Nytt intranett på færre enn 16 uker
FAB lanserte sitt nye intranett i april 2017, færre enn fire måneder etter at Claudia og den øvrige styringsgruppa tok beslutningen om å implementere Colibo som sin intranettløsning.
Colibos implementeringsteam tok FAB trygt gjennom implementeringsprosessen, som ble satt i gang med et oppstartsmøte. Her ble tilvalget av apps og widgets klargjort. Deretter gikk implementeringsteamet i gang med å forberede FABs nye intranett til å gå live.
Foruten Colibos arbeid med implementeringen, kommer man ofte godt ut når kunden selv legger krefter i en god lansering av sitt nye intranett. Derfor hadde FAB flere initiativer i støpeskjeen for å sikre at alle fikk en god start på bruken av det nye intranettet.
FAB hadde intet system eller intranett som skulle erstattes. Derfor fantes det ikke mye gammelt innhold som skulle gis ny oppblomstring. Men det var behov for avdekning av informasjonsbehovet hos brukerne, slik at den rette struktur kunne bygges opp og deretter lanseres.
Den store lanseringen ble møtt med stor tilslutning fra alle medarbeiderne
Colibos marketingsjef, Ninna Lauridsen, fikk lov til å delta på FABs lanseringfest, som hadde til formål å introdusere det nye intranettet for alle medarbeiderne.
Alle medarbeiderne var invitert til hovedkontoret i Odense, hvor det var et stort kakebord. Møtet ble innledet av FABs direktør, Jacob Michaelsen, med ordene: “Vi skal bygge broer. Ikke murer.”
Deretter gikk intranett-styringsgruppa i gang med å introdusere det nye systemet.
"Det er alltid vanskelig å skifte til et nytt system", sa Claudia Pring, HR og kommunikasjonskonsulent hos FAB. Hun oppfordrer alle til at prøve det nye systemet og teste ut samarbeidsverktøyene i arbeidsgrupper, nyhetsfeed og dokumentdeling.
FAB har laget deres personlige guidelines til bruk av det nye intranettet som blant annet besvarer spørsmål som:
- Hva bruker vi intranettet til?
- Hvor finner jeg organisasjonsdiagrammet?
- Hvordan målretter jeg beskjeder til forskjellige grupper?
- Hvem har jubileum og fødselsdag?
- Hvordan finner jeg forskjellige kompetanser hos mine kollegaer?
- Hvordan bruker jeg tags i oppslagene mine?
- Hva står det i personalhåndboka?
Spesielt opplever FAB at det er blitt lettere å målrette sin interne kommunikasjon gjennom oppslag fra både medarbeidere og ledelse.
Claudia forteller: “Det har blitt lettere å snakke sammen via kommentarer og oppslag i ens personlige newsfeed, kombinert med de felles nyhetene på forsiden.”
Hver kollega har sitt eget stamkort, trukket direkte fra vårt AD (Active Directory). Medarbeideren kan selv føre opp kompetansene sine slik at andre i organisasjonen kan finne personen basert på det de arbeider med til daglig.
Se etter de blå t-skjortene
Styringsgruppa for intranettet i FAB gjorde alt de kunne for at det skulle være så enkelt som mulig å komme i gang med å bruke det nye intranettet. For eksempel hadde de laget blå t-skjorter til styringsgruppa, slik at medarbeiderne visste hvor de skulle henvende seg med spørsmål. Etter introduksjonen var det mulighet for å få hjelp ved intranettsupport-standen, som var satt opp spesifikt for denne dagen.
Det var en stand i resepsjonen hvor de ansatte kunne få hjelp til å logge på intranettet for første gang. De kunne opprette favoritter på mobiltelefonene sine, slik at intranettet var tilgjengelig fra dag én.
Styringsgruppa hadde laget powerbanks for å hjelpe medarbeidere som ikke har en permanent arbeidsplass på kontoret, slik at mobiltelefoner og nettbrett, og dermed også intranettet, alltid er tilgjengelig.
Armene i været
Som tidligere Sharepoint-bruker, var Claudia spesielt glad for den korte tiden det tok å implementere og sette i gang bruken av Colibo.
“Vi har alle armene høyt oppe over hodet. Det er så lett å implementere”,
Det har gitt FAB gode muligheter til å få medarbeiderne til å bruke det nye systemet. Blant annet har de arrangert konkurranser på intranettet. Her kunne man vinne billetter til zoologisk hage hvis man var den som hadde laget den mest sette nyheten.
FAB har særlig opplevd hvordan kommunikasjonen plutselig forandret seg fra ovenfra og ned, til kommunikasjon på tvers av avdelinger og stillinger. “Dette er folkets intranett”, sier Claudia Pring.
