En grundig prosess for å finne riktig løsning
Hvordan flytter man så det store antallet medarbeidere fra ét intranett til et nytt? I tillegg til å gjøre at medarbeiderne får lyst til å både bruke og engasjere seg i det nye intranettet? Først og fremst bør man velge et intranett som passer med de aktuelle behovene og utfordringene man står ovenfor. Deretter ber man om innspill fra medarbeiderne. Det er iallfall slik Esbjerg kommune taklet sin situasjon.
En god start og grundige forberedelser har vært viktig for Esbjerg kommune, som er allerede i full gang med å gjøre intranettet klart til de mange brukerne. En av de avgjørende faktorene er involveringen av medarbeiderne. Helt konkret ble det bl.a. gjennomført en rekke redaktørworkshops i Esbjerg, som ble organisert av Colibo, samt dialoger og møter om det nye intranettet. Her har medarbeidere fått muligheten til å forstå, sette preg på og bruke intranettet slik at eierskap ble en del av prosessen.
Forberedelser lønner seg
Etter å ha prøvd flere intranettløsninger som ikke kunne imøtekomme kommunens behov, lette kommunikasjonssjef Thomas André Reil og webkonsulent Lisbet Rosendal etter et moderne intranett som involverte medarbeidere istedenfor at de sto på sidelinjen som tilskuere. Til å begynne med søkte de gode råd hos kollegaer fra andre kommuner og så intranettløsninger som de brukte. De så på flere ulike intranettløsninger, inkludert SharePoint, Intranote og andre skreddersydde systemer.
Av alle de løsningene vi så på (red. SharePoint, Intranote og skreddersydde løsninger) fant vi aldri en løsninger der vi tenkte wow, akkurat den løsningen bruker vi.
– Lisbet Rosendal, webkonsulent Esbjerg kommune.
Derfor begynte prosjektgruppen å undersøke og analysere markedet for intranettløsninger. Med en håndfull intranettløsninger i fokus, inkludert Colibo, begynte Esbjerg kommune prosessen med å kartlegge den riktige løsningen for organisasjonen. For å finne helt riktig løsning, valgte de å spørre brukerne om hva de trengte i arbeidshverdagen.
En av de store utfordringene med tidligere intranettløsninger som Esbjerg kommune var at medarbeiderne i kommunen fikk store problemer med å finne informasjon som de trengte. Årsaken var dårlig søkefunksjon som ikke fant frem relevant innhold. Som Thomas André Reil, Esbjerg kommunes kommunikasjonssjef forteller:
Medarbeiderne var vant til å google alt og finne det de leter etter der. En stor utfordring for det gamle intranettet var at det dukket opp masse gamle dokumenter i søkeresultatet, og da blir det nesten umulig å finne frem til relevant informasjon.
Med en ny og oversiktlig innholdsstruktur, som kommunens redaktører jobber med nå, og den finjusterte søkefunksjonen i Colibo, får medarbeidere opp relevante søkeresultater når søker etter dokumenter – akkurat som vi kjenner fra Googles egen søkemotor.
