kreative forretningsfolk brainstorming sitt neste prosjekt

Implementering av et vellykket intranett i offentlig sektor

Esbjerg kommune øker effektiviteten med nytt integrert intranett.

Colibo kunde - Esbjerg Kommune

Virksomhetens verktøy samlet på ét sted

Utfordring
Som en av Danmarks største kommune, og med de mange feilslåtte forsøkene på å forbedre kommunens kommunikasjon, fant Esbjerg kommune ut at de hadde behov for et nytt kommunikasjonsverktøy. Men hvordan får man 10.000 medarbeidere til å skifte til et nytt intranett og i tillegg på en vellykket måte? Når mer enn 50% av medarbeiderne er ofte borte fra skrivebordet?

Resultater
I dag kan medarbeidere i Esbjerg kommune samarbeide på tvers av team med arbeidsgrupper på intranettet, og dessuten bruke intranettets telefonbok til å raskt finne kontaktopplysninger. Nå er informasjonen tilgjengelig for alle i kommunen.
  • +10.000 medarbeidere
  • Kommune
  • Live siden juni 2016
  • Tidligere tilbyder: IntraNote
  • Danmark

Implementering av et vellykket intranett i offentlig sektor

Esbjerg kommune hadde behov for en intranettløsning som kunne være et sentralt og digitalt møtepunkt for alle medarbeidere. Ulike løsninger hadde ikke den effekten som kommunen håpet på. Dermed valgte de Colibo som virksomhetens knutepunkt og samarbeidsverktøy. Colibo erstattet den gamle intranettløsningen som bl.a. innebærte at medarbeidere måtte bruke Google for å søke etter info istedenfor intranettet.

 

Danmarks EnergiMetropol

Esbjerg er Danmarks EnergiMetropol med mer enn 9000 arbeidsplasser innen offshore-industrien, som omfatter olje, gass og vindmøller. Esbjerg er dessuten Danmarks representant blant verdens 19 energibyer, i det såkalte WECP (World Energy Cities Partnership). Esbjerg er Danmarks 5. største by. For å kunne yte service til kommunens beboere, er det viktig at intern kommunikasjon og infodeling er i fokus, og blir håndtert profesjonelt.

Møtes rundt intranettet

Spør gjerne medarbeiderne hva de ønsker

Esbjerg kommune satte i gang en prosjektgruppe for å sikre at alle interessenter i kommunen ble hørt i beslutningen om å investere i et nytt intranett. Prosessen innebar at medarbeiderne ble spurt om deres ønsker, og hvilke behov det nye intranettet skulle dekke.

En grundig prosess for å finne riktig løsning

Hvordan flytter man så det store antallet medarbeidere fra ét intranett til et nytt? I tillegg til å gjøre at medarbeiderne får lyst til å både bruke og engasjere seg i det nye intranettet? Først og fremst bør man velge et intranett som passer med de aktuelle behovene og utfordringene man står ovenfor. Deretter ber man om innspill fra medarbeiderne. Det er iallfall slik Esbjerg kommune taklet sin situasjon.

En god start og grundige forberedelser har vært viktig for Esbjerg kommune, som er allerede i full gang med å gjøre intranettet klart til de mange brukerne. En av de avgjørende faktorene er involveringen av medarbeiderne. Helt konkret ble det bl.a. gjennomført en rekke redaktørworkshops i Esbjerg, som ble organisert av Colibo, samt dialoger og møter om det nye intranettet. Her har medarbeidere fått muligheten til å forstå, sette preg på og bruke intranettet slik at eierskap ble en del av prosessen.

 

Forberedelser lønner seg

Etter å ha prøvd flere intranettløsninger som ikke kunne imøtekomme kommunens behov, lette kommunikasjonssjef Thomas André Reil og webkonsulent Lisbet Rosendal etter et moderne intranett som involverte medarbeidere istedenfor at de sto på sidelinjen som tilskuere. Til å begynne med søkte de gode råd hos kollegaer fra andre kommuner og så intranettløsninger som de brukte. De så på flere ulike intranettløsninger, inkludert SharePoint, Intranote og andre skreddersydde systemer.

Av alle de løsningene vi så på (red. SharePoint, Intranote og skreddersydde løsninger) fant vi aldri en løsninger der vi tenkte wow, akkurat den løsningen bruker vi.

– Lisbet Rosendal, webkonsulent Esbjerg kommune.

Derfor begynte prosjektgruppen å undersøke og analysere markedet for intranettløsninger. Med en håndfull intranettløsninger i fokus, inkludert Colibo, begynte Esbjerg kommune prosessen med å kartlegge den riktige løsningen for organisasjonen. For å finne helt riktig løsning, valgte de å spørre brukerne om hva de trengte i arbeidshverdagen.

