<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=737891076383107&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
Glad ung par beregner regninger hjemme

Nytt intranett skaper bedre kommunikasjon på tvers av avdelinger

Nytt intranett samler Ringkøbing-Skjern Kommune på én digital arbeidsplass

Ringkøbing-skjern Kommune logo

Samling av alle verktøy på én plattform

Utfordring
Kommunen er arealmessig Danmarks største kommune. Det betyr at de har mange spredte kontorer. Det er en utfordring å forene medarbeiderne, øke effektiviteten og gjøre den store arbeidsstyrken fornøyd.

Resultater
Nå kan alle medarbeidere søke, finne og se kollegaenes kompetanser, i tillegg til deres personlige interesser. Kunnskapsdelingen er steget betydelig.

  • 5.001-10.000 medarbeidere
  • Kommune
  • Live siden november 2015
  • Danmark

Nytt intranett skaper bedre kommunikasjon på tvers av avdelinger

I større organisasjoner hvor medarbeiderne ikke kjenner alle kollegaene sine personlig, kan kommunikasjon fra den ene avdelingen til den andre være en utfordring. Dette var også tilfellet hos Ringkøbing-Skjern Kommune hvor de opplevde at medarbeiderne kun kommuniserte med en liten gruppe av kollegaene i sitt daglige arbeid.

 

Ringkøbing-Skjern – Danmarks største kommune målt på areal

Ringkøbing-Skjern Kommune er med sine 1 489 kvadratkilometer Danmarks største kommune målt etter areal. Kommunen er arbeidsgiver for ca. 4 300 medarbeidere fordelt på åtte administrative enheter og en rekke institusjoner. Kommunens størrelse gir innbyggerne tilgang til deler av Danmarks mest uberørte og vakreste natur, noe som er et av Ringkøbing-Skjerns varemerker. Men kommunens størrelse betyr også store avstander mellom medarbeiderne. Dette er en utfordring for den interne kommunikasjonen. Prosjektleder Jette Rask ble bedt om å finne en digital løsning som kunne samle kommunens medarbeidere.

Mobiltelefonen holder foran tastaturet

Oppnå felles mål

Etter å ha undersøkt flere forskjellige intranett-tilbydere, opplevde Ringkjøbing-Skjern at Colibo dekket deres behov for et intranett. Det viktigste for kommunen var å forene organisasjonen digitalt, og få medarbeidere til å kommunisere fritt for å oppnå sine felles mål.

Store avstander er en utfordring for kommunikasjon

Når man jobber sammen med kollegaer med andre profesjonelle og utdannelsesmessige bakgrunner enn sin egen, kan det skape gode synergier og nye løsninger til stor fordel for organisasjonen. Men for at dette kan la seg gjøre, er det nødvendig at organisasjonen setter de riktige rammene og stiller de riktige redskapene til rådighet. Den største utfordringen for Ringkøbing-Skjern Kommune er de store avstandene mellom medarbeidere.

Organisasjonens størrelse gjør at der er lange avstander mellom avdelingene våre. Vi ser derfor en stor utfordring med hensyn til tverrfaglige samarbeid. Vi har hatt vanskelig for å nå ut til de eksterne medarbeiderne våre som finnes i de forskjellige institusjonene- både skolelærere, barnehageassistenter og hjelpepleiere mv. Vi har samtidig hatt vanskelig for å søke etter kolleger med bestemte faglige kompetanser og formidle informasjon til medarbeidere gjennom det tidligere intranettet vårt.

- Jette Rask, prosjektleder

Jette Rask ble overbevist om at løsningen på utfordringen var et intranett som kunne skape en digital arbeidsplass, hvor kommunens medarbeidere kan møtes på tvers av faglig bakgrunn. For å finne den rette løsningen undersøkteJette Rask og kollegaene hennes en rekke intranettløsninger som SharePoint og Intranote.

Vi har en visjon om at få et overskuelig og brukervennlig intranett, hvor vi kan nå ut til alle medarbeiderne i kommunen. De eksterne medarbeiderne i institusjonene skal ha grei tilgang til nødvendig informasjon og mulighet for å samarbeide med øvrige kolleger. De skal i høyere grad føle seg som en del av organisasjonen, så følelsen av samhørighet i kommunen styrkes. I siste omgang søker vi en digital arbeidsplass, hvor alle kan inngå i et effektivt og tverrfaglig samarbeid.

