Intranettet som omfavner alle medarbeiderne, både på kontoret og i felten

Intranettet som omfavner alle medarbeiderne, både på kontoret og i felten

Fyns Almennyttige Boligselskab (FAB) er et av Danmarks mest moderne og proaktive boligselskaper, Med 130 medarbeidere er de spredt over hele Fyn. FAB yter service til og administrerer nærmere 9000 boliger.

Claudia Pring, HR- og kommunikasjonskonsulent, har jobbet som organisasjonskonsulent i eget konsulentfirma samt større private virksomheter i energisektoren i Danmark. Med bakgrunn i egen erfaring så hun raskt behovet for bedre intern kunnskapsdeling og muligheten for å posisjonere FAB som et moderne boligselskap som setter både kunder og medarbeidere i sentrum.

I takt med at Fyns Almennyttige Boligselskab opplevde stigende vekst, ble utfordringen med den interne kommunikasjonen mer og mer synlig. Blant annet måtte de se i øynene at mange medarbeidere hadde begrenset kunnskap om hverandre og hverandres arbeidsoppgaver. Derfor kunne FAB heller ikke være sikre på at kunnskapen ble delt optimalt.

Med 130 medarbeidere spredt over hele Fyn, hvorav kun 50 har fast arbeidsplass på hovedkontoret i Odense, var tiden inne til å “knytte huset og avdelingene tettere sammen”, uttalte direktør, Jacob Michaelsen.

Samarbeidsverktøy som oppfyller alle kravene til boligforeningen

FAB var på utkikk etter et samarbeidsverktøy som kunne tilgodese så mange av brukernes behov som mulig. Kravene var blant annet:

Intuitivt og lett å lære å bruke
Lett tilgang til kollegaer og deres kompetanser
Tilgjengelig på både mobiltelefon, nettbrett og dataskjerm
Muligheter for fildeling
Understøttelse av kunnskapsdeling på tvers av organisasjonen
Raskt å implementere

Claudia satte i gang med å researche på mulige løsninger. “Jeg kom selv fra en Sharepoint-løsning i en tidligere stilling. Den var alt for tungt å bruke, redigere i og lære opp folk til å bruke - vi ville fullstendig i motsatt retning”. Valget falt snart på det sosiale intranettet fra Colibo som med sitt intuitive design og interface var lett å forstå og sette seg inn i.

Colibo minner en del om Facebooks design og vi fikk snart inntrykk av at det ville gi brukerne våre en flat innlæringskurve.

En av FABs største utfordringer var å få satt alle medarbeidernes kunnskaper i spill, og unngå at nye medarbeidere skulle finne opp kruttet på nytt når en mer erfaren medarbeider allerede hadde svaret.

Colibos telefonkatalogfunksjon har vært særlig effektiv når det gjelder å få satt ansikt på kollegaer, men har også gjort det synlig hvem som både fysisk og kompetansemessig er nærmest den enkelte medarbeider. Når medarbeiderne logger inn på sin profil, kan de øverst til høyre i telefonkatalogen se de kollegene som er nærmest dem fysisk, og de som har liknende kompetanser som dem selv.

Alle FAB-medarbeiderne har nå rask tilgang til kollegaenes kontaktopplysninger, uansett om de er på mobiltelefon, nettbrett eller dataskjerm. Ut over det kan kollegaer nå også finnes basert på kompetanse. Ved et søk på, for eksempel ‘kommunikasjon’, dukker alle medarbeidere med den kompetansen opp som resultat av søket.

FAB hadde også et mål om å gjøre det så lett som mulig å dele de gode eksemplene på hvordan man løser oppgaver på kryss og tvers i organisasjonen.

De mange dyktige og erfarne medarbeidernes kunnskaper skulle ut til andre som kunne ha nytte av den. ” Deres nye ‘samarbeidsrom’ og ‘personlige newsfeed’ har gjort det lett å dele de gode eksemplene underveis”, forteller Claudia.

“Når en medarbeider har funnet en god løsning på hvordan man best slår gresset rundt blomsterbedet i en boligavdeling, så tar han bare et bilde og legger det opp på intranettet.” Det gir en sekundæreffekt at alle medarbeidere som ikke arbeider i den samme avdeling får en idé om det som skjer i andre avdelinger. Det gir en felles forståelse av hvordan verden ser ut i vår organisasjon.

Et av FABs ønsker for sin nye intranettløsning var også en lett og intuitiv måte å dele sine mange filer på. Tidligere var filene kun tilgjengelige for de medarbeiderne som hadde en fast arbeidsstasjon på kontoret. Det ga masse unødvendig kjøring frem og tilbake mellom kontoret og beboerne.

For eksempel, når en boligadministrator står ute hos Fru Hansen og skal fylle ut et skjema for å få løst et problem, så hadde han intet annet valg enn å kjøre tilbake til kontoret for å hente det rette skjemaet. Jens Christian Gravergaard, som er vaktmester hos FAB, forteller:

Det er lett å finne kontaktopplysninger på kollegaer og veldig smart at jeg kan videresende relevante dokumenter på pdf, via e-post, direkte fra min mobiltelefon samtidig som jeg er hos beboeren. Colibo gjør det enkelt å dele kunnskaper med kollegaer via tekst og bilder, og gjør det lett å spørre kollegaer til råds om et problem.

