skritt, i stedet for å prøve å fikse hele intranettet på en gang.

 

Den informasjonen som har størst betydning for medarbeidere og virksomheten er normalt:

  • Medarbeiderhåndbøker
  • Front-line supportmateriale
  • Virksomhetskommunikasjon
  • Kontaktopplysninger på alle medarbeidere

Ettersom hele virksomheten bruker denne typen informasjon, er det viktig at informasjonen er korrekt, omhyggelig skrevet og velstrukturert. Opplysningene skal holdes oppdatert og synkronisert med endringer i virksomheten. I motsetning til innhold som oppdateres av hver avdeling, så tildel ansvaret for å oppdatere virksomhetens opplysninger til noen få sentrale personer, så er det alltid oppdatert. Årsaken er at de ansatte skal kunne stole på den informasjonen de finner på intranett.

 

3. Kast ut gammelt innhold

Alt det innholdet som ingen har utpekt som viktig, skal nå enten slettes fra intranettet, eller gis videre til andre personer eller avdelinger som kanskje kan finne verdi i innholdet. Fjern først det som skal bort. Det resterende innholdet sørger dere for å finne noen som kan være ansvarlig for, som gir innholdet et nytt sted å «bo». Gi det videre til relevante personer eller avdelinger og be dem om å ta stilling til innholdet. Kanskje noen dokumenter fra marketing-avdelingen kan brukes i HR-avdelingen, eller dokumenter fra IT-avdelingen kan være nyttige for marketing-avdelingen.

Intranett innhold styring

 

I tillegg til at dere evaluerer gammelt innhold, skal dere også lage noen regler for hvem og når innhold på intranettet skal slettes. For å holde intranettet oppdatert og brukervennlig, er det viktig å ta stilling til gammelt innhold.

For å unngå at intranettet fylles opp med irrelevant innhold, skal dere sette kriterier for evaluering av innhold. Dere kan bruke disse parametrene:

  • Utløpsdato, hvor personen som har skrevet innholdet får en melding om at innholdet muligens er utløpt, så de kan ta stilling til om det er irrelevant eller kanskje skal oppdateres med ny informasjon.

  • Data på når innholdet ble brukt siste gang. Så får dere en ide om hvorvidt innholdet blir brukt, og dere kan finne ut av om innholdet skal ha en plass på intranettet, eller om det kanskje skal slettes.

 

4. Optimer gammelt innhold

Dere har høyst sannsynlig støtt på noe innhold på intranett som var relevant en gang, men som nå er foreldet. Det kan også være innhold som skal skrives om, før det gir mening for dere igjen. Marker alt det innholdet som har potensiale på intranettet, hvis det oppdateres på den ene eller andre måten og utdeleger ansvaret for å få det oppdatert.

Be en kollega om å oppdatere innholdet for å gjøre det mer relevant og kanskje mer lesevennlig.

Det er noen «best practices» for å gjøre tekst mer lettlest og enklere å finne:

  • Gjør overskriften kort og relevant i forhold til evnet
  • Tilføy et kort utdrag av innholdet
  • Legg til bilder eller video for å vise innholdet
  • Unngå sjargong, ettersom ikke alle medarbeidere kjenner til det.

 

5. Kategoriser innholdet

Når alt overflødig innhold på intranett er fjernet, så ta en kikk på det innholdet som er tilbake. Er det noen mønstre i innholdet som gjør at dere kan samle det, i noen kategorier som er meningsfylte for deres avdeling? Vær oppmerksom på at det er forskjell på innhold.

Det er dynamisk innhold som dekker over nyheter, oppslag, kommentarer og aktiviteter. Og så er det statisk innhold som dekker referater, maler, retningslinjer/politikk og veiledninger. Kategoriser etter hvilken type innhold det er snakk om, så dynamisk og statisk innhold ikke blandes på intranettet.

 

6. Lag et innholdshierarki for intranettet

Kikk på de overordnede kategoriene og begynn så med å lage et innholdshierarki, så innholdet relaterer seg til hverandre på best mulige måte. Kanskje noe av innholdet skal ligge i overordnede mapper på intranett, mens annet innhold er mer spesifikt og skal ligge på undersider eller -mapper. Det kan være at det er mest meningsfullt å tegne eller skissere innholdet og relasjonene dem i mellom på papir eller whiteboard.

Forestill deg at du får vite at du skal lete etter et bestemt dokument eller referat. Det er ikke deg som har lagret dette på intranettet. Hvilke mapper og undermapper virker meningsfulle og skaper en naturlig flyt? Hvordan gjør det lett for andre å finne de rette dokumentene på intranett?

Workshop for innholdet på intranettet

Lag en workshop for innholdet på intranettet

Hvert forretningsområde eller avdeling kan invitere nøkkelpersoner til å diskutere innhold og intranettets struktur. Skriv ned alt innholdet på Post-it-lapper: Dokumenter, foldere og sider. Hvis det er flere tusen dokumenter, kan dere nøye dere med kategorier for dokumentene.

  • Be nøkkelpersonene om å prioritere alt innholdet og klistre dem opp på veggen.
  • Be nøkkelpersonene om å døpe om innholdet, hvis det nåværende navnet ikke umiddelbart gir mening.
  • Ta med blanke Post-It-lapper til innhold som mangler på intranettet.
  • Strukturer Post-It-lappene for å lage best mulig hierarki.

Så snart dere har utført denne øvelsen, så har dere forhåpentligvis en veldefinert struktur, med kun det innholdet som er relevant for hver avdeling.

 

7. Strategi for fremtidig vedlikehold av intranettet

Når det er ryddet opp, slettet og optimert, handler det om å gjøre en innsats for at holde intranettet ryddig og polert.

For å unngå den årlige hovedrengjøringen på intranettet og dermed spare virksomheten verdifull tid, kan dere utarbeide en strategi for hvordan dere legger ut innholdet fremover. Innholdet er allerede delt ut i mapper og undermapper, men sørg for at alle i avdelingene vet hva mappene står for, og hvor medarbeiderne skal laste opp og finne finne bestemte dokumenter. Dere kan med fordel finne to innholdsansvarlige til intranettet som sørger for at mappene alltid er oppdaterte. I tillegg kan det være en god ide, å gjøre det til en vane å sjekke opp gammelt innhold, i det du legger ut noe nytt. Sjekk om det er noe av det gamle innholdet som kan skiftes ut med det nye, eller om noe av innholdet kanskje har en fellesnevner og derfor burde være i samme dokument.

Sist, men ikke minst, så sørg for at det innholdet du legger ut har relevans for deg, avdelingen din og kollegene dine. Spør deg selv, hvem som skal bruke innholdet, hvorfor det er relevant og hvordan det kan skape verdi fremover.

Related Blog Posts
Colibo Profilbrochure NO
Whitepaper

Last ned vår gratis brosjyre

Lær om de mange fordelene med sosialt intranett, og Colibos mange funksjoner.

Nicoline Sørensen
bloggforfatter
Nicoline Sørensen
SE ALLE INNLEGG

Colibo Events

custom_widget
28-09-2017

Intranet in housing associations

Learn from the Danish housing association FAB's experiences..

custom_widget
17-10-2017

eKommune Expo in Oslo, Norway

Meet our experts and learn about intranet for municipalities
custom_widget
07-09-2017

The social intranet 2017 - Join us free of charge

Join our experts online to get an introdution to Colibo.