- Jette Rask, prosjektleder

En effektiv og dynamisk digital arbeidsplass for hele organisasjonen

Det nye intranettet skal styrke medarbeidernes tilhørighet til Ringkøbing-Skjern Kommune som arbeidsplass og samtidig styrke samarbeidet på tvers. For at sikre at det skjer, blir medarbeiderne involvert i utviklingen av intranettet. To medarbeidere har derfor fått i oppgave å besøke de mange forskjellige avdelingene og institusjonene. Formålet med det er å få kartlagt medarbeidernes behov og ønsker til intranettet. Den kunnskapen de to medarbeiderne samler inn, skal brukes til å sikre at det nye intranettet blir en dynamisk, digital arbeidsplass som har relevans for alle.

Colibo møte på kontoret

Et intranett som er relevant for den enkelte

Ringkøbing-Skjern Kommune kom frem til at Colibo var løsningen som møtte de kravene de stilte til et fremtidig intranett, som kan samle medarbeiderne i organisasjonen. Med Colibo kan alle medarbeiderne i kommunen logge seg på intranettet og ha samme muligheter for å kommunisere internt, selv om en medarbeider ikke har tilgang på en dataskjerm.

De eksterne medarbeiderne kan raskt gå til relevant informasjon og samtidig få mulighet til å skape sine egne ”samarbeidsrom” gjennom arbeidsgruppe-featuren. Colibo er samtidig en intuitiv og brukervennlig intranett-plattform som tillater oss raskt og enkelt å finne kollegaer med bestemte kompetanser. Visninger av kollegaer nærmest deg selv er utrolig relevant og notifikasjons-funksjonen gir overblikk for den enkelte medarbeider. Muligheten for å implementere profilbilder vil vi gjøre bruk av med det samme. Det øker gjenkjenneligheten blant de mange medarbeiderne, og det gjør det lettere for den enkelte å få kontakt med andre kollegaer.

- Jette Rask, prosjektleder

Anette-Stokholm Ringkjøbing-Skjern kommune

Lett tilgang til informasjon

Anette Stokholm, Webmaster Ringkjøbing-Skjern Kommune

Vi har en visjon om å få et overskuelig og brukervennlig intranett, hvor vi kan nå ut til alle medarbeiderne i kommunen. De eksterne medarbeiderne i institusjonene skal ha lett tilgang til nødvendig informasjon og mulighet for å samarbeide med øvrige kollegaer. De skal i høyere grad føle seg som en del av organisasjonen, så følelsen av samhørighet i kommunen styrkes. I siste omgang søker vi en digital arbeidsplass, hvor alle kan inngå i et effektivt og tverrfaglig samarbeid.

Den nye intranett-plattformen vil hjelpe medarbeiderne i kommunen til å få en bedre følelse av fellesskap og styrke samarbeidet på tvers av avdelingene.

For å sikre at den nye Colibo-løsningen skal bli en suksess, ble medarbeiderne involvert i selve utviklingen. Arbeidsgruppa med ansvaret for det nye intranettet valgte å besøke flere avdelinger for å snakke med sluttbrukerne av systemet. På denne måten fikk de unik innsikt i hvilke ønsker og behov de enkelte faggruppene hadde. Dette sikret at intranettet tilgodeså alle medarbeiderne, og ikke kun en liten gruppe.

Last ned Colibo Profilbrochure NO
Whitepaper

Last ned vår gratis brosjyre

Lær om de mange fordelene med sosialt intranett, og Colibos mange funksjoner.

Vi er ditt sosiale intranett
Share
Birgitte Rost Villumsen
Birgitte Rost Villumsen
Markedsføringsleder
+45 27 58 76 08
Kontakt oss for mer informasjon om casen

Birgitte is the Marketing Coordinator at Colibo A/S, with passion for strategic communication projects.

Lær hva et sosialt intranett kan bety for din organisasjon

Kontakt oss