Åpne kontormiljø med samtaler

Et mobilt intranett for bedre kunnskapsdeling

Silkeborg Kommune går foran med offentlig innovasjon med et sosialt intranett

Colibo kunder - Silkeborg Kommune

Colibos Mobile intranett skaper kommunens digitale arbeidsplass

Utfordring
Medarbeidere ute på de danske landeveiene manglet tilgang til kunnskap og mulighet for kommunikasjon med de øvrige kollegene.

Resultat
Med Silkeborg Kommunes nye intranett har de fått bedre intern kommunikasjon og mer effektive prosesser på kontorene og sammen med borgerne.

  • 5.000 - 10.000 medarbeidere
  • Kommune
  • Live side juni 2016
  • Danmark

Et mobilt intranett for bedre kunnskapsdeling

Hos «Sundhed og Omsorg» i Silkeborg Kommune opplevde medarbeiderne som ikke hadde deres daglige virke på administrasjonskontoret, at de hadde problemer med å motta relevant informasjon, dele kunnskap og kommunisere internt. Dette skyldes i høy grad et intranett som ikke var brukervennlig og som derfor sjeldent ble brukt.

 

Silkeborg Kommune – i midten av Jylland

Silkeborg Kommune er et attraktivt sted å bo, med sin sentrale plassering i Jylland. Fra Silkeborg er det kort avstand til noen av de største byene i Danmark og over 600.000 arbeidsplasser kan nås i løpet av en times kjøring. I tillegg er Silkeborg kjent for å være en av de mest effektive kommunene i Danmark. De søker å optimere sine arbeidsganger og være i forkant av den teknologiske utviklingen.

Samtale rundt pulten

Samarbeidsverktøy til tusenvis av medarbeidere

Med tusenvis av medarbeidere, med nesten like mange forskjellige avdelinger, kompetanser, arbeidssteder og borgere å hjelpe, kan intern kommunikasjon spare en offentlig organisasjon som kommuner store mengder penger og hjelpe til med å beholde og gjøre medarbeiderne tilfredse med deres arbeidsmiljø.

Bedre kunnskapsdeling gir bedre service til borgerne

Når medarbeiderne i Silkeborg Kommune til daglig er i nær kontakt med borgerne, samler de viktig kunnskap som kan være til gavn for hele organisasjonen. Kommunens gamle intranett var ikke et godt redskap til intern kommunikasjon og viktig viten gikk dermed tapt.

Tidligere var medarbeiderne på farten nødt til å ringe, eller logge på forskjellige nettverk med PC, for å kunne få tilgang til informasjon. Nå har de alt, rett i hånden.

- John Andersen, leder av administrasjon, IT og økonomi for hjemme- og sykepleierseksjonen

Som en konsekvens av den begrensede adgangen til de nødvendige kommunikasjonskanalene, gikk viktig informasjon tapt. Dessuten hadde medarbeiderne som ikke hadde deres daglige virke på administrasjonskontoret også problemer med å kommunisere med sine kolleger.

Samarbeid mellom kolleger

Alle medarbeidere kan delta med Colibo

John Andersen fikk ansvaret for å finne en digital løsning som kunne brukes av alle medarbeiderne hos Sundhed og Omsorg i Silkeborg Kommune. Man hadde bruk for et system som i tillegg til å være brukervennlig, også var optimert for mobiltelefoner og tablets. Den løsningen fant de i Colibo. Colibo er intranettløsning som tilpasser seg den enkelte bruker. Alle medarbeidere kan dermed delta i den interne kommunikasjonen og kunnskapsdelingen, uansett hvor de befinner seg.

Det blir opprettet flere arbeidsgrupper på intranett, hvor man deler kunnskap. Er det et spesielt emne, kan man raskt finne de medarbeiderne som er relevante og dele emnet med dem.

- John Andersen, leder av administrasjon, IT og økonomi for hjemme- og sykepleierseksjonen.

Det nye mobile intranettet har forbedret kunnskapsdelingen og hjulpet til med å oppnå en mer effektiv arbeidsdag for medarbeiderne hos Sundhed og Omsorg. Medarbeiderne bruker nå det nye intranettet til å dele know-how, noe som allerede har resultert i nye og forbedrede arbeidsprosesser.

I forbindelse med introduksjonen av Silkeborgs nye intranett i 2015, lagde Silkeborg Kommune en introduksjonsvideo. Med denne videoen kunne medarbeiderne enklere sette seg inn i de nye funksjonene som deres nye intranett ga dem.

 

Det har gjort det enklere og raskere å løse oppgavene i det daglige, fordi medarbeiderne alltid har en stor mengde arbeidsrelatert kunnskap for hånden. Medarbeiderne har nå langt større mulighet for å løse problemer og utfordringer, ved hjelp av det nye intranettet.

Alle kan bidra med kunnskap, alle kan få kunnskap og alle kan bruke intranettet. Et praktisk og intuitivt design sikret en rask implementering blant de aller fleste medarbeiderne og intranettet blir en stadig viktigere del av arbeidsgangen. Å skape forbedret effektivitet er en prosess som hele tiden blir utviklet.

 

Silkeborg kommune logo

Søk og finn

John Andersen, leder av administrasjon, IT og økonomi for hjemme- og sykepleierseksjonen, Esbjerg Kommune

Det blir opprettet flere arbeidsgrupper på intranett, hvor man deler kunnskap. Er det et spesielt emne, kan man raskt finne de medarbeiderne som er relevante og dele emnet med dem.

Intranett til effektiv kunnskapsdeling

Intranett har nå blitt en mobil og digital arbeidsplass som imøtekommer behovet for samarbeid og kommunikasjon med kolleger på tvers av plattformer og uansett hvor medarbeiderne befinner seg. Det mobile intranettet gjør det samtidig lettere for den enkelte medarbeider å finne den nødvendige informasjonen, så oppgavene kan løses raskt og lett - også uten adgang til en PC.

Colibo Profilbrochure NO
Whitepaper

Last ned vår gratis brosjyre

Lær om de mange fordelene med sosialt intranett, og Colibos mange funksjoner.

Vi er ditt sosiale intranett
Share
Nicoline B. Sørensen
Nicoline B. Sørensen
Markedsføringsleder
+45 27 58 76 08
Kontakt oss for mer informasjon om casen

Nicoline var Colibos markedsføringsleder. Hun jobber med tekst, formidling og kommunikasjonsstrategiske prosjekter.

Lær hva et sosialt intranett kan bety for din organisasjon

Bestill demo