Intuitivt og brukervennlig

Claudia Pring, HR- og Kommunikasjonskonsulent, Fyns Almennyttige Boligselskab

Prøv det, det er kjempelett. Det ligner og fungerer på samme måte som Facebook. Dette har gjort det lett og forståelig for alle medarbeiderne. Samarbeid på tvers av geografiske lokasjoner og forskjellige kompetanser er blitt enkelt og effektivt.

Nytt intranett på færre enn 16 uker

FAB lanserte sitt nye intranett i april 2017, færre enn fire måneder etter at Claudia og den øvrige styringsgruppa tok beslutningen om å implementere Colibo som sin intranettløsning.

Colibos implementeringsteam tok FAB trygt gjennom implementeringsprosessen, som ble satt i gang med et oppstartsmøte. Her ble tilvalget av apps og widgets klargjort. Deretter gikk implementeringsteamet i gang med å forberede FABs nye intranett til å gå live.

Foruten Colibos arbeid med implementeringen, kommer man ofte godt ut når kunden selv legger krefter i en god lansering av sitt nye intranett. Derfor hadde FAB flere initiativer i støpeskjeen for å sikre at alle fikk en god start på bruken av det nye intranettet.

FAB hadde intet system eller intranett som skulle erstattes. Derfor fantes det ikke mye gammelt innhold som skulle gis ny oppblomstring. Men det var behov for avdekning av informasjonsbehovet hos brukerne, slik at den rette struktur kunne bygges opp og deretter lanseres.

Den store lanseringen ble møtt med stor tilslutning fra alle medarbeiderne

Colibos marketingsjef, Ninna Lauridsen, fikk lov til å delta på FABs lanseringfest, som hadde til formål å introdusere det nye intranettet for alle medarbeiderne.

Alle medarbeiderne var invitert til hovedkontoret i Odense, hvor det var et stort kakebord. Møtet ble innledet av FABs direktør, Jacob Michaelsen, med ordene: “Vi skal bygge broer. Ikke murer.”

Deretter gikk intranett-styringsgruppa i gang med å introdusere det nye systemet.

"Det er alltid vanskelig å skifte til et nytt system", sa Claudia Pring, HR og kommunikasjonskonsulent hos FAB. Hun oppfordrer alle til at prøve det nye systemet og teste ut samarbeidsverktøyene i arbeidsgrupper, nyhetsfeed og dokumentdeling.

FAB har laget deres personlige guidelines til bruk av det nye intranettet som blant annet besvarer spørsmål som:

Hva bruker vi intranettet til?
Hvor finner jeg organisasjonsdiagrammet?
Hvordan målretter jeg beskjeder til forskjellige grupper?
Hvem har jubileum og fødselsdag?
Hvordan finner jeg forskjellige kompetanser hos mine kollegaer?
Hvordan bruker jeg tags i oppslagene mine?
Hva står det i personalhåndboka?

Spesielt opplever FAB at det er blitt lettere å målrette sin interne kommunikasjon gjennom oppslag fra både medarbeidere og ledelse.

Claudia forteller: “Det har blitt lettere å snakke sammen via kommentarer og oppslag i ens personlige newsfeed, kombinert med de felles nyhetene på forsiden.”

Hver kollega har sitt eget stamkort, trukket direkte fra vårt AD (Active Directory). Medarbeideren kan selv føre opp kompetansene sine slik at andre i organisasjonen kan finne personen basert på det de arbeider med til daglig.

Se etter de blå t-skjortene

Styringsgruppa for intranettet i FAB gjorde alt de kunne for at det skulle være så enkelt som mulig å komme i gang med å bruke det nye intranettet. For eksempel hadde de laget blå t-skjorter til styringsgruppa, slik at medarbeiderne visste hvor de skulle henvende seg med spørsmål. Etter introduksjonen var det mulighet for å få hjelp ved intranettsupport-standen, som var satt opp spesifikt for denne dagen.

Det var en stand i resepsjonen hvor de ansatte kunne få hjelp til å logge på intranettet for første gang. De kunne opprette favoritter på mobiltelefonene sine, slik at intranettet var tilgjengelig fra dag én.

Styringsgruppa hadde laget powerbanks for å hjelpe medarbeidere som ikke har en permanent arbeidsplass på kontoret, slik at mobiltelefoner og nettbrett, og dermed også intranettet, alltid er tilgjengelig.

Armene i været

Som tidligere Sharepoint-bruker, var Claudia spesielt glad for den korte tiden det tok å implementere og sette i gang bruken av Colibo.

“Vi har alle armene høyt oppe over hodet. Det er så lett å implementere”,

Det har gitt FAB gode muligheter til å få medarbeiderne til å bruke det nye systemet. Blant annet har de arrangert konkurranser på intranettet. Her kunne man vinne billetter til zoologisk hage hvis man var den som hadde laget den mest sette nyheten.

FAB har særlig opplevd hvordan kommunikasjonen plutselig forandret seg fra ovenfra og ned, til kommunikasjon på tvers av avdelinger og stillinger. “Dette er folkets intranett”, sier Claudia Pring.

Birgitte Rost Villumsen

Markedsføringsleder

+45 27 58 76 08

Kontakt oss for mer informasjon om casen