En av de store utfordringene med tidligere intranettløsninger som Esbjerg kommune var at medarbeiderne i kommunen fikk store problemer med å finne informasjon som de trengte. Årsaken var dårlig søkefunksjon som ikke fant frem relevant innhold. Som Thomas André Reil, Esbjerg kommunes kommunikasjonssjef forteller:

Medarbeiderne var vant til å google alt og finne det de leter etter der. En stor utfordring for det gamle intranettet var at det dukket opp masse gamle dokumenter i søkeresultatet, og da blir det nesten umulig å finne frem til relevant informasjon.

Med en ny og oversiktlig innholdsstruktur, som kommunens redaktører jobber med nå, og den finjusterte søkefunksjonen i Colibo, får medarbeidere opp relevante søkeresultater når søker etter dokumenter – akkurat som vi kjenner fra Googles egen søkemotor.

Intranett nyheter på mobiltelefonen

Opplæring av medarbeidere for å skape et bedre intranett

En god start og grundige forberedelser har vært viktig for Esbjerg kommune, som er allerede i full gang med å gjøre intranettet klar til de mange brukerne. En av de avgjørende faktorene er involveringen av medarbeiderne. Helt konkret ble det bl.a. gjennomført en rekke redaktørworkshops in Esbjerg, som ble organisert av Colibo, samt dialoger og møter om det nye intranettet. Her har medarbeidere fått muligheten til å forstå, sette preg på og bruke intranettet slik at eierskap ble en del av prosessen.

Det var flott å se hvordan redaktørerne i kommunen raskt tok til seg workshop-dagene og gjorde det til deres eget. Det ligger et stort arbeid i å flytte masse dokumenter, men innstillingen var topp og det var god stemning og energi fra alle som deltok. 

– Morten Sig Olsen, Leveransesjef, Colibo.

Prosessen er lang, men et grundig arbeid lønner seg voldsomt. For Esbjerg kommune har det vært viktig at medarbeiderne føler seg trygge gjennom hele forløpet. Derfor ble nøkkelpersoner fra de ulike forvaltninger inkludert i prosessen fra starten av.

 

”Det har gått svært bra, fordi det har gjort at de føler seg trygge med endringen, spesielt fordi de var med i prosessen fra starten av og har hatt innflytelse,” forteller Lisbet Rosendal, som er webkonsulent hos Esbjerg kommune og står for implementeringen av intranettet.

 

Et responsivt intranett til medarbeidere i institusjonene

Noe av det mange av kommunens medarbeidere kommer til å legge merke til i hverdagen, er adgangen til intranett fra ulike enheter. Den responsive delen av Colibo er helt avgjørende for de daglige brukerne og dermed kommunen. Det mobile intranettet gjør det mulig for at medarbeidere kan jobbe mens de er i farten, og ulike institusjoner får den samme brukervennlige og praktiske tilgangen til intranettet, akkurat slik som medarbeidere ved skrivebordet.

Lisbet Rosendal Web konsulent Esbjerg Kommune

Enkel tilgang fra mobiltelefoner

Lisbet Rosendal, Webkonsulent Esbjerg Kommune

Den responsiv plattformen var utgangspunktet for oss. Vi ønsket gjerne tilgang til intranettet via mobiltelefoner og nettbrett, slik at vi også kan inkludere dagpleiere, hjemmepleiere og SOSU-assistenter som ikke nødvendigvis sitter med en datamaskin i deres daglige arbeid.

Med det imponerende engasjementet fra de nyutdannede redaktørene har medarbeidere i Esbjerg kommune nå en intranettløsninger som passer med organisasjonens behov. Medarbeidere kan finne relevant informasjon takket være søkefunksjonen til Colibo. I tillegg gir Colibos intranettløsning muligheten til at man kan dele kunnskap og foreta intern kommunikasjon på farten, takket være det responsive grensesnittet og funksjonalitetene.

For Thomas, Lisbet og Esbjerg kommune var suksessen da de fant akkurat de riktige ingrediensene. En god blanding av dybderesearch, dedikasjon, medarbeiderinvolvering – og ikke minst et sosialt intranett der medarbeidere kan dele kunnskap, finne informasjon, uavhengig om de sitter på kontoret eller om de er på farten.

 

Tilbakemeldingen vi har fått fra brukerne er positiv. Vi har hatt en svært god prosess hittil og jeg har en god magefølelse som sier at vi har tatt det riktige valget.

– Lisbet Rosendal, Webkonsulent, Esbjerg kommune.

Sharepoint-Alternative NO
Whitepaper

Last ned vårt whitepaper om SharePoint og Colibo her

Nr. 1 SharePoint-alternativ

Last ned vårt gratis whitepaper om forskjellen på Colibo og SharePoint.

Les hvorfor Colibo er et godt alternativ til SharePoints komplekse oppsett.

Vi er ditt sosiale intranett
Share
Nicoline B. Sørensen
Nicoline B. Sørensen
Markedsføringsleder
+45 27 58 76 08
Kontakt oss for mer informasjon om casen

Nicoline var Colibos markedsføringsleder. Hun jobber med tekst, formidling og kommunikasjonsstrategiske prosjekter.

Lær hva et sosialt intranett kan bety for din organisasjon

Bestill demo